Faktura Excel Mal
Faktura-mal med registrering av fakturaer, oversikt over beløp og enkel kontroll for små bedrifter og ENK.
Dette er en Excel-mal for faktura som lar deg registrere fakturaer, følge status og se en enkel oppsummering av beløp og betalinger. Malen består av arkene Fakturaer, Oppsummering og Instruks.
Du får en praktisk løsning for manuell fakturakontroll, nyttig når du vil holde oversikt før du sender videre til regnskap eller bokføring. Arket Fakturaer er laget for registrering, mens Oppsummering gir deg et raskt bilde av totaler og avvik.
Skjermbildene viser oppbyggingen tydelig: bilde 1 er fakturalisten, bilde 2 er dashboardet med nøkkeltall, og bilde 3 er hjelpearbeidet med instrukser. Det gjør det enklere å bruke malen riktig fra første dag.
De viktigste fordelene med denne Excel-malen
- Gir deg én samlet liste over fakturaer i stedet for løse notater og e-posttråder.
- Hjelper deg å se uoppgjorte beløp og betalte fakturaer raskt.
- Gjør det enklere å følge opp forfall, særlig hvis du har 20–50 fakturaer i måneden.
- Gir en enkel oppsummering av total fakturavolum, innbetalinger og restsaldo.
- Passer godt for ENK, små AS og frivillige lag som fører fakturaer manuelt.
- Reduserer risikoen for dobbeltføring når du har mange kunder eller leverandører.
- Kan brukes som mellomsteg før du går over til et faktura- eller regnskapssystem.
Steg-for-steg-guide
- Last ned filen og åpne arket Fakturaer. Fyll inn fakturanummer, dato, kunde, beløp og status for hver linje.
- Bruk arket Oppsummering for å se totaler. Her får du rask kontroll på antall fakturaer og hvor mye som står ubetalt.
- Les arket Instruks før du begynner. Det viser hvordan kolonnene henger sammen og hva du bør oppdatere hver uke.
- Legg inn fakturaene fortløpende, for eksempel hver fredag eller ved månedsslutt. Da slipper du etterslep og feil i ettertid.
- Sjekk at datoer og beløp er skrevet likt hver gang. Bruk samme format, for eksempel 12.06.2026 og 1 250,00 kr.
- Når du har mange fakturaer, sorter på status eller forfall. Da ser du raskt hva som må purres eller bokføres.
- Ta vare på arket som løpende historikk, og kopier det til ny måned hvis du vil bruke samme struktur videre.
Inkluderte funksjoner
Slik bruker du en faktura excel-mal i hverdagen
En faktura-mal i Excel passer best når du vil ha en enkel arbeidsflate for fakturaregistrering uten å hoppe mellom systemer. I en liten virksomhet er det ofte du selv, eller én kontoransvarlig, som må holde oversikt over 10, 30 eller 200 fakturaer i måneden.
På arket Fakturaer kan du føre inn fakturanummer, kunde, dato, forfallsdato og beløp linje for linje. Har du 40 fakturaer à 2 500 kr, ser du fort at omsetningen er 100 000 kr, og da blir det mye lettere å følge med på hva som faktisk er betalt.
Hvem bruker den mest
Den er særlig nyttig for deg som driver ENK, for en regnskapsfører i et lite AS, eller for et idrettslag som må ha ryddig oversikt over medlemsfakturaer og sponsorinntekter. Når du sender fakturaer manuelt, er det fort gjort å miste tråden hvis du ikke har en fast liste.
Hva du ser i skjermbildene
Bilde 1 viser arket Fakturaer med rader for registrering og faste kolonner for de viktigste opplysningene. Bilde 2 viser Oppsummering, der du får et dashboard med totaler og status, mens bilde 3 viser Instruks med praktiske forklaringer og brukstips.
Et konkret eksempel
Har du 25 fakturaer i en måned, og 5 av dem står ubetalt på 8 000 kr hver, har du 40 000 kr som må følges opp. Da er det langt enklere å bruke et regneark enn å lete i bankutskrifter og e-postarkiv.
Dette sier norske fakturaregler om opplysningene dine
En faktura skal normalt inneholde selgers navn, adresse, organisasjonsnummer og eventuelt tillegget MVA når du er registrert. Du må også ha fortløpende fakturanummer, fakturadato, leveringsdato, kjøperopplysninger og spesifisert MVA-beløp dersom salget er avgiftspliktig.
Standard MVA i Norge er 25 %. For mat og drikke er satsen 15 %, og for persontransport, overnatting og kino er den 12 %. Har du omsetning over 50 000 kr i løpet av 12 måneder, skal virksomheten MVA-registreres, og MVA-meldingen leveres annenhver måned via Altinn.
