Lagerstyring Excel Mal
Mal for lagerdata, kalkyle, dashboard og instruksjoner. Passer for små bedrifter som vil følge beholdning, verdier og påfyll.
Dette er en lagerstyring-mal i Excel som hjelper deg å holde oversikt over varer, beholdning, påfyll og verdien av lageret. Den passer for små bedrifter som vil samle varedata, kalkyle og dashboard i én fil.
Malen inneholder arkene Lagerdata, Kalkyle, Dashboard og Instruksjoner. Du får både registrering av varer, nøkkeltall for innkjøp og salgspris, og oversikt over hvilke varer som nærmer seg rekkefølgepunktet.
I praksis er dette nyttig når du vil unngå tomt lager, svinn og manuell telling i siste liten. Med et oppsett som viser antall på lager, sikkerhetslager og forventet levering, ser du raskt hva som må bestilles.
De viktigste fordelene med denne Excel-malen
- Gir deg oversikt over antall på lager, sikkerhetslager og reorderpunkt i samme ark.
- Viser forskjellen mellom innkjøpspris og salgspris, slik at du enklere kan følge med på bruttofortjeneste.
- Hjelper deg å oppdage varer med lav beholdning før du går tom og mister salg.
- Samler varedata, kalkyle og dashboard i én fil i stedet for mange separate lister.
- Gjør det enklere å følge opp leverandører, lokasjon og forventet levering per vare.
- Passer godt for lager med både små og større volum, for eksempel 24 enheter av én vare og 180 av en annen.
- Reduserer feil ved at du kan jobbe strukturert med faste kolonner og tydelige statusfelt.
Steg-for-steg-guide
- Legg inn varedata i arket Lagerdata. Fyll ut varenummer, navn, kategori, leverandør, lokasjon, enhet og priser.
- Oppdater beholdningen jevnlig. Skriv inn antall på lager, sikkerhetslager, reorderpunkt og påfyllingsmengde når du teller varer eller får inn nye leveranser.
- Bruk arket Kalkyle til å regne på verdi og påfyll. Her kan du se hvordan innkjøpspris, antall og status henger sammen.
- Sjekk Dashboard for rask kontroll. Der ser du utvikling, nøkkeltall og hvilke varer som bør bestilles først.
- Noter datoer for siste mottak og forventet levering. Det gjør det lettere å følge opp leverandører som leverer sent.
- Les Instruksjoner før du tar filen i bruk første gang. Da unngår du feil i kolonner, format og registrering.
- Bruk samme rutine hver uke eller hver måned. Da blir lagerstyringen oppdatert i stedet for å bli en engangsjobb.
Inkluderte funksjoner
Slik bruker du en lagerstyringsmal i små bedrifter
En lagerstyringsmal er nyttig når du må holde kontroll på varer uten å gå over til et fullt system med én gang. For en liten nettbutikk med 300 ordrer i måneden, eller en håndverker som har 40–60 varelinjer i omløp, er det ofte nok med et tydelig Excel-oppsett.
I denne malen er Lagerdata laget for registrering, mens Dashboard gir deg en rask oppsummering. Du slipper å lete i fritekst, og du ser fort om en vare med 12 enheter igjen må bestilles før du når sikkerhetslageret på 5.
Når du trenger oversikten mest
Behovet kommer ofte ved ukeslutt, ved varetelling eller når du skal bestille før neste leveranse. Har du for eksempel 24 kontorstoler på lager og selger 6 i måneden, ser du lett at du må bestille i god tid dersom leveringstiden er 3 uker.
Hva du faktisk fyller inn
Du registrerer varenummer, varenavn, kategori, leverandør, lokasjon og enhet. Deretter legger du inn innkjøpspris, salgspris og antall på lager, slik at du kan følge både volum og verdi i samme fil.
Hvorfor dette fungerer bedre enn fritekst
Når kolonnene er faste, blir det enklere å filtrere og sortere. Det er stor forskjell på å ha 180 esker kopipapir, 36 kg kaffebønner og 12 skjermer når du skal bestille riktig vare til riktig tid.
Dette må du ha kontroll på i norsk lagerføring
For lager som inngår i regnskapet, er bokføringsloven viktig fordi primærdokumentasjon skal oppbevares i 5 år. Har du et AS, er du også regnskapspliktig etter regnskapsloven, og lageret påvirker både resultatregnskap og balanse.
Ved varetelling må du kunne dokumentere beholdningen. Hvis du har varer for 120 000 kr etter anskaffelseskost, men kun 95 000 kr kan bekreftes ved telling, må du forklare differansen som svinn, feilregistrering eller nedskrivning.
Når MVA og varetype spiller inn
De fleste varer har MVA 25 %, men mat og drikke ligger normalt på 15 %. Selger du for eksempel kaffebønner til innkjøpspris 120 kr eks. MVA og salgspris 210 kr eks. MVA, er det lett å se at prisen må holdes separat fra MVA-beløpet i arket.
