Prisliste Excel Mal

1. Åpne arket Prisliste og kontroller firmanavnet, tittelen og datoen for siste oppdatering øverst.
2. Fyll inn varenummer og produktnavn. Bruk ett varenummer per produkt, for eksempel VN-1001 for en kontorstol.
3. Velg eller skriv inn kategori, og registrer innkjøpspris i kroner uten MVA. Dette er grunnlaget for lagerverdien og påslaget.
4. Legg inn påslag og MVA-prosent som desimaltall, for eksempel 35 % og 25 %. Kontroller at prosentformatet vises riktig i cellen.
5. Registrer eventuell rabatt og lagerantall. La rabatt stå på 0 % når varen selges uten rabatt.
6. Kontroller feltene for utpris, pris etter rabatt, lagerstatus og lagerverdi. Sammenlign gjerne tallene med arket Oversikt.
7. Les arket Veiledning før du legger til egne kolonner eller endrer formler. Oppdater datoen i B2 etter hver større prisendring.

En prisliste er arbeidsverktøyet mellom innkjøp, salg og lager. En kontoransvarlig i en møbelbutikk bruker den når leverandøren endrer innkjøpsprisen, mens en nettbutikkeier oppdaterer den før en kampanje eller sesongstart. For en liten virksomhet er det mer praktisk å ha varenummer, pris og lagerantall samlet enn å lete i separate dokumenter.

Fra innkjøpspris til kundepris

Arket Prisliste har kolonnene Varenr, Produktnavn, Kategori, Innkjøpspris og Påslag %. Deretter følger Utpris eks mva, MVA %, Utpris ink mva, Rabatt % og Pris etter rabatt. En kontorstol med innkjøpspris 890 kr og påslag 35 % får en utpris eksklusive MVA på 1 201,50 kr. Med 25 % MVA blir kundeprisen 1 501,88 kr.

Det er et nyttig skille i praksis: innkjøpspris viser hva varen koster virksomheten, mens utpris eksklusive MVA viser salgsgrunnlaget. En kunde som får 10 % rabatt på 1 201,50 kr, skal betale 1 081,35 kr eksklusive MVA.

Når prislisten blir brukt mest

En butikkansatt trenger prislisten ved tilbud i kassen, og en innkjøper bruker den ved månedlig bestilling. En nettbutikk med 300 ordrer i måneden kan bruke varenummeret til å koble prislisten mot ordrebehandlingen, men selve Excel-filen bør fortsatt være kilden for manuell priskontroll.

Ved årsavslutning kan en innehaver av et ENK kontrollere lagerantall og lagerverdi. Har virksomheten 20 skjermer med innkjøpspris 1 650 kr, viser raden en lagerverdi på 33 000 kr. Det gjør avstemmingen mot faktisk varetelling enklere.

Ved årsavslutningen kommer også kunderegisteret inn som en naturlig del av kontrollen, fordi prislisten ofte må samsvare med hvem som faktisk kjøper og får leveranser.

Prislisten er et beregningsverktøy, men den erstatter ikke kravene i merverdiavgiftsloven eller bokføringsloven. Når virksomheten er MVA-registrert, skal salgsdokumentet vise riktig MVA-sats og MVA-beløp. Standardsatsen er 25 %, mens mat og drikke normalt har 15 %, og persontransport, overnatting og kino normalt har 12 %.

Velg riktig sats per vare

Kolonnen MVA % gjør at du kan ha ulike satser i samme prisliste. Et tastatur til 320 kr med 0 % MVA gir 320 kr inklusive MVA, mens et skrivebord til 2 730 kr eksklusive MVA med 25 % sats gir 3 412,50 kr inklusive MVA. Ikke legg inn én fast sats for alle varer hvis virksomheten selger varer med forskjellige avgiftsregler.

Du må normalt registrere virksomheten i MVA-registeret når avgiftspliktig omsetning overstiger 50 000 kr i løpet av en periode på 12 måneder. Etter registrering skal organisasjonsnummeret følges av MVA på fakturaen, og MVA-meldingen leveres annenhver måned gjennom Altinn. Prislisten hjelper deg med beregningen, men fakturaen må fortsatt inneholde spesifisert MVA.

