Kontoplan Excel Mal

1. Åpne arket Kontoplan og start med å kontrollere kontonumrene og kontonavnene mot virksomhetens behov.
2. Tilpass eller legg inn kontoer med riktig kontoklasse, klassenavn, kategori og normalsaldo. Bruk NS 4102 som utgangspunkt, ikke tilfeldige kontonumre.
3. Fyll inn inngående balanse for kontoene ved starten av regnskapsåret. Eksempelvis kan bankkontoen starte med 450 000 kr.
4. Registrer debet- og kreditbevegelser i de tilhørende kolonnene. En varekostnad på 310 000 kr føres normalt som debet, mens salgsinntekt føres som kredit.
5. Kontroller MVA-koden på kontoer som gjelder salg og kjøp. Salgsinntekt med 25 % MVA må ikke blandes med kontoer for unntatt eller fritatt omsetning.
6. Se over utgående balanse og status. Bruk arket Oversikt til kontroll, og les arket Veiledning før du gjør større endringer i strukturen.

En kontoplan blir brukt hver gang du bokfører et bilag. Den forteller om beløpet skal inn på en konto for eiendel, gjeld, inntekt eller kostnad, og gjør at posteringene senere kan samles i et resultatregnskap eller en balanse.

En selvstendig næringsdrivende med ENK bruker gjerne malen når virksomheten starter, når nye kostnadstyper dukker opp eller når regnskapet skal kontrolleres før skattemeldingen. En regnskapsfører i et AS kan bruke den som arbeidsdokument ved ny kunde eller når kundens gamle kontoplan skal ryddes.

Kontoplanen i den løpende bokføringen

Se for deg en tømrermester med fire ansatte. I januar fakturerer virksomheten 800 000 kr eksklusive MVA, kjøper materialer for 320 000 kr og har lønnskostnader på 250 000 kr. Kontoplanen skiller salgsinntekten på konto 3000 fra varekostnaden på konto 4000 og lønnskostnaden på konto 5000.

Med 25 % MVA blir salget 1 000 000 kr inkludert avgift, og utgående MVA er 200 000 kr. Det er nettopp denne oppdelingen som gjør MVA-kontrollen mulig; en samlet konto for alle inntekter gir dårligere sporbarhet.

Tre ark med ulike roller

Bilde 1 viser arket Kontoplan, der hver konto står på én rad med kontonummer, kontonavn, kontoklasse, klassenavn og kategori. Du finner også normalsaldo, MVA-kode, inngående balanse, debet, kredit, utgående balanse og status.

Bilde 2 viser arket Oversikt, som er stedet å kontrollere totalsammendraget før du går videre. Bilde 3 viser Veiledning med forklaring av arbeidsmåten. Jeg anbefaler at du bruker Kontoplan til registrering og Oversikt til kontroll, i stedet for å endre tall direkte flere steder.

Behovet er størst ved månedsslutt, før hver MVA-termin og under årsavslutningen. For en liten virksomhet med 100 bilag i måneden er en fast kontoplan langt mer effektiv enn å velge konto på nytt for hvert bilag.

Bokføringsloven krever at bokføringen er ordnet og dokumentert slik at regnskapet kan kontrolleres. En Excel-mal er et hjelpedokument, ikke en erstatning for et bokføringssystem med nummererte bilag, dokumentasjon og låsing av perioder.

Primærdokumentasjon skal som hovedregel oppbevares i 5 år etter bokføringsreglene. Det betyr at en kontoplan alene ikke er nok: du må også ta vare på fakturaer, kvitteringer, bankdokumentasjon og annet grunnlag for posteringene.

Kontoklasse og MVA må henge sammen

NS 4102 brukes som norsk standard for kontoplan. I malen er konto 1000-serien knyttet til eiendeler, 2000-serien til egenkapital og gjeld, 3000-serien til inntekter og 4000- og 5000-serien til kostnader. Konto 3000 for avgiftspliktig salgsinntekt har MVA-kode 25, mens kontoer som bank og aksjekapital ikke har MVA.

Virksomheten skal registreres i Merverdiavgiftsregisteret når avgiftspliktig omsetning overstiger 50 000 kr i løpet av en periode på 12 måneder. Standardsatsen er 25 %, mens mat og drikke normalt har 15 %, og persontransport, overnatting og kino normalt har 12 %. Feil MVA-kode i kontoplanen kan derfor gi feil MVA-melding i Altinn.

Kontoplanen må støtte rapporteringen

MVA-meldingen leveres normalt annenhver måned, altså seks terminer i året. Før innsending må du avstemme salg, kjøp og MVA-koder mot bilagene. Et salg på 100 000 kr eksklusive 25 % MVA skal gi 25 000 kr i utgående MVA, ikke 20 000 kr.