Hva du bør følge med på i praksis
Ved omsetning over 50 000 kr i løpet av 12 måneder må du være MVA-registrert, og da skal organisasjonsnummeret brukes med tillegget MVA på faktura. Lagerstyringen bør derfor skille mellom priser eks. MVA og verdier som brukes internt i regnskapet.
Hvilken løsning som er enklest
For små lager er Excel ofte enklere enn et tungt system så lenge du har få brukere og oversiktlige varelinjer. Har du mange lokasjoner, høy omløpshastighet og flere som registrerer samtidig, bør du etter hvert vurdere et eget lager- eller ERP-system.
Feilene som gir tomt lager og feil tall
Det vanligste som går galt er at beholdningen ikke oppdateres etter salg eller mottak. Da tror du at du har 36 enheter igjen, mens det i praksis bare er 14, og neste bestilling kommer for sent.
Feil rekkefølge på bestillingene
Hvis reorderpunktet settes for lavt, rekker du ikke å fylle på før varen er utsolgt. Har du 6 dagers leveringstid og selger 2 enheter per dag, bør du ikke vente til du har 8 igjen hvis sikkerhetslageret er 5.
Feil prisgrunnlag gir feil beslutninger
En vare som kjøpes inn for 1 250 kr og selges for 2 190 kr ser god ut, men hvis du glemmer frakt, svinn eller kampanjer, overvurderer du marginen. På 100 solgte enheter kan en feil på bare 40 kr per enhet bli 4 000 kr i feil bruttofortjeneste.
Manuell telling uten sporbarhet
Hvis du ikke noterer siste mottak og forventet levering, blir det vanskelig å forklare avvik senere. Det koster tid ved årsavslutning, og i verste fall må du gjøre en ekstra varetelling fordi tallene ikke stemmer med faktisk lager.
Ulike navn på samme vare
Når samme vare skrives som kontorstol, stol ergo og ergostol, blir sortering og filtrering ubrukelig. Det er en liten feil i hverdagen, men stor nok til at du mister kontroll når du har flere hundre linjer.
Manuell telling uten sporbarhet blir ekstra krevende når mottak og levering skal følges opp over tid, og et Gantt-diagram i Excel samler tidslinjer og milepæler på en ryddig måte.
Slik får du lagerstyring inn i fast rutine
Den enkleste vanen er å oppdatere arket på et fast tidspunkt, for eksempel hver fredag kl. 14 eller rett etter varemottak. Da tar du det i små bolker i stedet for å rydde alt ved månedsavslutning.
- Kopier forrige uke eller forrige måneds tall før du begynner, så slipper du å starte fra null.
- Bruk faste navn på varer og leverandører, slik at filtrering og søk faktisk fungerer.
- Marker lave beholdninger med betinget formatering, for eksempel rødt når antall på lager går under sikkerhetslager.
Hvis du har mer enn 500 varelinjer, flere lagerlokasjoner eller ansatte som registrerer samtidig, er Excel ofte på grensen. Da er det bedre å gå over til et eget system enn å fortsette med manuelle kopier og risiko for feil.
For mindre virksomheter er denne malen likevel et godt steg videre. Med 1 ukentlig oppdatering og 1 månedlig kontroll kan du holde lageret ryddig uten å bruke mer tid enn nødvendig.
Med 1 ukentlig oppdatering og 1 månedlig kontroll kan du holde lageret ryddig uten å bruke mer tid enn nødvendig, og den samme strukturen passer godt når faktura-malen i Excel skal holde orden på varer, kunder og beløp.
Vanlige spørsmål om denne malen
Du bruker den til å registrere varer, følge beholdning og se når du må bestille på nytt. Malen i denne filen har kolonner for blant annet varenummer, antall på lager, sikkerhetslager og forventet levering.
Malen har fire ark: Lagerdata, Kalkyle, Dashboard og Instruksjoner. Det gjør det enklere å skille mellom registrering, beregning, oversikt og brukerveiledning.
Ja, det er smartest å skille mellom priser eks. MVA og interne lagerverdier. I Norge er standard MVA 25 %, mens mat og drikke normalt ligger på 15 %, så du bør ha klare felter for prisgrunnlaget.
Du bør bestille når beholdningen nærmer seg reorderpunktet, ikke når lageret allerede er tomt. Hvis du selger 2 enheter per dag og leveringstiden er 6 dager, er det lurt å bestille før du faller under 12 enheter, gjerne med sikkerhetslager i tillegg.
Ja, den passer for både AS og ENK. For et AS er den nyttig når du vil dokumentere lager til regnskapet, og for et ENK er den praktisk når du vil holde orden uten å kjøpe et større system.
Bytt når du har mange brukere, mange lokasjoner, eller når det tar for lang tid å holde data oppdatert. Har du over 500 varelinjer eller høy vareflyt, blir et dedikert lager- eller ERP-system ofte enklere enn Excel.