Avskrivning Excel Mal - Gratis

1. Åpne arket Eiendelsregister og skriv inn én eiendel per rad. Start med Eiendels-ID, navn, kategori, ansvarlig og lokasjon.
2. Fyll inn kjøpsdato, ibruktatt dato, kostpris eks. MVA og restverdi. Datoene må ligge mellom 01.01.1900 og 31.12.2100.
3. Velg MVA-sats og avskrivningsmetode fra nedtrekkslistene. Malen støtter Lineær og Saldometode, men beregningen av årlig avskrivning er satt opp for Lineær.
4. Kontroller arket Satser. Her ligger kategoriene IT-utstyr, kontormøbler, kjøretøy og øvrige kategorier med veiledende levetid og standard MVA-sats.
5. Åpne Sammendrag for samlet kostpris, MVA, akkumulert avskrivning, bokført verdi, kategorifordeling og månedlig estimat.
6. Les Veiledning før årsavslutningen. Avstem kostpris, avskrivninger og bokført verdi mot regnskapet og oppbevar bilagene sammen med registeret.

En avskrivningsmal er mest nyttig når du kjøper utstyr, setter en eiendel i drift eller gjør årsavslutning. En selvstendig næringsdrivende med ENK kan registrere en varebil, en kontoransvarlig i et håndverkerfirma kan følge servicebiler og verktøy, og en regnskapsfører i et AS kan bruke registeret som kontroll mot hovedboken.

Arket Eiendelsregister (bilde 1) har kolonnene Eiendels-ID, Eiendel, Kategori, Ansvarlig, Lokasjon, Kjøpsdato, Ibruktatt dato, Kostpris eks. MVA, MVA-sats, MVA-beløp, Kostpris inkl. MVA, Restverdi, Levetid, år, Avskrivningsmetode, Avskrivning per år, Akkumulert avskrivning per 31.12.2026, Bokført verdi per 31.12.2026, Status og Kommentar.

Registrering ved kjøp

Ta utgangspunkt i fakturaen og bilaget. Koster en bærbar PC 18 500 kr eksklusive MVA, med 1 000 kr i restverdi og tre års levetid, blir årlig lineær avskrivning (18 500 − 1 000) / 3 = 5 833,33 kr. Med 25 % MVA beregnes 4 625 kr i MVA og 23 125 kr inklusiv MVA.

Kontroll gjennom året

Velg ibruktatt dato, ikke bare fakturadato, når eiendelen først kan brukes. En varebil satt i drift 01.03.2026 får i malen beregnet avskrivning ut fra antall måneder fra ibruktakelsen til 31.12.2026.

Arket Sammendrag (bilde 3) viser samlet kostpris, samlet MVA, akkumulert avskrivning og bokført verdi. Ved årsavslutning bruker du disse tallene som kontroll, ikke som erstatning for bokføringen i regnskapssystemet.

Avskrivning fordeler kostnaden for en eiendel over forventet økonomisk levetid. Etter regnskapsloven skal et anleggsmiddel med begrenset økonomisk levetid avskrives etter en fornuftig plan. Lineær metode er normalt det ryddigste valget når verdifallet skjer omtrent jevnt.

Malens kostpris er eksklusive fradragsberettiget MVA. Standardsatsen i arket Satser er 25 %, men merverdiavgiftsloven har også 15 % for næringsmidler og 12 % for blant annet persontransport og overnatting. MVA-registrering blir normalt obligatorisk når avgiftspliktig omsetning overstiger 50 000 kr i løpet av 12 måneder.

Regnskapsmessig og skattemessig behandling

Du må skille mellom regnskapsmessig avskrivning og skattemessig avskrivning. Malen beregner en regnskapsmessig støtteberegning med lineær metode og bruker 31.12.2026 som kontrolltidspunkt. Skattemessige avskrivninger følger normalt saldogrupper og prosentsatser etter skatteloven, og må beregnes separat.

Eksempel: Et produksjonsutstyr med kostpris 250 000 kr, restverdi 10 000 kr og ti års levetid gir (250 000 − 10 000) / 10 = 24 000 kr i årlig regnskapsmessig avskrivning. En varebil på 385 000 kr eksklusive MVA kan ikke uten videre få samme levetid som en PC; faktisk bruk, slitasje og økonomisk levetid må vurderes.

