Provisjonsberegning Excel Mal

1. Fyll inn salgslinjene i arket Salg og provisjon. Registrer dato, selger, kunde, ordreverdi eks. MVA og riktig provisjonssats.
2. Kontroller at hver linje har status og eventuelle merknader. Det gjør det lettere å skille mellom åpne, godkjente og utbetalte salg.
3. Legg inn satser og mål i arket Satser og mål. Her styrer du prosent, mål per måned og eventuelle bonusnivåer.
4. Bruk dashboardet til å følge utviklingen. Se på total provisjon, samlet omsetning og måloppnåelse for perioden.
5. Kopier forrige periode når du starter en ny måned. Da slipper du å bygge opp strukturen på nytt og beholder samme oppsett.
6. Oppdater tallene jevnlig, gjerne samtidig med ukesoppfølging eller månedsavslutning. Da blir arket faktisk brukt og ikke bare liggende.
7. Juster satser og mål hvis salgsmodellen endrer seg. En fast struktur fungerer best når du holder den enkel og oppdatert.

Dette er en praktisk mal for deg som må følge opp salg, satser og bonus uten å bygge alt fra bunnen av. Med 50 salg i måneden og en gjennomsnittlig ordreverdi på 8 000 kr eks. MVA har du allerede 400 000 kr i omsetning som skal fordeles korrekt mellom selgere og avdelinger.

Når malen passer best

Den passer særlig for deg som jobber i et lite salgsteam, i en nettbutikk eller i et firma med provisjonslønn. Hvis du har 4 selgere og hver av dem leverer 25 ordre i måneden, blir det 100 linjer som fort blir uoversiktlige uten et fast ark.

Hva du fyller inn

I arket Salg og provisjon registrerer du dato, kunde, ordreverdi eks. MVA, sats og status. Bilde 1 viser at strukturen er laget for løpende innføring, ikke for fri tekst som må ryddes opp i etterpå.

Hva dashboardet gir deg

Dashboardet samler summene fra salgslinjene og viser om du ligger over eller under mål. Det er langt enklere å se om du mangler 75 000 kr til månedsmålet på 500 000 kr når tallene ligger i et eget oversiktsark.

Provisjon beregnes vanligvis av ordreverdi eks. MVA, ikke av brutto beløp med avgift. Ved 25 % MVA betyr en faktura på 12 500 kr at salgsgrunnlaget ofte er 10 000 kr, og det er dette beløpet provisjonen bør ta utgangspunkt i.

Velg riktig grunnlag

Hvis du bruker feil grunnlag, blir provisjonen for høy. Med 6 % provisjon blir forskjellen 750 kr ved beregning på 12 500 kr, men 600 kr ved beregning på 10 000 kr, og det er en feil som fort gjentas hver måned.

Hold satsene samlet

I arket Satser og mål kan du samle prosent, bonusnivåer og terskler ett sted. Det er smartere enn å skrive satsen inn på hver rad når du har mange selgere, fordi én endring da kan oppdateres på tvers av hele modellen.

Når det lønner seg å skille mellom provisjon og bonus

Jeg ville skilt mellom ren provisjon og resultatbonus når du har både individuelt salg og fellesmål. Da ser du for eksempel at en selger med 1 200 000 kr i omsetning og 4 % provisjon får 48 000 kr, mens en ekstra bonus på 5 000 kr legges på separat.

Den vanligste feilen er å bruke feil sats på feil linje. Hvis en ordre på 20 000 kr får 8 % i stedet for 5 %, blir utbetalingen 1 600 kr i stedet for 1 000 kr, altså 600 kr for mye på én ordre.

Feil på status og dobbeltbetaling

Uten tydelig statusfelt blir samme salg lett registrert to ganger. Har du 30 ordrer i en måned og bare én av dem blir dobbeltført til 14 000 kr, kan du fort betale ut 700 kr eller mer i feil provisjon, avhengig av satsen.

Mål som ikke stemmer med virkeligheten

Hvis målet står til 1 000 000 kr, men faktisk salgsbudsjett er 850 000 kr, blir hele oppfølgingen feil. Da ser teamet dårligere ut enn de er, og du mister grunnlaget for en rettferdig bonusberegning.

For lite struktur i innsamlingen

Når kolonnene er uklare, blir også rapporteringen tregere. En salgsleder som bruker 2 timer ekstra hver uke på å rydde i data, mister over 100 timer i året, og det er tid du kunne brukt på salg i stedet.

Et ryddig salgsoversikt gjør det lettere å samle kolonnene før rapporteringen begynner.

Bruk malen samtidig med ukesoppfølging eller månedsavslutning, ikke som et prosjekt du skal ta senere. Hvis du setter av 15 minutter hver fredag til å oppdatere salgslinjene, holder du arket levende og slipper store oppryddinger.

Koble det til en eksisterende vane

Det enkleste er å oppdatere arket når du likevel går gjennom ordre, fakturaer eller lønnsgrunnlag. Da blir ikke provisjonsberegningen en egen oppgave som fort blir utsatt.

Bruk faste kopier og faste satser

• Kopier forrige måneds ark og behold samme struktur.
• Oppdater satser og mål i ett eget ark i stedet for på hver salgslinje.
• Bruk statusfelt for å vise hva som er klart til utbetaling.

Når du bør gå videre til system

Hvis du passerer 500 salgslinjer i måneden, eller hvis provisjonen avhenger av mange unntak, begynner et regneark å bli tungvint. Da er det ofte bedre å flytte beregningen inn i et lønns- eller CRM-system.

Når provisjonen avhenger av mange unntak, blir et CRM-oppsett ofte neste steg fordi salgsdata og beregninger da kan samles i samme system.