MVA oppgjør Excel Mal

1. Legg inn alle bilag i arket MVA-registrering fortløpende. Bruk bilagsnummer, dato, leverandør eller kunde, beløp og MVA-sats for hver linje.
2. Kontroller at du fører riktig beløp eks. MVA og riktig MVA-beløp. Hvis et bilag er på 1 000 kr eks. MVA med 25 % sats, skal MVA-beløpet være 250 kr.
3. Bruk arket MVA-oppsummering til å se totalene per termin. Der summeres tallene slik at du raskt ser hva som skal meldes inn.
4. Sammenlign oppsummeringen med fakturaer, bank og bokføring. Hvis du har 40 salgsfakturaer à 2 000 kr eks. MVA, blir utgående MVA 20 000 kr ved 25 % sats.
5. Fyll ut forfallsdato og betalstatus for å følge opp utestående bilag. Det gjør det enklere å se hva som faktisk er betalt før oppgjøret lukkes.
6. Bruk arket Veiledning når du er usikker på rekkefølge eller terminvalg. Det er raskere enn å lete i gamle filer.
7. Lever tallene videre til MVA-meldingen i Altinn når oppsummeringen stemmer med regnskapet ditt.

Arket MVA-registrering er laget for deg som sitter med bilagene når måneden eller terminen skal lukkes. Det er typisk deg som driver ENK, har et lite AS, eller er kontoransvarlig i en liten bedrift og må få tallene klare før MVA-meldingen sendes.

Her fyller du inn bilagsnummer, dato, leverandør eller kunde, org.nr., by, beskrivelse, type, sats og beløp. Hvis du for eksempel har 24 inngående fakturaer på 4 000 kr eks. MVA og 18 salgsfakturaer på 6 000 kr eks. MVA, ser du raskt hva som går inn og ut av oppgjøret.

Bilagslinjene gir deg kontroll

Poenget med en slik mal er ikke pynt, men kontroll. Når du har alle linjene samlet i ett ark, blir det enklere å se om du har glemt et bilag på 625 kr eller ført 15 % i stedet for 25 %.

Oppsummeringen sparer deg for telling for hånd

I MVA-oppsummering samles tallene fra registreringen. Det er mye enklere enn å sitte med kalkulator og telle gjennom 80 poster i etterkant, særlig når du skal avstemme mot bank og bokført regnskap.

Veiledningen er der når du trenger fart

Arket Veiledning passer når du vil ha samme rutine hver termin. Da slipper du å lure på rekkefølge, og du kan bruke samme oppsett hver gang du står med en MVA-periode på 2 måneder foran deg.

Standard MVA i Norge er 25 %, mens 15 % brukes på mat og drikke, og 12 % brukes på persontransport, overnatting og kino. Du skal registrere virksomheten i MVA-registeret når avgiftspliktig omsetning passerer 50 000 kr i løpet av en periode på 12 måneder.

MVA-meldingen leveres normalt annenhver måned, altså 6 terminer i året, via Altinn. Det betyr at du bør ha et oppsett som gjør det lett å hente ut tall for hver termin uten å blande privatuttak, gamle bilag og nye innkjøp.

Fakturakravene må være riktige

Når du fører bilag, må fakturaen ha fortløpende nummerering, dato, organisasjonsnummer og tydelig spesifikasjon av MVA. På salgsfakturaer til kunder skal du også ha med org.nr. med tillegget MVA når du er registrert.

Beløpene må gå opp i praksis

Et kjøp på 1 250 kr inkl. MVA ved 25 % sats gir 250 kr i MVA og 1 000 kr eks. MVA. Har du 60 slike bilag i en termin, blir inngående MVA 15 000 kr, og da ser du raskt om oppgjøret faktisk stemmer før innsending.

Oppbevaring og sporbarhet teller også

Etter bokføringsloven skal primærdokumentasjon oppbevares i 5 år. Derfor er det smart å bruke et regneark som viser hvem bilaget gjelder, hva det gjelder, og hvilken MVA-sats du la inn, slik at du kan dokumentere tallene ved kontroll.

Den vanligste feilen er å føre bilag uten å sjekke satsen. Har du 25 % som standard, men legger inn 15 % på en ordinær varehandel, blir oppgjøret feil med en gang, og du kan ende med å betale for lite eller kreve for mye tilbake.

Et lite avvik blir fort mye penger

Hvis du glemmer et inngående bilag på 8 000 kr eks. MVA, mister du 2 000 kr i fradrag. Har du fem slike feil i en termin, er du allerede 10 000 kr feil, og det er penger som merkes i likviditeten.

For sen levering koster mer enn mange tror

Sender du MVA-meldingen for sent, kan du få tvangsmulkt og renter. Det er mye dyrere enn å bruke 10 minutter ekstra på å sjekke at registreringen stemmer, særlig når du har 100 bilag som skal være med i samme oppgjør.

Uryddig bilagsføring gjør kontrollen tung

Hvis bilagsnummer, dato og betalingsstatus mangler, må du lete manuelt i bank, e-post og fakturasystem. Det kan fort spise opp flere timer, og ved en kontroll blir det enda verre hvis du ikke kan vise hvor tallene kom fra.

Jeg ville alltid valgt et oppsett som gjør avstemming mulig i samme ark. Et pent ark uten sporbarhet hjelper lite når du må forklare 32 500 kr i avvik mellom bokføring og oppgjør.

Bilagsnummer, dato og betalingsstatus bør henge sammen med selve grunnlaget for oppgjøret; en faktura excel mal samler fakturadata på en ryddig måte, slik at avstemming i samme ark blir enklere.

Bruk malen på samme tidspunkt hver periode, helst når du allerede gjør lønn, bankavstemming eller forbereder A-melding. Da blir MVA-oppgjøret en del av månedsrutinen i stedet for et eget prosjekt du utsetter i tre uker.

Legg inn en fast arbeidsrekkefølge

• Importer eller skriv inn bilagene med én gang de kommer inn.
• Sjekk sats og beløp samme dag, mens du fortsatt husker hva kjøpet gjaldt.
• Avstem oppsummeringen før du sender noe videre til Altinn.

Gjør neste termin enklere enn denne

Kopier forrige periode og tøm bare linjene som skal fylles ut på nytt. Har du 70 bilag i en termin og 85 i neste, sparer du mye tid på å gjenbruke oppsettet i stedet for å starte fra blankt ark.

Når regnearket ikke holder lenger

Når du nærmer deg flere hundre bilag per termin, eller flere personer skal jobbe i samme tallgrunnlag, bør du vurdere et regnskapssystem. Da blir det viktigere med låst sporbarhet, bilagsflyt og automatisk oppfølging enn det et vanlig Excel-ark kan gi deg.

Når regnearket ikke holder lenger, er det mange som går videre til en regnskap excel mal for å holde bilag, sporbarhet og oppfølging mer strukturert i samme arbeidsflyt.