Lag et resultatregnskap i Excel

Et resultatregnskap viser om virksomheten din går med overskudd eller underskudd over en periode. Det er noe av det første jeg som regnskapsfører setter opp for en ny kunde, og det er overraskende enkelt å lage en oversiktlig versjon i Excel. I denne veiledningen viser jeg deg hvordan du bygger et resultatregnskap med inntekter, kostnader og et resultat som regnes ut automatisk – etter den oppstillingen norske selskaper er vant til.

Mange av kundene mine starter med å føre tall i en notatbok eller på løse ark, og oppdager først ved årsslutt at de mangler oversikt over hvordan det egentlig har gått. Et resultatregnskap i Excel løser dette. Du får et levende dokument som oppdaterer seg selv hver gang du legger inn et nytt tall, og du slipper å regne om alt for hånd. Jeg pleier å si til kundene mine at et godt oppsatt resultatregnskap ikke bare er noe revisoren vil ha – det er ditt eget styringsverktøy. Når du ser tallene tydelig, tar du bedre beslutninger om priser, innkjøp og bemanning.

Det fine med Excel er at du bygger arket én gang, og så gjenbruker du det måned etter måned og år etter år. Du kan kopiere kolonner for å sammenligne perioder, du kan legge inn budsjett ved siden av de faktiske tallene, og du kan trekke ut nøkkeltall med noen få formler. I det følgende går vi gjennom oppbygningen trinn for trinn, ser på et konkret eksempel med tall, og jeg deler de feilene jeg oftest ser hos dem som setter opp dette selv for første gang.

Oppbygningen av et resultatregnskap

Et resultatregnskap følger en fast logikk: du starter med inntektene, trekker fra de ulike kostnadene trinn for trinn, og ender opp med resultatet. De viktigste nivåene er driftsinntekter, driftskostnader, driftsresultat, finansposter og til slutt resultat før skatt. Denne rekkefølgen er ikke tilfeldig – den er bestemt av regnskapsloven, og den gjør at både du, banken og Skatteetaten leser tallene på samme måte. Når du bruker de samme begrepene som alle andre, blir det enklere å sammenligne deg med bransjen og lettere å forklare tallene for en utenforstående.

1. Sett opp radene. Salgsinntekter, andre driftsinntekter, varekostnad, lønnskostnad, avskrivninger, andre driftskostnader, finansinntekter og finanskostnader. Jeg anbefaler at du bruker kolonne A til ledetekstene og kolonne B til beløpene, slik at formlene blir enkle å lese. Sett gjerne av en egen rad med fet skrift for hvert delsum-nivå, så ser du tydelig hvor driftsinntekter slutter og driftskostnader begynner.
2. Summer driftsinntektene. Med =SUM(B3:B4) får du sum driftsinntekter. Her legger du sammen salgsinntekter og eventuelle andre driftsinntekter, for eksempel leieinntekter eller tilskudd som hører til den vanlige driften. Husk at alle beløp skal være eksklusive merverdiavgift.
3. Summer driftskostnadene. Med =SUM(B6:B9) får du sum driftskostnader. Dette området bør dekke varekostnad, lønnskostnad, avskrivninger og andre driftskostnader. Pass på at summeringsområdet faktisk omslutter alle kostnadsradene – det er her de fleste feilene oppstår når man senere legger til nye rader.
4. Regn ut driftsresultatet. Driftsresultat er =driftsinntekter-driftskostnader. Dette tallet forteller deg hvordan selve driften går, uavhengig av hvordan virksomheten er finansiert. Et positivt driftsresultat betyr at kjernevirksomheten din tjener penger.
5. Legg til finanspostene. Resultat før skatt blir =driftsresultat+finansinntekter-finanskostnader. Finansinntekter er typisk renter på bankinnskudd, mens finanskostnader er renter på lån. Når disse er med, har du det tallet som danner grunnlaget for skatteberegningen.
6. Beregn skatt og årsresultat. Til slutt trekker du fra beregnet skatt for å komme frem til årsresultatet med =resultat_før_skatt-beregnet_skatt. Det er årsresultatet som til slutt enten deles ut som utbytte eller settes av til egenkapital i balansen.

