Prosjektplan Excel Mal

1. Start i arket Prosjektplan og fyll inn hver aktivitet på egen rad. Bruk samme linje for aktivitet, ansvarlig, datoer, prioritet og kostnad.
2. Legg inn startdato og sluttdato i feltene for dato. Da kan du følge både tidspunkter og varighet uten å regne manuelt.
3. Fyll ut fremdrift i prosent og sett status slik den faktisk er, for eksempel Ikke startet, Pågår eller Fullført. Da blir det enklere å lese planen raskt.
4. Skriv inn estimert og faktisk kostnad når du har tallene. Avviket viser da hva prosjektet har gått over eller under budsjett med.
5. Bruk arket Oppsummering til å lese totalbildet når planen er oppdatert. Det er her du ser om prosjektet ligger foran eller bak.
6. Åpne Veiledning hvis du er usikker på hva et felt betyr. Det sparer tid når flere i teamet skal bruke samme mal.

Prosjektplanen er laget for deg som må holde styr på mange parallelle oppgaver uten å miste oversikten. Når du fyller inn én rad per aktivitet, ser du raskt hvem som gjør hva, når det skal skje og hva det koster.

Når du faktisk trenger et slikt ark

En småbedrift med 4 ansatte kan ha 18–25 aktiviteter gående samtidig, særlig i oppstart, leveranse og avslutning. Da er det enklere å bruke et regneark enn å lete i fem forskjellige kanaler etter status og frister.

Hva du ser i arket

I skjermbildet av arket Prosjektplan ser du kolonnene for Aktivitets-ID, prosjektfase, startdato, sluttdato, fremdrift, status, prioritet og kostnader. Det gir deg et praktisk bilde av prosjektet, for eksempel når en aktivitet på 45 000 kr er 70 % ferdig, men fortsatt mangler levering.

Et konkret eksempel

Hvis du styrer en oppussing med 12 aktiviteter og hver aktivitet tar i snitt 3 dager, får du fort en plan på 36 arbeidsdager. Da er det nyttig å se avhengigheter tydelig, så elektrikeren ikke planlegges før rørleggeren er ferdig.

Selve prosjektplanen er ikke lovpålagt, men dokumentasjonen du bygger inn i den, er nyttig når du skal kunne forklare beslutninger, kostnader og fremdrift i etterkant. For mange virksomheter er dette en praktisk måte å støtte bokføringsloven på, fordi bilag, avvik og ansvar blir samlet på ett sted.

Dokumentasjon som tåler kontroll

Hvis planen brukes sammen med fakturaer, timelister og bilag, bør den oppbevares i minst 5 år for primærdokumentasjon. Det er særlig relevant når et prosjekt har 80 000 kr i kostnader fordelt på flere leverandører, og du senere må vise hvorfor noe ble dyrere enn beregnet.

Når prosjektet berører MVA og lønn

Har du kostnader med MVA, må du kunne dokumentere hva som er kjøpt og når. Har du ansatte som jobber på prosjektet, må timene også kunne kobles mot lønn, feriepengegrunnlag og eventuelt A-melding den 5. i måneden via Altinn.

Min klare anbefaling

Bruk regnearket som et styringsverktøy, ikke bare som en liste. For små prosjekter holder det ofte med ett godt ark med 10–30 aktiviteter; først når du trenger flerbrukerlogg, integrasjon mot faktura eller godkjenningsflyt, bør du gå videre til et prosjektverktøy.

Det vanligste er ikke at arket mangler kolonner, men at det fylles ut halvveis. Når startdato mangler, eller status aldri oppdateres, blir planen fort pynt i stedet for styring.

Feil som koster tid og penger

En aktivitet som er satt til 22 000 kr i estimat og ender på 31 500 kr, gir et avvik på 9 500 kr. Hvis du ikke ser slike avvik fortløpende, oppdager du dem gjerne først ved månedsavslutning, og da er det ofte for sent å styre om.

Når tallene blir feil i praksis

Hvis to personer jobber i samme ark uten faste rutiner, blir det lett dobbeltføring eller gamle datoer som blir stående. Da kan du tro at prosjektet er 90 % ferdig, mens halvparten av oppgavene faktisk fortsatt ligger som Pågår.

Det som stopper oppryddingen

En annen klassiker er at avhengigheter ikke fylles inn. Da kan en jobb med 6 dagers varighet bli planlagt før en kritisk leveranse er godkjent, og prosjektet mister både tid og styring.

Avhengigheter som ikke fylles inn, gjør også planleggingen sårbar for feil i flyten. En lagerstyring excel mal samler status og bevegelser mer strukturert, slik at flere jobber i samme ark uten at gamle datoer og dobbeltføring tar over.

Den enkleste måten å få bruk ut av malen på, er å oppdatere den samtidig som du allerede gjør annet administrasjonsarbeid. For mange fungerer det best å sette av 10 minutter hver fredag eller rett før ukens møte.

Koble den til en eksisterende vane

• Oppdater planen samtidig som du går gjennom ukens økonomi eller leveranser.
• Kopier forrige uke eller forrige måneds prosjektlinjer i stedet for å starte på nytt.
• Bruk faste valg for status, slik at du slipper fritekst som varierer fra person til person.

Når du har vokst ut av arket

Hvis du har mer enn 30–40 aktive oppgaver, mange avhengigheter og flere som skal redigere samtidig, begynner regnearket å bli tungt. Da er det bedre å gå over til et system med roller, historikk og varsler, mens Excel-malen fortsatt kan brukes til enkel oppfølging og rapportering.

Med mer enn 30–40 aktive oppgaver og flere avhengigheter blir gantt-diagrammet i Excel et naturlig neste steg for å få bedre oversikt over rekkefølge, fremdrift og hvem som gjør hva.