Kontantstrøm Excel Mal - Gratis

1. Åpne arket Instruksjoner (bilde 1) og les forklaringen på felter, MVA-satser og betalingsindikatorer.
2. Gå til Kontantstrøm (bilde 2) og registrer én betaling per rad med transaksjons-ID, dato, type og kategori.
3. Fyll inn beskrivelse, kunde eller leverandør, kontaktperson, by og beløp eksklusive MVA. De gule feltene er laget for inntasting.
4. Velg status, forfallsdato, eventuell betalt dato og riktig bankkonto. Bruk valgene Innbetaling eller Utbetaling og de forhåndsdefinerte kategoriene.
5. Kontroller at MVA-satsen, MVA-beløpet og beløpet inkl. MVA blir riktig. Feltene i kolonnene K, L og M beregnes automatisk.
6. Åpne Sammendrag (bilde 3), legg inn eller oppdater inngående banksaldo i celle B3 og kontroller nøkkeltallene og månedsoversikten.
7. Følg opp poster med indikatoren Følg opp, og oppdater status til Betalt når pengene faktisk er kommet inn eller gått ut.

En kontantstrømoversikt viser når penger faktisk forventes inn på eller ut fra bankkontoen. Den er særlig nyttig for en selvstendig næringsdrivende med ENK som skal betale forskuddsskatt, en regnskapsfører i et AS som følger likviditeten før lønnskjøring, eller en kontoransvarlig i et håndverkerfirma med mange leverandørforfall.

I Kontantstrøm registrerer du dato, type, kategori og beløp eksklusive MVA. En konsulentfaktura på 65 000 kr i kategorien Tjenester får 25 % MVA, altså 16 250 kr, og totalt 81 250 kr. Når fakturaen er betalt, velger du status Betalt og legger inn betalt dato.

Fra enkeltbilag til månedlig bilde

Arket skiller mellom Innbetaling og Utbetaling. En husleie på 28 500 kr i februar reduserer kontantstrømmen i betalingsmåneden, mens en forventet programvarebetaling på 8 900 kr blir liggende som åpen eller forfalt til statusen endres.

Dette gjør malen praktisk før lønnskjøring, før en større leverandørbetaling eller når du skal kontrollere om det er penger nok til neste MVA-termin. En virksomhet med fire ansatte kan for eksempel legge inn lønn, husleie, skatt og kundeinnbetalinger for å se om saldoen holder gjennom måneden.

Hva du ser i Sammendrag

Sammendrag viser inngående banksaldo, totalt inn og ut, netto kontantstrøm, forventet saldo, antall åpne og forfalte poster, beregnet utgående MVA og gjennomsnittlig transaksjon. Månedstabellen viser innbetalinger, utbetalinger, netto og forventet saldo for 12 måneder. Bilde 3 viser også diagrammene som gjør et stort antall poster lettere å lese.

Kontantstrømmalen kan hjelpe deg å planlegge betalingstidspunkt, men den erstatter ikke bokføring eller MVA-meldingen. Etter merverdiavgiftsloven er standardsatsen 25 %, mens mat og drikke normalt har 15 %, og persontransport og overnatting normalt har 12 %. Malens satser er eksempelverdier og må kontrolleres mot Skatteetaten og virksomhetens faktiske behandling.

Du skal normalt registrere virksomheten i MVA-registeret når avgiftspliktig omsetning overstiger 50 000 kr i løpet av 12 måneder. MVA-meldingen leveres vanligvis annenhver måned via Altinn. En tjenestefaktura på 100 000 kr eksklusive MVA gir 25 000 kr i utgående MVA ved 25 % sats, men innbetalingstidspunktet kan være et annet enn fakturadatoen.

Bruk riktig dato i prognosen

Datoen i kolonne B brukes til månedstilknytning og månedsoversikten. Forfallsdato i kolonne O brukes til å markere poster som bør følges opp, mens betalt dato i kolonne P dokumenterer når transaksjonen faktisk ble gjort opp. Derfor bør du ikke sette status Betalt før bankkontoen er kontrollert.

