Salgsoversikt Excel Mal

1. Fyll inn salgene i arket Salg med dato, kunde, ordrenummer, antall og enhetspris. Da får du en løpende oversikt over hver transaksjon.
2. Kontroller at MVA-sats, rabatt og betalingsstatus stemmer før du lagrer filen. Det er enklere å rette én linje enn å lete etter feil ved månedsavslutning.
3. Bruk arket Sammendrag til å se totalsummer og utvikling. Her ser du raskt om du ligger foran eller bak forrige måned.
4. Sjekk arket Oppslag og instruksjoner hvis du er usikker på hvordan du skal fylle ut feltene. Det sparer tid når du bruker malen første gang.
5. Oppdater betalt dato når kunden betaler. Da blir det lettere å følge utestående beløp og forfallsfrister.
6. Kopier strukturen videre for neste periode når du starter ny måned eller nytt år. Det gir en fast rutine og mindre risiko for rot.

Arket Salg er hovedarket i malen og er satt opp som en tabell med 19 kolonner. Øverst ligger tittelen SALGSOVERSIKT 2026 over hele raden, og under finner du feltene du fyller ut for hvert salg.

Kolonnene dekker blant annet dato, ordrenr., kundenavn, firma eller privat, org.nr., by, produkttype, antall, enhetspris eks. MVA, rabattsats, MVA-sats, beløp eks. MVA, rabattbeløp, MVA-beløp, totalbeløp inkl. MVA, betalingsstatus, forfallsdato, betalt dato og salgskanal. Det gjør at du kan registrere et salg komplett i én linje, for eksempel 3 varer à 4 500 kr med 25 % MVA gir 13 500 kr eks. MVA og 16 875 kr inkl. MVA.

Hvilke kolonner du bruker mest

De viktigste feltene i praksis er Dato, Kundenavn, Enhetspris eks. MVA, MVA-sats % og Totalbeløp inkl. MVA. Når du har 40–50 salg i måneden, er det nettopp disse fem som gjør at du ser om omsetningen stemmer mot faktureringen.

Hvorfor denne strukturen er nyttig

Det er en enkel oppbygning å leve med i en travel hverdag. Du får nok detaljer til å følge opp betalinger og nok oversikt til å bruke arket som grunnlag for videre regnskap eller kontroll av MVA.

Malen er laget med norske salgsdata i tankene. For vanlige varer og tjenester er MVA-satsen 25 %, og når omsetningen passerer 50 000 kr i løpet av 12 måneder, blir registrering i Merverdiavgiftsregisteret aktuell via Skatteetaten og Altinn.

I praksis betyr det at du bør kunne skille mellom beløp eks. MVA, MVA-beløp og totalbeløp. Selger du for 80 000 kr eks. MVA i en periode, blir utgående MVA 20 000 kr ved 25 % sats, og da er det viktig at oversikten viser riktig grunnlag linje for linje.

Fakturakrav du bør ha kontroll på

Når salgsoversikten brukes sammen med fakturering, er det lurt å følge kravene til faktura: organisasjonsnummer, fortløpende nummerering, fakturadato, leveringsdato og spesifisert MVA. Til offentlig sektor må du bruke EHF, og for private kunder holder det med vanlig faktura så lenge opplysningene er riktige.

Hva som er enklest i praksis

For de fleste små bedrifter er det enklest å føre salget fortløpende i en slik mal i stedet for å vente til slutten av måneden. Da ser du raskere om du har 10 ubetalte poster eller 40, og du slipper å rydde opp i en bunke på én gang.

Den vanligste feilen er å blande eks. MVA og inkl. MVA i samme kolonne. Hvis du legger inn 12 000 kr i feil felt på et salg som egentlig er 9 600 kr eks. MVA, blir både rabatt, MVA og totalbeløp feil videre i arket.

En annen klassiker er at betalingsstatus ikke oppdateres når kunden faktisk betaler. Har du 25 åpne salg à 8 000 kr, står du plutselig og tror du mangler 200 000 kr i innbetalinger selv om halvparten allerede er kommet inn.

Feil som koster tid og penger

Hvis du glemmer forfallsdato eller betalt dato, mister du kontroll på likviditet og må ofte bruke tid på å lete i nettbanken i stedet for å jobbe videre. Med 60 salg i måneden kan bare 5–10 slike feil fort spise opp en halv arbeidsdag.

Det som lønner seg å gjøre med én gang

Jeg ville alltid prioritert å fylle ut dato, kundnavn, beløp og status samme dag som salget skjer. Det er langt enklere enn å rette opp et helt månedsark i ettertid, spesielt når du også skal bruke tallene til MVA-kontroll eller oppfølging av utestående krav.

Når du først fyller ut kundnavn og status samme dag, er det naturlig å ha en kundeliste for oppfølging ved siden av, slik at utestående krav og kontaktinformasjon ligger samlet.

Bruk arket fast én gang i uka, helst samme dag som du sender faktura eller oppdaterer bank. Når du legger det inn som en del av ukeavslutningen, blir det en vane i stedet for et ekstra prosjekt.

Tre grep som gjør at du faktisk bruker arket

• Kopier forrige måneds struktur i stedet for å lage nytt ark fra bunnen. Da sparer du tid og beholder samme oppsett.
• Oppdater betalt dato samtidig som du avstemmer banken. For et foretak med 15–20 innbetalinger i uka er dette ofte nok til å holde orden.
• Bruk faste valg for status og kanal, slik at du ikke skriver forskjellig hver gang. Det gjør summering og filtrering mye enklere.

Når du har vokst ut av regnearket

Hvis du nærmer deg flere hundre salg i måneden, eller du trenger automatisk kobling mot faktura, lager og regnskap, er det ofte smartere å gå over til et regnskapssystem. For små virksomheter med 20–100 salg i måneden er denne Excel-malen likevel ofte den enkleste løsningen.

Når du først trenger automatisk kobling mot faktura, lager og regnskap, blir også kjørebok for kjøring ofte neste faste mal å ha på plass.