Tilbud Excel Mal

1. Åpne arket Tilbud og fyll inn kundenavn, dato og tilbudsreferanse. Dette er startpunktet for hvert nytt tilbud.
2. Legg inn varelinjene med beskrivelse, antall og pris. Bruk de faste feltene i tabellen slik at summeringen blir riktig.
3. Juster rabatt og eventuelle tillegg hvis du bruker slike felter i oppsettet. En rabatt på 10 % på et tilbud på 25 000 kr gir 2 500 kr lavere sum før MVA.
4. Kontroller totalsummen før du sender tilbudet videre. En liten feil på 1 000 kr blir fort dyr når du fakturerer flere oppdrag i måneden.
5. Bruk arket Produktregister når du vil gjenbruke faste varer eller tjenester. Da slipper du å skrive inn samme pris og tekst på nytt hver gang.
6. Les gjennom arket Instruks hvis du vil se hvordan oppsettet er ment brukt. Det sparer tid første gang du tar malen i bruk.

Tilbudsmalen er laget for deg som vil sette opp et tilbud raskt, men fortsatt ha kontroll på pris, rabatt og sum. I praksis bruker du arket Tilbud når du skal sende et konkret prisoverslag til kunde, mens Produktregisteret lagrer varenavn og faste priser du bruker om igjen.

I skjermbildet av bilde 1 ser du at arket Tilbud starter med en bred tittellinje og deretter en ryddig inntastingsdel. Det er typisk nyttig når du skal lage 10–20 tilbud i måneden og vil unngå å bygge nytt oppsett hver gang.

Derfor er strukturen lagt opp slik

Et tilbud på 48 000 kr med 10 % rabatt og 25 % MVA gir 43 200 kr ekskl. MVA etter rabatt og 54 000 kr inkludert MVA. Den typen regnestykke blir langt enklere når feltene ligger fast, i stedet for at du regner alt i hodet eller i en notatblokk.

Hvem bruker den mest

En håndverker med fire ansatte, en konsulent i ENK eller en liten nettbutikk trenger ofte et tilbud som kan fylles ut på 5 minutter, ikke 30. Når du har en standard mal, blir det lettere å holde samme prisnivå og samme språk i alle tilbud du sender.

Hva du ser i de første arkene

Bilde 2 viser Produktregisteret, som fungerer som en enkel prisliste for varer og tjenester. Bilde 3 er Instruks-arket, og der finner du kort forklart hvordan du fyller ut feltene uten å lete i formler eller prøve deg fram.

Et tilbud er ikke en faktura, men det bør likevel være ryddig nok til at du kan bruke det direkte i salgsarbeidet og senere føre det videre til fakturering. Har du organisasjonsnummer og er registrert i MVA-registeret, bør tilbudet vise pris både ekskl. og inkl. MVA når kunden forventer det.

Standard MVA-sats i Norge er 25 %, mens 15 % gjelder mat og drikke og 12 % gjelder blant annet persontransport, overnatting og kino. Sier du 20 000 kr ekskl. MVA i et tilbud, blir det 25 000 kr inkl. MVA med standardsats, og det er nettopp den typen tall du bør ha kontroll på før kunden svarer ja.

Fakturering etterpå må henge sammen med tilbudet

Når tilbudet blir akseptert, er det smart at varenavn, antall og pris kan gjenbrukes direkte i fakturaen. Det sparer tid og reduserer risikoen for avvik, særlig hvis du sender 15–30 tilbud i løpet av en måned og ikke vil bruke tid på å skrive alt to ganger.

Hva som er mest praktisk i små bedrifter

For mange små virksomheter er en Excel-mal enklere enn et fullt salgsystem så lenge du har få linjer per tilbud og ikke trenger godkjenningsflyt. Når du derimot begynner å sende mange tilbud med flere prisalternativer, er det ofte mer praktisk å gå over til et ordentlig ordre- eller økonomisystem.

Den vanligste feilen er at du glemmer rabatt eller legger på feil MVA-sats. En feil på bare 2 000 kr i et tilbud på 80 000 kr kan være nok til at du enten taper margin eller må forklare kunden hvorfor summen plutselig endrer seg.

En annen klassiker er at prisene i produktregisteret ikke er oppdatert. Hvis du bruker en gammel pris på 1 250 kr per enhet i stedet for 1 450 kr og selger 30 enheter, mangler du 6 000 kr før du i det hele tatt har begynt å tenke på lønn, arbeidsgiveravgift eller andre kostnader.

Feil i struktur koster mer enn du tror

Når tilbudet ikke har faste kolonner for antall, enhetspris og sum, blir det lett forvirring mellom linjene. Det går kanskje bra på ett tilbud, men etter 20–30 stykker blir det fort forskjell mellom det du mente å selge og det kunden faktisk oppfatter at du har lovet.

Når du bør være ekstra nøye

Du bør være særlig nøye når tilbudet inneholder flere tjenester med ulik pris, for eksempel montering, materiell og kjøring. Da er det bedre å dele opp posten enn å pakke alt inn i en uklar totalsum, fordi kunden lettere godtar et tilbud de faktisk forstår.

Når du først skiller mellom montering, materiell og kjøring, er det også naturlig å føre kjørebok for å holde reisekostnadene adskilt fra de andre postene.

Den enkleste rutinen er å bruke samme Excel-fil hver gang du lager nytt tilbud og bare lagre en kopi per kunde. Da slipper du å rydde i gamle tall, og du holder strukturen lik fra uke til uke.

Knytt gjerne arbeidet til en fast vane, for eksempel mandag morgen eller rett etter at du har fullført en kundeavklaring. Hvis du lager 4–5 tilbud i uken, vil en fast rutine spare deg for minst 1–2 timer sammenlignet med å lete etter gamle maler og skrive alt på nytt.

Tre grep som gjør at malen faktisk blir brukt

• Bruk samme filnavnstruktur hver gang, for eksempel kundenavn og dato. Da finner du tilbudet igjen når du skal følge opp.
• Kopier forrige tilbud i stedet for å starte tomt. Det er raskere og gir færre feil i prisfelt og tekstfelt.
• Hold produktregisteret oppdatert en gang i måneden. Når prisene ligger riktig, går det fortere å lage neste tilbud.

Når du bør gå videre fra Excel

Hvis du begynner å sende mange tilbud med versjoner, status og godkjenninger, blir Excel fort tungt. Da er det ofte bedre å gå over til et system som håndterer tilbud, ordre og fakturering i samme løp.

Når tilbudene skal følges opp i samme løp, blir en kundeliste et naturlig neste steg for å samle kunder, status og historikk på ett sted.