Hva det betyr i praksis
Hvis du sender 12 fakturaer à 10 000 kr eksklusive MVA i en periode, blir omsetningen 120 000 kr. Da må du håndtere 30 000 kr i utgående MVA med 25 % sats, og det er nettopp derfor det lønner seg å ha en ryddig fakturaliste fra starten av.
Oppbevaring og bokføring
Bokføringsloven krever ordnet bokføring og oppbevaring av primærdokumentasjon i 5 år. For en liten bedrift betyr det at fakturaene ikke bare skal sendes, men også lagres slik at du finner dem igjen ved kontroll, årsoppgjør eller revisjon.
Min klare anbefaling
For små virksomheter er det smartest å føre fakturaene løpende i Excel og bruke samme struktur hver måned. Da får du en enkel kontroll før du overfører tallene til regnskapssystemet, i stedet for å rydde opp etter at fristen har gått.
Feilene som gir dyr fakturakaos
Den vanligste feilen er at fakturanummer hopper over et ledd eller blir brukt to ganger. Det høres lite ut, men ved kontroll kan det skape spørsmål om bilagene er komplette, og da bruker du fort 1–2 timer ekstra bare på å forklare hva som har skjedd.
En annen klassiker er at MVA ikke blir spesifisert riktig. På en faktura på 12 500 kr inklusiv MVA kan det fort bli 10 000 kr eksklusive MVA og 2 500 kr i utgående MVA; hvis du fører dette feil, blir både oppgjør og rapportering skjevt.
Feil som koster penger
Hvis en faktura blir sendt med feil leveringsdato eller feil organisasjonsnummer, kan kunden stoppe betalingen til den er korrigert. På 30 fakturaer i måneden holder det med 2–3 slike feil før likviditeten blir merkbart svakere.
For sen oppfølging
En faktura på 18 000 kr som blir purret én måned for sent, er ikke bare en papirfeil. Den kan bety at du mangler kontanter til lønn, MVA-avsetning eller leverandørbetalinger, og da kjenner du fort på den virkelige kostnaden av dårlig struktur.
Det jeg ville gjort
Jeg ville brukt én fast fakturaliste, ett nummeroppsett og en ukentlig sjekk av forfalte poster. Da unngår du både dobbeltføring, bortkomne bilag og unødvendig tidsbruk i oppgjøret.
Slik blir fakturalisten en fast rutine
Den enkleste måten å få denne malen i bruk på er å knytte den til en fast ukedag. Mange legger inn nye fakturaer hver fredag, eller samtidig som de går gjennom bank og e-post ved månedsslutt.
Tre enkle vaner
- Kopier forrige måneds ark hvis du vil jobbe med samme struktur hver gang.
- Bruk datavalidering eller faste felt for fakturanummer, dato og status så inntastingen ikke sklir ut.
- Sett en fast sjekk mot A-melding, MVA-frist eller lønnskjøring hvis fakturaene inngår i månedsavslutningen.
Når Excel er nok
For mange holder Excel lenge så lenge du har under noen hundre fakturaer i året og en enkel oppfølging av betalinger. Har du 500+ fakturaer, flere brukere eller behov for EHF og automatisk bokføring, er det som regel bedre å gå over til et faktura- eller regnskapssystem.
Et lite regnestykke
Hvis du bruker 20 minutter i uken på å holde listen oppdatert, er det under 18 timer i året. Det er billigere enn å rydde opp i feil én gang i kvartalet, og langt rimeligere enn å miste kontroll på utestående krav.
Vanlige spørsmål om denne malen
Malen inneholder arket Fakturaer for registrering, Oppsummering for nøkkeltall og Instruks for bruk. Du får altså både registrering og oversikt i samme fil.
Den passer for deg som sender fakturaer manuelt, enten du driver ENK, et lite AS eller en forening som vil ha oversikt over innbetalinger. Har du rundt 10 til 200 fakturaer i året, er dette ofte mer enn nok.
Du kan skrive formler med norske funksjonsnavn som SUMMER, HVIS og ANTALL.HVIS i egen bruk, men nedlastningsfilen er laget med internasjonal standard slik at den fungerer uansett språkinnstilling i Excel.
Sorter arket etter status eller forfall, og se etter rader som fortsatt står åpne. Hvis du har 8 ubetalte fakturaer à 3 000 kr, er det 24 000 kr som bør purres før det går for lang tid.
Ja, malen fungerer godt som arbeidsliste før du registrerer tallene i regnskapssystemet. Den er nyttig som kontroll, særlig hvis du vil dobbeltsjekke fakturanummer, datoer og beløp før bokføring.
Hvis du sender mange fakturaer, trenger flere brukere eller vil ha automatisk EHF, purring og bokføring, er et eget system som regel bedre. Excel er best når du vil ha enkel kontroll og lav terskel, ikke full automasjon.