Et tips fra praksis: legg ledetekstene i én kolonne og bruk navngitte celler eller tydelige cellereferanser i formlene. Da kan du lese formelen =driftsinntekter-driftskostnader nesten som vanlig norsk, og du oppdager raskt om noe peker feil. Jeg navngir alltid de viktigste cellene, fordi det gjør arket mye lettere å vedlikeholde et halvt år senere når detaljene har gått i glemmeboken.

Eksempel på et resultatregnskap

I dette eksempelet er sum driftskostnader kr 1 630 000, og driftsresultatet blir derfor kr 220 000. Har selskapet i tillegg kr 5 000 i renteinntekter og kr 25 000 i rentekostnader, blir resultat før skatt kr 200 000. Legger du inn tallene i Excel, regner formlene dette ut for deg automatisk, og du ser umiddelbart hvordan en endring i en enkelt post slår ut på bunnlinjen.

Et utvidet eksempel med finansposter og skatt

La oss ta eksempelet et steg videre, slik jeg ofte gjør når jeg går gjennom tallene med en kunde. Vi tar utgangspunkt i driftsresultatet på kr 220 000 og legger til hele veien ned til årsresultatet, så du ser hele oppstillingen samlet.

Her ser du at finanspostene trekker resultatet ned med netto kr 20 000, fordi rentekostnadene er høyere enn renteinntektene. Resultat før skatt blir kr 200 000, beregnet skatt blir =200000*0,22 som gir kr 44 000, og årsresultatet ender på kr 156 000. I Excel setter du opp denne kjeden med formler som peker på hverandre, slik at hele oppstillingen oppdaterer seg når du endrer ett enkelt tall lenger opp. Det er nettopp denne automatikken som gjør et regneark så mye bedre enn å regne for hånd – du kan teste hva som skjer hvis salget faller med ti prosent, eller hvis lønnskostnaden øker, og se svaret med en gang.

Regn ut margin og skatt

For å se hvor lønnsom driften er, kan du regne ut driftsmarginen med =driftsresultat/driftsinntekter og formatere cellen som prosent. I eksempelet over blir marginen om lag 11,9 %. Vil du anslå skatten, ganger du resultat før skatt med satsen for alminnelig inntekt: =resultat_før_skatt*0,22 gir en beregnet skatt på kr 44 000.

Driftsmarginen er ett av de viktigste nøkkeltallene jeg ser på, fordi den forteller hvor mye av hver krone i omsetning som blir igjen som driftsresultat. En margin på 11,9 % betyr at du sitter igjen med nesten tolv øre per krone du selger for, før renter og skatt. Du kan også regne ut bruttofortjeneste med =(driftsinntekter-varekostnad)/driftsinntekter for å se hvor mye du tjener før de faste kostnadene, og lønnsandelen med =lønnskostnad/driftsinntekter for å holde øye med hvor stor del av inntektene som går til lønn. Når du følger disse tallene måned for måned, oppdager du trender lenge før de blir et problem.

Forskjellen på resultatregnskap og balanse

Et spørsmål jeg får ofte, er hvorfor man trenger både et resultatregnskap og en balanse. Svaret er at de svarer på to ulike spørsmål. Resultatregnskapet svarer på «hvordan gikk det i perioden?» – det viser inntekter og kostnader over et tidsrom, for eksempel et år eller en måned. Balansen svarer på «hvordan står det til akkurat nå?» – den viser hvilke eiendeler virksomheten eier og hvilken gjeld og egenkapital den har på et bestemt tidspunkt.

