Markedsplan Excel Mal - Gratis

1. Åpne arket Instruksjoner og les forklaringene om inndata, status, avvik, MVA og Dashboard.
2. Gå til Kampanjeplan og fyll ut én aktivitet per rad. Start med kampanje-ID, kampanjenavn, kanal, målgruppe, ansvarlig og by eller region.
3. Legg inn startdato, sluttdato, status og hvilken KPI du måler, for eksempel leads eller kvalifiserte leads. Datoene må ligge mellom 01.01.2000 og 31.12.2100.
4. Registrer planlagt rekkevidde, planlagte leads og planlagt kostnad. Når kampanjen går, oppdaterer du faktiske leads og faktisk kostnad.
5. Åpne Budsjett og kontroller avviket. Positivt avvik betyr at faktisk forbruk er høyere enn planlagt, mens negativt avvik betyr at du ligger under budsjettet.
6. Velg riktig MVA-sats og oppdater fakturastatus til Ikke mottatt, Mottatt, Betalt eller Kreditert. Kontrollér at tallene stemmer med bilagene.
7. Bruk Dashboard i ukentlig eller månedlig oppfølging. Der ser du kanalfordeling, budsjettstatus og diagrammer basert på kampanje- og budsjettarkene.

En markedsplan blir mest nyttig når den brukes av personen som faktisk følger opp aktivitetene. I et håndverkerfirma kan kontoransvarlig registrere Google Ads, lokale arrangementer og Facebook-kampanjer, mens en selvstendig næringsdrivende kan føre alle aktiviteter selv. Et idrettslag kan bruke samme struktur for sponsorpakker, medlemskampanjer og sesongstart.

Arket Kampanjeplan (bilde 1) er hovedregisteret. Kolonnene går fra Kampanje-ID og Kampanjenavn til Kanal, Målgruppe, Ansvarlig, By/region, Startdato, Sluttdato, Status, Mål/KPI, rekkevidde, leads, kostnader og Kommentar. De tre første eksempelradene viser blant annet Google Ads i Oslo, et B2B-nettverk i Bergen og sosiale medier i Trondheim.

Fra aktivitet til målbart resultat

En nettbutikk med 300 ordrer i måneden kan registrere en kampanje med 120 000 i planlagt rekkevidde, 240 planlagte leads og 38 000 kr i budsjett. Hvis kampanjen gir 263 leads og koster 36 100 kr, blir kostnad per lead omtrent 137,26 kr, mens måloppnåelsen blir 109,6 %.

Bruk statusfeltene Planlagt, Pågår, Fullført eller Avlyst. For en liten markedsavdeling er det bedre å oppdatere fem aktive kampanjer hver fredag enn å legge inn 30 aktiviteter én gang i kvartalet. Dashboard viser totalene, men beslutningene bør tas med utgangspunkt i kanal, målgruppe og faktisk leveranse.

Når i året du trenger oversikten

Behovet oppstår ofte før sesongstart, ved lansering av et nytt tilbud og i månedsmøtet når budsjettet skal kontrolleres. En regnskapsfører i et AS kan bruke Budsjett til å avstemme markedsføringskostnader mot bilag, mens markedssjefen følger leads og måloppnåelse i Dashboard.

Arket Budsjett (bilde 2) har egne kolonner for MVA-sats, budsjett ekskl. MVA og budsjett inkl. MVA. Nedtrekkslisten inneholder 25 %, 15 % og 12 %. Standard sats for de fleste markedsføringstjenester er 25 %, men du må bruke satsen som følger den faktiske leveransen og leverandørens dokumentasjon.

Et planlagt budsjett på 55 000 kr inklusiv 25 % MVA tilsvarer 44 000 kr eksklusiv MVA. MVA-beløpet er da 11 000 kr. Ved 15 % blir samme beløp 47 826,09 kr eksklusiv MVA, mens 12 % gir 49 107,14 kr eksklusiv MVA. Kontroller derfor om beløpet du budsjetterer med er oppgitt med eller uten MVA.

Bilagene må kunne kontrolleres

Et bilag skal vise selgers navn og adresse, organisasjonsnummer og eventuelt tillegget MVA, fakturanummer, dato, leveringsdato, spesifisert MVA og hva tjenesten gjelder. Bokføringsloven krever ordnet bokføring og oppbevaring av primærdokumentasjon i 5 år. Kampanje-ID-en fra arket bør stå i bilagsnavnet eller i regnskapssystemets kommentar.

