Leverandørliste Excel Mal

1. Fyll ut leverandørene dine i arket Leverandører. Start med navn, kontaktperson, organisasjonsnummer, by og e-post, så får du et fullstendig register.
2. Legg inn avtaletype, startdato, fornyelsesdato og årlig avtaleverdi. Da ser du raskt hvilke avtaler som er løpende og hva de koster deg per år.
3. Marker om leverandøren er MVA-registrert, og skriv inn betalingsbetingelser. Det hjelper deg å kontrollere fakturaer og forventet kontantutgang.
4. Bruk status, risikonivå og kvalitetsvurdering til å prioritere oppfølging. En leverandør med høy verdi og svak kvalitet bør behandles før en liten engangsleveranse.
5. Sjekk kolonnen for fornyelse <90 dager jevnlig. Den er nyttig når du vil samle forhandlinger og unngå automatisk fornyelse på dårlige vilkår.
6. Gå inn i Oppsummering og Kategorier og vurdering for å se totaler og fordeling. Da får du rask kontroll på leverandørmassen uten å bla rad for rad.
7. Oppdater arket én gang i måneden, gjerne samtidig med fakturabehandling eller månedsavslutning. Da holder leverandørlisten seg levende i stedet for å bli et gammelt register.

Arket Leverandører er hoveddelen i malen. Her registrerer du alt fra lev-ID og leverandørnavn til kontaktperson, org.nr., by, e-post, telefon, kategori og tjeneste eller produkt.

For en håndverkerbedrift med 4 faste leverandører og 6 sesongleverandører er dette ofte nok til å få kontroll på hvem som leverer hva, og når avtaler må fornyes. Hvis du betaler 850 000 kr i årlig avtaleverdi til én IT-leverandør og 120 000 kr til en annen, ser du raskt hvor de viktigste kostnadene ligger.

Feltene som gir deg mest verdi

De mest nyttige kolonnene i praksis er avtaletype, startdato, fornyelsesdato, betalingsbetingelser, status og risikonivå. Da ser du både hva du har kjøpt, hva det koster og hvilke avtaler som krever oppfølging før de ruller videre.

Når dette sparer deg mest tid

Malen er spesielt nyttig ved månedsavslutning, ved budsjettarbeid og når du skal vurdere om en leverandør skal fornyes eller byttes. Med 20–30 leverandører er det fort gjort å miste oversikten uten et slikt register.

Leverandørlisten er praktisk å bruke sammen med fakturaoppfølging og bokføring. Når du har organisasjonsnummer, MVA-status og betalingsbetingelser samlet, blir det lettere å kontrollere om fakturaen er riktig før du betaler.

For norske virksomheter er det normalt standard MVA 25 % på vanlige varer og tjenester, mens enkelte varer og tjenester har andre satser. En leverandørfaktura på 12 000 kr ekskl. MVA gir 3 000 kr i MVA ved 25 %, og da ser du med en gang om beløpet stemmer med det du forventer.

Opplysninger som er nyttige ved kontroll

Fakturaen bør kunne kobles mot riktig leverandør, og du vil ofte ha nytte av å notere kommentarfeltet når noe avviker. Det er særlig nyttig når du håndterer flere avtaler med samme leverandør, for eksempel en fast driftsavtale og en separat konsulentpakke.

Praktisk vurdering av betalingsbetingelser

Betalingsbetingelser på 30 dager netto er vanlig, men for en liten bedrift med stram likviditet kan det være bedre å samle leverandører med kortere frist først. En månedlig fakturastrøm på 250 000 kr kan fort spise opp buffer hvis flere store fakturaer forfaller samtidig.

Den vanligste feilen er at fornyelsesdatoen ikke føres opp, og så går en avtale videre ett år til på gamle vilkår. På en avtale til 90 000 kr i året kan bare en prisøkning på 8 % koste deg 7 200 kr før du i det hele tatt har rukket å forhandle.

En annen klassiker er manglende kontroll av org.nr. og MVA-status, som gjør at du må rydde opp etterpå. Hvis du har 15 leverandører og 3 av dem er feilregistrert, blir det fort ekstra tid på fakturakontroll, kreditnotaer og forklaring til regnskapet.

Når risikovurdering faktisk betyr noe

Feltet for risikonivå er ikke pynt. Hvis en leverandør står for kritiske leveranser og du markerer den som lav risiko uten begrunnelse, kan du bli overrasket når en forsinkelse stopper hele produksjonen eller prosjektet.

Kostnaden ved dårlig oppfølging

En feilbestilling eller en avtale som renner videre kan være dyrere enn selve malarbeidet. En liten bedrift som bruker 2 timer ekstra per uke på å lete etter riktig leverandørinfo, taper over 100 timer i året — omtrent 2,5 arbeidsuker.

Kostnaden ved dårlig oppfølging blir ofte enda tydeligere når oversikten også må stemme med lageret; en varetelling excel mal gir et ryddig grunnlag for å kontrollere beholdning, avvik og leverandørinformasjon i samme arbeidsflyt.

Den enkleste måten å bruke malen på er å oppdatere den samtidig som du behandler inngående fakturaer. Når du allerede åpner fakturaen i regnskapet, tar det bare noen minutter å kontrollere status, fornyelsesdato og kommentarfelt.

Sett av en fast dag hver måned, for eksempel samme dag som du gjør månedsavslutning eller følger opp bankpostene. Har du 10 nye leverandører i løpet av en måned, er det mye enklere å registrere dem med én gang enn å hente informasjon i etterkant.

Tre grep som gjør arket levende

• Kopier forrige måneds kontroll og oppdater bare det som har endret seg.
• Bruk datofelt konsekvent, så slipper du å gjette når avtaler utløper.
• Marker leverandører med fornyelse <90 dager før de blir akutt relevante.

Når du har vokst ut av Excel

Har du mange titalls leverandører, flere avdelinger og godkjenningsflyt, begynner et eget innkjøps- eller regnskapssystem ofte å gi mer verdi enn et regneark. Da er Excel fortsatt nyttig som kontrolliste, men ikke som hovedsystem.

Når leverandørlisten blir en kontrolliste, passer en lagerstyring excel mal godt som neste steg for å holde oversikt over varer, påfyll og avvik i samme arbeidsflyt.