Pris, faktura og bokføring

En faktura skal blant annet ha fortløpende fakturanummer, fakturadato, leveringsdato, kjøper og selgers navn og adresse, organisasjonsnummer og betalingsinformasjon. Bruk 14 dagers betalingsfrist når likviditeten er viktig, i stedet for automatisk å gi alle kunder 30 dager.

Oppbevar prisgrunnlag, fakturaer og andre primærdokumenter i 5 år etter bokføringsloven. For et AS bør prislisten også stemme med salgsprisene i regnskapssystemet, mens et ENK kan bruke malen som kontroll før bilagene bokføres.

Den dyreste feilen er ikke en stygg tabell, men en pris som ser riktig ut og likevel gir feil margin. Jeg har sett små bedrifter selge varer med gammel innkjøpspris i flere måneder fordi leverandørens nye prisliste ble lagt inn i e-post, men aldri i salgsarket.

Påslag blir blandet med margin

Et påslag på 35 % betyr at du ganger innkjøpsprisen med 1,35. En vare til 890 kr får da 1 201,50 kr eksklusive MVA. Det er ikke det samme som 35 % bruttofortjeneste av salgsprisen: bruttofortjenesten blir 311,50 kr, altså omtrent 25,9 % av salgsprisen.

Hvis en ansatt i stedet legger 35 % margin inn som påslag, blir kundeprisen for lav. På 100 solgte varer kan en forskjell på 50 kr per vare redusere bruttofortjenesten med 5 000 kr. Bestem derfor én metode og bruk kolonnen Påslag % konsekvent.

Rabatt skjuler den egentlige salgsprisen

En rabatt på 20 % på en vare til 1 000 kr eksklusive MVA gir 800 kr, ikke 800 kr inklusive MVA. Når rabatten registreres etter MVA-beregningen eller i feil kolonne, kan kunden få en annen pris enn den som står i tilbudet. Test alltid én rad manuelt før du kopierer inn mange produkter.

Lagerstatus blir ikke kontrollert

En vare kan stå som På lager selv om lagerantallet er 0. Da lover selgeren en levering som ikke finnes, og kunden må få beskjed i etterkant. En nettbutikk med 300 ordre i måneden kan tape flere arbeidstimer på slike avklaringer, selv om selve prisfeilen bare er noen få kroner.

Kontroller også lagerverdien mot fysisk varetelling. 45 trådløse mus à 180 kr skal gi 8 100 kr. Hvis arket viser et annet beløp, skyldes det vanligvis feil antall, feil innkjøpspris eller en overskrevet formel.

En prisliste fungerer først når noen eier oppdateringen. Legg den faste kontrollen til en eksisterende arbeidsdag, helst samme dag som du mottar leverandørfakturaer eller gjør ukens lagerkontroll. For en liten butikk er fredag et bedre tidspunkt enn å vente til årsavslutningen.

Lag en kort kontroll før publisering

• Kontroller nye innkjøpspriser mot leverandørens faktura.
• Sjekk at påslag og MVA-prosent er fylt ut på alle nye varer.
• Sammenlign lagerstatus med en fysisk telling av varer som selger raskt.
• Se etter uvanlig lav pris etter rabatt, særlig ved kampanjer.

Bruk 10 minutter hver uke på de 20 mest solgte varene. En nettbutikk med 300 ordrer i måneden trenger ikke gjennomgå alle produkter hver dag, men bør kontrollere varer med høy omsetning og lav lagerbeholdning først.

Beskytt beregningene

Bruk de lyse feltene til inntasting og la beregnede felt stå urørt. I Excel kan du bruke datavalidering for å begrense MVA til godkjente satser som 0 %, 12 %, 15 % og 25 %. Betinget formatering kan markere lagerantall lik 0, men ikke la fargene erstatte fysisk kontroll.

Oppdater datoen for siste endring i B2 etter en større prisrunde. Ta en kopi før du endrer mange rader, slik at du kan gå tilbake hvis 50 produkter får feil påslag.

Når du bør gå videre fra Excel

Excel passer godt når én eller få personer vedlikeholder noen hundre varer. Når flere ansatte endrer priser samtidig, lageret må synkroniseres med nettbutikk eller kassasystem, eller virksomheten har over 1 000 aktive produkter, bør du gå over til et integrert system.

Når du først trenger et mer integrert oppsett enn enkel pris- og lagerstyring, hører også tilbudsmal naturlig med i samme arbeidsflyt.