Likviditetsbudsjett Excel Mal

1. Start i arket Inndata og fyll inn forventede innbetalinger og utbetalinger for hver måned. Bruk konkrete tall, for eksempel 180 000 kr i kunderbetalinger og 45 000 kr i husleie.
2. Kontroller at startsaldoen stemmer med bankkontoen din. En feil på 12 000 kr i startpunktet gir feil hele veien.
3. Se i arket Likviditetsbudsjett hvordan netto kontantstrøm og sluttsaldo utvikler seg måned for måned. Da ser du raskt om en MVA-måned blir presset.
4. Bruk Oppsummering til å lese av totaler, laveste saldo og hvilke måneder som er svakest. Det er som regel her du ser om du må justere kostnader eller utsette kjøp.
5. Oppdater tallene hver måned, helst samtidig med fakturering eller lønnskjøring. Da blir arket en rutine i stedet for et engangsprosjekt.
6. Hvis du ser gjentatte negative måneder, strammer du inn betalingsfrister, kutter faste kostnader eller flytter investeringer. Det er enklere enn å låne seg ut av likviditetsproblemer senere.

Arket brukes typisk av deg som sitter med betalingene i en liten bedrift, enten du driver ENK, AS eller er kasserer i et lag. Poenget er å se kontantene før de blir et problem, ikke bare lese resultatregnskapet etterpå.

I en håndverkerbedrift med 4 ansatte kan du ha 180 000 kr i lønn, 90 000 kr i leverandørbetalinger og 45 000 kr i husleie samme måned. Hvis kundene bare betaler 195 000 kr, er det lett å se hvorfor kontoen blir stram selv om salget ser bra ut.

Når behovet oppstår

De fleste bruker et slikt ark ved månedsstart, før lønnskjøring eller når de ser at MVA-terminen nærmer seg. Har du en MVA-betaling på 65 000 kr i mars og 72 000 kr i juni, må den inn i budsjettet før du bruker pengene et annet sted.

Hva du faktisk ser etter

Du ser på startsaldo, netto kontantstrøm og om sluttsaldoen ligger over minimumslikviditeten du har satt, for eksempel 50 000 kr. Ligger du under, må du enten få inn penger raskere eller utsette utbetalinger.

Et konkret eksempel

Hvis du starter måneden med 120 000 kr, får inn 205 000 kr og betaler ut 310 000 kr, ender du på 15 000 kr før nye innbetalinger. Det er ikke et regnskapsproblem, men et rent likviditetsproblem.

Likviditetsbudsjettet ditt må henge sammen med de norske betalingspunktene som faktisk flytter penger. MVA-melding leveres annenhver måned via Altinn, og standard sats er 25 %, mens mat og drikke normalt har 15 % og persontransport og overnatting 12 %.

For mange små foretak er det nettopp disse terminene som skaper press. En nettbutikk med 300 ordrer i måneden à 2 000 kr eksklusive MVA får 600 000 kr i omsetning og 150 000 kr i utgående MVA før fradrag, og den summen må du ha kontroll på i budsjettet.

Hvilke tall du bør legge inn

Legg inn lønn, husleie, leverandører, skatt, arbeidsgiveravgift og forventet MVA-utbetaling. I sone 1 er arbeidsgiveravgiften 14,1 %, så 200 000 kr i lønn gir 28 200 kr i avgift i tillegg.

Hva som er viktigst å prioritere

Jeg ville alltid prioritert lønn, husleie og skatt først, og deretter leverandører som kan stoppe driften hvis de ikke blir betalt. Betalingsfrist på 14 dager er ofte bedre enn 30 dager hvis du trenger raskere innbetalinger for å holde kontoen positiv.

Regel som ofte overses

Ved MVA-registrering må du ha omsetning over 50 000 kr i løpet av 12 måneder. Når du passerer den grensen, er det ikke lenger nok å se på omsetning alene — du må budsjettere med faktiske inn- og utbetalinger i riktig termin.

Den klassiske feilen er å tro at faktura betyr penger på konto. Har du 250 000 kr i fakturert salg, men kundene betaler etter 30 dager og du må betale lønn etter 5 dager, blir likviditet fort et problem selv om resultatet ser greit ut.

Feil startpunkt

Hvis startsaldoen er feil med 20 000 kr, blir alle senere vurderinger feil. Da kan du tro at du har buffer til en MVA-betaling på 80 000 kr, når du i realiteten bare har halvparten.

For lave kostnader i budsjettet

Mange legger inn for optimistiske tall på leverandører og drift. En tømrermester med 4 ansatte kan lett bruke 120 000 kr på materialer og leveranser i en travel måned, ikke 80 000 kr slik det så ut i januar.

For sen oppdatering

Hvis du oppdaterer arket bare én gang i kvartalet, mister det mye av poenget. En forsinket A-melding eller en glemt faktura på 35 000 kr kan fort gi deg dårligere styring enn du tror.

Konsekvensen av å bomme

Det som koster mest er ikke regnefeilen, men at du tar feil beslutning på grunn av den. Et feil bilde av kontoen kan bety forsinkede lønninger, dyre overtrekk eller at du må utsette innkjøp som egentlig kunne vært planlagt bedre.

For å unngå at et slikt feil bilde av kontoen sniker seg inn i hverdagen, må inn- og utbetalinger føres fortløpende i en kassbok for løpende posteringer.

Den enkleste rutinen er å oppdatere arket samme dag som du gjør lønn, fakturering eller MVA-avstemming. Da slipper du å åpne et nytt regneark hver gang og begynne på nytt.

Legg det til i månedsavslutningen

Sett av 15 minutter den siste arbeidsdagen i måneden. Da kan du føre inn faktisk innbetalt beløp, faktiske utbetalinger og se om neste måned trenger justering.

Bruk kopiering og faste felt

Kopier forrige måned og oppdater bare tallene som har endret seg. Har du 10 måneder i malen, sparer du fort 30–45 minutter per oppdatering sammenlignet med å bygge arket på nytt.

Når du har vokst ut av Excel

Hvis du har mange betalinger, flere bankkontoer eller behov for automatisk bankavstemming, bør du vurdere regnskapssystem. Når du passerer 100–200 bilag i måneden, blir manuelt arbeid ofte mer tidkrevende enn nyttig.

Når du passerer 100–200 bilag i måneden, blir manuelt arbeid ofte mer tidkrevende enn nyttig, og da er en regnskapsmal et naturlig neste steg.