Regnskap Excel Mal

1. Start i arket Bilag og før inn dato, kontonummer, kontonavn, beskrivelse og bilagstype. Bruk fortløpende bilagsnummer fra 1 og oppover, så blir det lett å finne igjen poster senere.
2. Legg inn beløp ekskl. MVA og riktig MVA-sats. For en faktura på 12 000 kr med 25 % MVA skal du normalt ende på 3 000 kr i MVA-beløp og 15 000 kr inkl. MVA.
3. Oppdater betalingsstatus når bilaget er betalt eller fortsatt ubetalt. Det gjør det enklere å følge med på utestående krav og utestående leverandørfakturaer.
4. Sjekk arket Resultat for å se utvikling i inntekter, kostnader og nettoresultat. Bruk dette som en rask månedskontroll før du går videre til regnskapssystem eller rapportering.
5. Les arket Instruksjoner før første bruk, så du fyller ut feltene likt hver gang. Det sparer deg for feil når du har mange bilag i samme måned.
6. Bruk samme mal hver måned og kopier forrige periode når du starter ny oversikt. Da bygger du en fast rutine i stedet for å begynne på nytt hver gang.

Dette er en praktisk regnskapsmal for deg som vil føre bilag, følge resultatet og se hva som er betalt uten å bygge egne ark fra bunnen av. Arket Bilag er kjernen: der registrerer du dato, kontonummer, kontonavn, type bilag, beløp og status.

I en liten virksomhet er det ofte nok å føre 20-50 bilag i måneden. Har du 35 bilag à 2 400 kr i snitt, håndterer du 84 000 kr i omsetning eller kostnader i samme ark, og da er struktur viktigere enn pynt.

Arket Bilag samler posteringene

Bildet av første ark viser en tydelig tabell med overskrifter på rad 2 og en mørk topptekst. Du ser felter for Bilagsnr., Dato, Kontonr., Kontonavn, Type bilag, Beløp eks. MVA, MVA-sats, MVA-beløp og Betalingsstatus.

Det er akkurat slik et enkelt bilagsregister bør se ut i Excel: én linje per bilag, så du kan sortere, filtrere og kontrollere mot bank og regnskap. Har du en faktura på 45 000 kr eks. MVA med 25 % MVA, skal du raskt kunne se 11 250 kr i avgift og 56 250 kr totalt.

Resultatarket gir deg oversikten du trenger

Bilde 2 viser et resultatark som er laget for raske nøkkeltall, ikke for tung bokføring. Her er poenget å se om inntektene dine dekker kostnadene, og om du sitter igjen med et positivt resultatregnskap.

For mange små foretak holder det å følge inntekt, kostnad og nettoresultat måned for måned. En forskjell på 18 000 kr i overskudd eller underskudd betyr mer for kontoen din enn en perfekt kontoplan som aldri blir brukt.

Instruksjoner gjør malen lettere å ta i bruk

Bilde 3 viser et eget ark med praktiske forklaringer. Det er nyttig når flere skal bruke samme fil, eller når du vil slippe å huske hvilke kolonner som skal fylles ut først.

Et slikt oppsett fungerer best når du behandler det som en arbeidsrutine. Registrer bilag fortløpende, og bruk samme metode hver gang du avslutter en uke eller måned.

I Norge må du følge bokføringsloven, som blant annet krever ordnet bokføring og oppbevaring av primærdokumentasjon i 5 år. Det betyr at bilagene ikke bare skal føres riktig, de skal også kunne dokumenteres senere.

Ved ordinær vare- og tjenesteomsetning er MVA-satsen normalt 25 %. For næringsmidler er den 15 %, og for persontransport, overnatting og kino er den 12 %. Har du en omsetning over 50 000 kr i løpet av 12 måneder, skal du MVA-registreres.

Fakturagrunnlaget må være ryddig

En faktura skal blant annet ha organisasjonsnummer, og når du er registrert i MVA-registeret, skal det stå MVA etter nummeret. Du trenger også fortløpende fakturanummer, dato og spesifisert MVA-beløp.