De to henger sammen: årsresultatet du regner ut nederst i resultatregnskapet, flyttes over til egenkapitalen i balansen. Et overskudd øker egenkapitalen, et underskudd reduserer den. Derfor er det viktig at de to oppstillingene holdes adskilt i hvert sitt ark, men bygger på de samme bilagene. Forstår du denne sammenhengen, forstår du i grunnen hele regnskapet.

Bruk IFERROR for trygge formler

Når du regner ut nøkkeltall som margin, kan du få feilmeldingen #DIV/0! hvis inntekten er null. Unngå det ved å pakke formelen inn: =IFERROR(driftsresultat/driftsinntekter,0). Da viser cellen 0 i stedet for en feilmelding i måneder uten omsetning, noe som gjør arket penere å se på og lettere å skrive ut.

Vanlige feil

• Blander resultatregnskap og balanse. Resultatregnskapet viser inntekter og kostnader i en periode, mens balansen viser eiendeler og gjeld på et tidspunkt. Hold dem i hvert sitt ark.
• Glemmer avskrivninger. Investeringer i utstyr skal fordeles over flere år som avskrivninger, ikke føres som en kostnad i sin helhet det året de kjøpes.
• Fører MVA som inntekt eller kostnad. Merverdiavgift er ikke en del av resultatet. Beløpene i resultatregnskapet skal være eksklusive MVA.
• Summerer feil område. Legger du til en ny kostnadsrad utenfor =SUM()-området, blir den ikke regnet med, og resultatet blir for høyt. Et godt grep er å sette inn nye rader midt i området i stedet for nederst, slik at =SUM() automatisk utvider seg.
• Skriver finanskostnader som positivt tall i en formel som trekker fra. Hvis du både legger inn rentekostnaden med minustegn og lar formelen trekke den fra, ender du opp med å legge den til. Bestem deg for én konvensjon, og hold deg til den i hele arket.
• Bruker semikolon i formler. I norske Excel-installasjoner kan listeskilletegnet variere, og blander du sammen komma og semikolon, får du gjerne en feilmelding. Hold deg til den separatoren Excel forventer på din maskin, og test at formelen faktisk regner ut et tall.

Ofte stilte spørsmål

Hva er forskjellen på driftsresultat og resultat før skatt?

Driftsresultatet viser hvordan selve driften går, før renter og andre finansposter. Resultat før skatt tar i tillegg med finansinntekter og finanskostnader, men ikke selve skatten.

Hvilken skattesats skal jeg bruke?

Alminnelig inntekt for selskaper skattlegges med en fast sats. Legg satsen i en egen celle i arket, så er det enkelt å oppdatere hvis den endres i et statsbudsjett.

Kan jeg bruke samme oppsett for et enkeltpersonforetak?

Ja, oppbygningen er den samme, men i et enkeltpersonforetak beregnes ikke selskapsskatt på samme måte – overskuddet skattlegges hos innehaveren. Selve resultatoppstillingen kan likevel gjenbrukes.

Hvor ofte bør jeg oppdatere resultatregnskapet?

Jeg anbefaler at du oppdaterer det minst én gang i måneden, gjerne samtidig som du fører bilagene og avstemmer banken. Da har du alltid ferske tall å styre etter, og årsoppgjøret blir mye enklere fordi du ikke må gå tilbake og lete. Med formler på plass er selve oppdateringen unnagjort på noen minutter.

Hva gjør jeg hvis resultatet blir negativt?

Et negativt resultat, altså et underskudd, betyr at kostnadene har vært høyere enn inntektene i perioden. I Excel vises det helt enkelt som et negativt tall, og du kan gjerne formatere cellen slik at negative beløp får rød skrift. Et underskudd ett enkelt år er ikke nødvendigvis krise, men det er et tydelig signal om at du bør se nærmere på enten prisene, kostnadene eller omsetningen.

Vil du ha et ferdig oppsett, kan du laste ned malen vår for resultatregnskap med radene allerede på plass, eller bruke regnskap-malen for å føre bilagene som ligger til grunn.