Dokumentasjon og oppbevaring

Bokføringsloven krever ordnet bokføring og oppbevaring av primærdokumentasjon i fem år. Ta vare på faktura, leverandør, organisasjonsnummer, serienummer, kjøpsdato og dokumentasjon på ibruktakelse. Ved årsavslutningen bør du avstemme registeret mot balansen og dokumentere utrangeringer.

Arket Veiledning (bilde 4) presiserer at standard levetid er veiledende, og at skattemessige avskrivninger må vurderes særskilt mot Skatteetatens regler.

Den kostbare feilen er ofte ikke selve formelen, men feil grunnlag. En bedrift legger inn 23 125 kr inklusiv MVA som kostpris selv om den har fradragsrett, og avskriver dermed 4 625 kr for mye over tre år. I malen skal kostpris eks. MVA inn i kolonne H, mens MVA-beløp og kostpris inkl. MVA beregnes i kolonne J og K.

Feil dato gir feil årsbeløp

Fakturadato og ibruktatt dato er ikke nødvendigvis den samme. En PC kjøpt 08.01.2026, men satt opp og tatt i bruk 15.01.2026, bør registreres med disse datoene separat. Hvis en maskin først tas i bruk i oktober, kan en helårsberegning gi et misvisende bilde av 2026.

Levetid uten faglig vurdering

Det er enkelt å la kategorien bestemme alt. Satser-arket foreslår 3 år for IT-utstyr, 5 år for kontormøbler og kjøretøy og 10 år for produksjonsutstyr, men teksten i arket sier uttrykkelig at levetiden er veiledende. En server som forventes brukt i seks år bør ikke automatisk følge samme vurdering som en utskiftet kontor-PC.

En annen feil er å bruke Saldometode i kolonne N og tro at malen beregner saldoavskrivningen. Manifestet viser at metoden kan velges, men formelen for avskrivning per år returnerer beregning bare når metoden er Lineær. Velg derfor Lineær dersom du vil bruke malens beregnede avskrivning, eller kontroller saldoavskrivningen separat.

Avstemming som mangler

Ved årsavslutningen kan en utrangert eiendel fortsatt stå med bokført verdi. Da viser Sammendrag (bilde 3) for høy balanseverdi. Det finnes ingen utrangeringskolonne i arbeidsboken, så du må korrigere registeret og avstemme mot regnskapet med bilag som dokumenterer salget eller utrangeringen.

Feil MVA-sats kan også gi feil fradrag. Kontroller 25 %, 15 % eller 12 % mot fakturaen og fradragsretten før MVA-meldingen sendes i Altinn.

Et register blir først nyttig når det inngår i en fast arbeidsflyt. Legg inn nye eiendeler samme dag som fakturaen bokføres, og sett av 20 minutter hver fredag til å kontrollere nye kjøp, ibruktatte datoer og bilag. For et firma med fire ansatte og tre nye eiendeler i måneden er dette langt enklere enn å rekonstruere registeret i desember.

Koble kontrollen til regnskapsrutinene

Bruk en fast sjekkliste ved månedsavslutning og en større kontroll før årsregnskapet. Sammenlign samlet kostpris og bokført verdi i Sammendrag med balanseposten for anleggsmidler. Se også etter eiendeler med status Ikke startet eller Fullt avskrevet.

• Kontroller nye fakturaer mot Eiendelsregister.
• Kontroller at kostpris er eksklusive fradragsberettiget MVA.
• Kontroller ibruktatt dato og valgt levetid.
• Signer eller dater avstemmingen per 31.12.2026.

Hold inntastingen ryddig

Bruk nedtrekkslistene i kategori, MVA-sats og metode i stedet for å skrive verdiene fritt. Det reduserer risikoen for at samme kategori blir skrevet på to måter og dermed ikke kommer med i SUMMERHVIS-beregningene i Sammendrag.

Arket Satser (bilde 2) er stedet for veiledende levetid og standard MVA-sats. Ikke endre satsene uten å dokumentere hvorfor; en endring fra 5 til 3 år påvirker avskrivningen for alle nye registreringer i kategorien.

Når Excel ikke lenger er nok

Med 100 registreringsrader er malen egnet for en liten virksomhet. Når du får mange salg, utrangeringer, komponenter, flere bokføringsdimensjoner eller krav om sporbar historikk, bør du gå over til et anleggsregister i regnskaps- eller ERP-systemet. Da får du bedre kobling mellom bilag, hovedbok og skattemessige avskrivninger enn et enkelt regneark kan gi.