Det er her en mal som denne er nyttig: Du ser fort om et bilag mangler sats, total eller status. Har du 100 salg på 2 000 kr eks. MVA i løpet av en måned, blir det 200 000 kr i omsetning og 50 000 kr i utgående MVA å kontrollere.

ENK og AS bruker samme tallgrunnlag, men ikke samme pliktbilde

Et ENK er enklere å starte fordi du ikke trenger aksjekapital, mens et AS krever 30 000 kr i aksjekapital og har egen regnskapsplikt etter regnskapsloven. I praksis betyr det at du må være enda mer systematisk i et AS når du først fører tallene i Excel.

For mange små oppstartsbedrifter er dette oppsettet nok som mellomstasjon fram til du får et regnskapssystem. Så lenge du fører konsekvent, er det lettere å levere riktige tall til Skatteetaten og holde kontroll på perioden.

Den vanligste feilen er å føre bilag uten riktig MVA-sats eller uten å skille mellom ekskludert og inkludert beløp. Et bilag på 8 000 kr med 25 % MVA skal gi 2 000 kr i avgift; hvis du skriver 1 500 kr, blir rapporten feil med en gang.

En annen klassiker er å la betalingsstatus stå tom. Da mister du oversikten over hva som er betalt, og det går direkte utover likviditet når du tror du har mer penger igjen enn du faktisk har.

Små feil blir store ved årsavslutning

Hvis du mangler bilag ved varetelling, periodisering eller avstemming mot bank, må du bruke tid på å lete i ettertid. Fem manglende fakturaer à 3 000 kr kan bety 15 000 kr i feil grunnlag før du i det hele tatt begynner å rette opp.

Det er også dyrt å føre dobbelt. En dobbelregistrering på 24 000 kr kan gi både feil resultat og feil MVA-grunnlag, og da må du bruke tid på manuell kontroll i stedet for å jobbe videre.

Feil rutine koster mer enn feil formel

Det er bedre å bruke én enkel mal fast enn å kopiere tilfeldige ark uten struktur. En fast tabell med samme kolonner hver måned gjør det langt lettere å oppdage avvik før de blir til forsinket rapportering eller dårlig beslutningsgrunnlag.

Hvis du må bruke en time ekstra hver måned for å rydde opp, er det 12 timer i året. For en liten bedrift er det ofte mer enn nok til å betale seg for å holde arkstrukturen enkel og lik fra start.

En fast tabell med samme kolonner hver måned passer godt sammen med en timeliste-mal i Excel, fordi tidsbruk og bilag da kan føres likt fra start og avvik blir enklere å oppdage før de påvirker rapporteringen.

Den enkleste rutinen er å bruke malen samtidig som du gjør månedsavslutningen. Mange legger dette til samme dag som de sjekker bank, fakturaer eller lønn, og da blir det faktisk gjort.

Hvis du fører 30 bilag i uka, tar det mye mindre tid å fylle inn fortløpende enn å ta alt i etterkant. Tre minutter per bilag blir 90 minutter i uka, og den timen finner du sjelden igjen hvis du venter.

Gjør samme oppgave på samme tidspunkt

• Kopier forrige måneds ark når du starter ny periode, så slipper du å bygge om tabellene.
• Bruk datavalidering der du kan, slik at kontonavn og status blir likt skrevet hver gang.
• Sett en fast kontroll på fredag eller ved fristen for A-melding den 5. hver måned hvis du også har lønnsarbeid i samme bedrift.
• Bruk betinget formatering til å markere ubetalte bilag eller tomme felt.

Vit når Excel ikke lenger er nok

Når du nærmer deg mange hundre bilag, flere brukere og behov for integrasjon mot bank eller fakturering, bør du gå over til regnskapsprogram. Excel er fint for oversikt og kontroll, men ikke som fullt system når volumet blir stort.

Som tommelfingerregel er det smart å bytte når du bruker mer tid på å vedlikeholde arket enn på å lese tallene. Da er poenget med malen oppfylt, og du er klar for neste nivå.

Fakturaene er ofte neste brikke når bilagsmengden vokser, og en faktura excel mal gir en ryddig overgang fra oversikt i Excel til mer strukturert fakturahåndtering.