Et AS har regnskapsplikt etter regnskapsloven og må kunne utarbeide årsregnskap med resultatregnskap og balanse. Et ENK har andre rapporteringskrav, men trenger fortsatt dokumentert og oversiktlig bokføring. Organisasjonsnummeret skal være riktig på fakturaer, og et MVA-registrert foretak skal bruke tillegget MVA etter organisasjonsnummeret.

Den dyreste feilen er sjelden et manglende kontonummer. Det er at samme type transaksjon føres på forskjellige kontoer gjennom året, slik at resultatet, MVA-grunnlaget og sammenligningene blir misvisende.

Feil konto gir feil nøkkeltall

En nettbutikk med 300 ordrer i måneden kan for eksempel føre innkjøp av varer på konto 4300 én måned og konto 4000 neste måned. Hvis 50 000 kr havner feil, blir varekostnaden og bruttofortjenesten skjeve. Ved 25 % fradragsberettiget MVA kan også 12 500 kr bli stående uten riktig MVA-behandling.

En annen feil er å føre et privat uttak som kostnad i et ENK, eller å føre et eierlån i AS som vanlig driftskostnad. Beløpet kan være 15 000 kr, men feilen påvirker både resultat, balanse og eventuell skatt. Kontoen må gjenspeile hva transaksjonen faktisk gjelder, ikke bare hvilken leverandør som står på kvitteringen.

Debet, kredit og saldo blir ikke kontrollert

I arket Kontoplan er debet og kredit skilt i egne kolonner. Hvis du registrerer 80 000 kr debet på bank, men glemmer en kredit på 80 000 kr mot inntekt eller gjeld, kan saldoen se plausibel ut samtidig som bilaget ikke balanserer.

Kontroller derfor kontoene samlet før årsavslutningen. En inngående saldo på 450 000 kr, debetbevegelser på 220 000 kr og kreditbevegelser på 180 000 kr gir en netto bevegelse på 40 000 kr i debetretning og forventet saldo på 490 000 kr, forutsatt at kontoen er en eiendelskonto.

Feil MVA og manglende dokumentasjon

Glemt MVA-fradrag på et dokumentert kjøp til 40 000 kr eksklusive MVA betyr 10 000 kr mindre fradrag ved 25 % sats. Motsatt kan fradrag uten gyldig bilag bli underkjent ved kontroll. Forsinket eller manglende MVA-melding kan også gi tvangsmulkt, i tillegg til renter og tid brukt på å rette opp.

Den praktiske løsningen er å bruke én fast konto for hver gjentakende kostnadstype, kontrollere MVA-koden på bilaget og markere kontoer som ikke lenger skal brukes som inaktive. Ikke slett gamle kontoer hvis de trengs for sporbarhet i tidligere perioder.

Når kontoene er ryddet opp og gamle poster fortsatt må kunne spores, blir neste steg ofte å samle tallene i en regnskapsmal for å holde oversikt over perioder, bilag og MVA-koder.

En kontoplan fungerer først når du bruker den på samme måte hver måned. Knytt kontrollen til en rutine du allerede har, for eksempel bankavstemming siste arbeidsdag eller gjennomgang før MVA-meldingen sendes i Altinn.

Lag en kort kontrollsekvens

• Kontroller at alle nye bilag har fått et kontonummer før du begynner avstemmingen.
• Se etter kontoer med uvanlig store beløp sammenlignet med forrige måned.
• Kontroller at MVA-koden passer til kjøpet eller salget, særlig på kontoene for inntekt, varekostnad og lokaleleie.
• Sammenlign inngående balanse med forrige måneds utgående balanse.

En håndverksbedrift med 120 bilag i måneden kan sette av 30 minutter hver fredag til kontering og 45 minutter ved månedsslutt til kontroll. Det er bedre enn å vente til MVA-fristen og oppdage 20 ukjente bilag samtidig.

Beskytt strukturen i arbeidsarket

Bruk egne inntastingsfelt med gul bakgrunn til tall som skal endres, og unngå å overskrive overskrifter eller forklaringer. I norsk Excel kan du bruke HVIS for å vise en kontrolltekst, for eksempel HVIS(K4=0;"Kontroller";"OK"), dersom du bygger videre på malen. Nedlastingsfilen bruker internasjonal standard for formler, slik at den fungerer uansett språkinnstilling i Excel.

Datavalidering på kontoklasse og MVA-kode er bedre enn fritekst når flere personer registrerer bilag. Betinget formatering kan markere tomme kontonumre eller saldoer som avviker fra kontrollen i Oversikt.

Når Excel ikke lenger er nok

Gå over til et ordentlig regnskapssystem når flere enn én person bokfører samtidig, når du passerer noen hundre bilag i måneden, eller når du trenger automatisk bankintegrasjon, EHF og låste MVA-perioder. Excel er best som oversikt og kontroll for en liten virksomhet, ikke som eneste system for et voksende regnskap.

Når regnskapet blir for stort for Excel, blir det også naturlig å følge med på kontantstrømmen i budsjettet for å se om virksomheten har nok likviditet til å dekke løpende betalinger.