Fakturaer må ha selgers og kjøpers navn og adresse, organisasjonsnummer, fortløpende fakturanummer, fakturadato, leveringsdato og spesifisert MVA. Et MVA-registrert foretak skal bruke organisasjonsnummeret med tillegget MVA på salgsdokumentet. Selve bilagene skal oppbevares i fem år etter bokføringsreglene.

Malen er et styringsverktøy

Jeg anbefaler å bruke malen til likviditetsstyring, ikke som eneste regnskapsdokumentasjon. Registrer beløp eksklusive MVA, kontroller kategorien og avstem Sammendrag mot banken og regnskapssystemet før du sender MVA-meldingen. Det reduserer risikoen for at en planlagt betaling blir forvekslet med en bokført betaling.

Den dyreste feilen er ofte ikke en feil formel, men at forventede poster aldri blir oppdatert. En ubetalt kundeinnbetaling på 81 250 kr kan stå som forventet selv om forfallsdatoen er passert. Da ser saldoen bedre ut enn bankkontoen faktisk tillater, og en lønns- eller skattebetaling kan komme som en overraskelse.

Forveksling av faktura og betaling

En faktura på 50 000 kr eksklusive MVA er ikke det samme som 62 500 kr på konto. Ved 25 % MVA viser malen 12 500 kr i MVA og 62 500 kr inklusiv MVA, men pengene kommer først når kunden betaler. Bruk forfallsdato og status aktivt, og endre til Betalt først etter avstemming.

En annen feil er å legge inn samme leverandørbetaling to ganger, for eksempel én gang fra en innboks og én gang fra bankutskriften. To registreringer på 28 500 kr gir 57 000 kr i utbetaling i oversikten og senker forventet saldo med 28 500 kr for mye. Transaksjons-ID-en bør være unik nok til at du oppdager slike duplikater.

MVA-satsen blir stående feil

Husleie og lønn står med 0 % i oppslaget, mens tjenester står med 25 %. Velger du feil kategori på en kostnad på 10 000 kr, kan beregnet MVA bli 2 500 kr selv om bilaget ikke gir fradrag. Det påvirker både kontantbeløpet og MVA-oversikten, selv om arket ikke leverer en MVA-melding.

Frister blir ikke fulgt opp

For sen MVA-melding kan gi tvangsmulkt, og manglende betaling kan gi renter. A-meldingen har frist den 5. hver måned for arbeidsgivere, mens MVA-terminene følger egne frister. Bruk derfor indikatoren Følg opp som arbeidsliste, men kontroller alltid fristene i Altinn og hos Skatteetaten. En kontantstrømprognose er nyttig først når postene oppdateres minst ukentlig.

En kontantstrømmal fungerer best når den kobles til en rutine du allerede har. Sett av 20 minutter hver fredag til å registrere nye kunde- og leverandørposter, og gjør en full avstemming før lønnskjøring, MVA-termin eller den 5. hver måned når A-meldingen skal leveres.

En enkel arbeidsflyt

• Registrer nye inn- og utbetalinger samme dag som du mottar faktura eller bestilling.
• Oppdater status og betalt dato mot bankutskriften én gang i uken.
• Kontroller forfalte poster og ring kunder før de blir liggende flere uker.
• Oppdater inngående banksaldo i Sammendrag ved starten av hver måned.

Bruk kopien av forrige måneds registrering som kontroll, men ikke kopier gamle poster uten å endre dato, status og transaksjons-ID. Det er bedre å bruke fem minutter på å kontrollere en rad enn å få en kunstig høy saldo på 65 000 kr fordi en gammel kundeinnbetaling ble stående som åpen.

Når du bør gå videre

De forberedte radene dekker 100 transaksjoner. Har du en nettbutikk med 300 ordrer i måneden, eller flere bankkontoer og daglige betalinger, bør du bruke et regnskaps- eller likviditetssystem som importerer bankdata. Malen passer best når du har et oversiktlig antall poster og trenger en konkret prognose uten å bygge et omfattende system.

Hold også fast ved skillet mellom planlegging og bokføring. Kontantstrømmen bør oppdateres ofte, mens regnskapet avstemmes etter virksomhetens faste prosess. Da blir Sammendrag et beslutningsgrunnlag for betalinger, ikke bare et ark du åpner ved årsavslutningen.