Er virksomheten MVA-registrert, er hovedregelen at registrering blir obligatorisk når avgiftspliktig omsetning overstiger 50 000 kr i løpet av 12 måneder. MVA-meldingen leveres normalt annenhver måned via Altinn. En kampanjeplan erstatter ikke bokføring, men gjør det enklere å knytte fakturaen til riktig aktivitet og kontrollere at faktisk forbruk er med.

Velg riktig kostnadsgrunnlag

Markedsføringskostnaden bør føres etter fakturaens beløp og MVA-dokumentasjon, ikke etter et avrundet budsjett. Hvis et AS mottar en faktura på 52 800 kr inklusiv 25 % MVA, er kostnaden eksklusiv MVA 42 240 kr og inngående MVA 10 560 kr, forutsatt at vilkårene for fradrag er oppfylt.

Den dyreste feilen er ofte at planlagt budsjett registreres eksklusiv MVA, mens fakturaen kontrolleres inklusiv MVA. En kampanje som ser ut til å koste 40 000 kr, kan belaste likviditeten med 50 000 kr når 25 % MVA kommer på fakturaen. Budsjettarket er laget for å synliggjøre denne forskjellen.

Feil kanal og feil KPI

En kampanje kan få 10 000 klikk og likevel gi få salg. Hvis målet er kvalifiserte leads, må du registrere dette som Mål/KPI og følge faktiske leads i kolonne M. En Google Ads-kampanje med 180 planlagte leads og 196 faktiske leads har 108,9 % måloppnåelse; en aktivitet med 75 planlagte og 68 faktiske leads ligger på 90,7 %.

En annen feil er å telle samme lead flere ganger når personen kommer fra både arrangement og e-post. Bruk Kampanje-ID som fast identifikator, og avklar før kampanjestart om et lead tilhører første kanal, siste kanal eller en bestemt kampanje. Denne malen fordeler ikke leads automatisk mellom kanaler.

Avvik som oppdages for sent

Positivt avvik betyr i dette arket at faktisk forbruk overstiger planlagt budsjett. Hvis planlagt kostnad er 42 000 kr og faktisk kostnad er 44 750 kr, er avviket 2 750 kr, eller 6,5 %. Lar du ti kampanjer overskride med samme beløp, er 27 500 kr borte før du har vurdert effekten.

Kontroller også fakturastatus. En kampanje kan være markert Fullført selv om leverandørfakturaen ikke er mottatt. Da blir Dashboard riktig på leads, men likviditetsbildet og regnskapsavstemmingen blir ufullstendig.

Dokumentasjon som mangler

En faktura uten spesifisert MVA eller uten tydelig tjenestebeskrivelse bør ikke legges til grunn for MVA-fradrag før den er korrigert. Oppbevar kampanjeavtale, faktura, rapport fra annonseplattformen og eventuell leveringsdokumentasjon samlet i 5 år.

Regnearket fungerer best når du knytter det til en eksisterende arbeidsdag. Sett av 20 minutter hver fredag til å oppdatere faktiske leads, faktisk kostnad, status og kommentarer. Før månedsslutt bør du kontrollere Budsjett mot mottatte bilag og Dashboard mot rapportene fra annonsekanalene.

En enkel rytme for oppfølging

• Mandag: kontroller hvilke kampanjer som er Pågår, og sjekk at ansvarlig person og sluttdato er riktig.
• Fredag: oppdater faktiske leads og faktisk kostnad. Skriv én kort kommentar når resultatet avviker tydelig fra planen.
• Før månedsavslutning: kontroller fakturastatus, MVA-sats og positivt eller negativt budsjettavvik.
• Ved kampanjeslutt: sett status til Fullført og sammenlign planlagte leads med faktiske leads.

Bruk datovalideringen i Kampanjeplan i stedet for å skrive kanal og status manuelt. Det gir færre varianter som Sosiale medier, sosiale media og SoMe, og gjør kanaloppsummeringen i Dashboard mer presis.

Når du bør gå videre fra Excel

En virksomhet med 10 aktive kampanjer og månedlig oppfølging vil normalt ha god nytte av malen. Når flere personer redigerer samtidig, kampanjene har mange kostnadslinjer, eller du trenger kobling til CRM, annonsekontoer og regnskap, bør du vurdere et markedsførings- eller regnskapssystem.

Ikke bytt system bare fordi du har mange navn. Bytt når du bruker mer enn én arbeidsdag på avstemming, eller når du ikke lenger kan forklare hvorfor Dashboard viser et tall. Inntil da er en fast fredagsrutine, én Kampanje-ID per aktivitet og bilagskontroll mot Budsjett den enkleste løsningen.