Innkjøpsplan Excel Mal

1. Åpne arket Innkjøpsplan og gå gjennom eksempelradene før du begynner. Eksemplene viser blant annet bærbare PC-er, kontorstoler, skrivere og programvarelisenser.
2. Bytt ut eksempeldataene med dine egne varer eller tjenester. Fyll inn varenavn, kategori, leverandør, bestillingsdato og forventet leveringsdato.
3. Registrer antall og enhetspris. Kontroller at total pris og budsjettbeløp stemmer med tilbudet, ordrebekreftelsen eller intern kostnadsramme.
4. Oppdater status når innkjøpet går fra planlagt til bestilt og videre til mottatt. Bruk Merknad til å notere del-leveranser, avtalt pris eller manglende dokumentasjon.
5. Velg prioritet for hver rad. Sett Høy på innkjøp som stopper drift eller prosjekt hvis de blir forsinket.
6. Åpne Dashboard (bilde 2) etter oppdateringen for å kontrollere totalsummene og fordelingen. Bruk visningen i et innkjøpsmøte eller ved månedlig budsjettoppfølging.
7. Les Veiledning (bilde 3) hvis du er usikker på en kolonne. Lagre en ny kopi per prosjekt eller år dersom du vil beholde historikken separat.

En innkjøpsplan er mest nyttig når flere personer bestiller varer, eller når leveringen må samordnes med et prosjekt. I et håndverksfirma kan kontoransvarlig registrere verktøy, verneutstyr og materialer før neste prosjekt starter. I en nettbutikk kan innkjøperen bruke planen til å følge varer med lang ledetid, mens en kasserer i et idrettslag kan samle innkjøp av drakter, kioskvarer og utstyr.

Arket Innkjøpsplan (bilde 1) begynner med Nr, Vare/Tjeneste, Kategori og Leverandør. Deretter følger Bestillingsdato og Forventet levering, før Antall, Enhetspris, Total pris og Budsjett viser den økonomiske siden. De siste kolonnene er Avvik, % av budsjett brukt, Status, Prioritet og Merknad.

Et eksempel fra et håndverksfirma

Tenk deg en tømrermester med fire ansatte som skal kjøpe 15 bærbare PC-er til 8 500 kr per stykk. Selve varekostnaden er 127 500 kr før eventuell frakt og MVA, men en intern budsjettramme kan være høyere dersom skjermer, tilbehør og oppsett skal med. I planen kan innkjøpet få prioritet Høy og forventet levering 20.01.2026.

Ved månedsskiftet kan tømrermesteren filtrere på status Bestilt og kontrollere om leveranser som skulle komme i januar faktisk er mottatt. Det er mer presist enn å lete i e-post, særlig når fem eller ti leverandører er involvert.

Når planen bør oppdateres

Oppdater planen når en bestilling legges inn, når leverandøren endrer datoen og når varene er kontrollert mot pakkseddelen. Dashboard (bilde 2) passer til ukentlige innkjøpsmøter, mens Veiledning (bilde 3) er nyttig når en ny medarbeider overtar oppfølgingen.

En innkjøpsplan erstatter ikke bilaget eller regnskapssystemet. Etter bokføringsloven må virksomheten kunne dokumentere kjøpet med et ordnet bilag, og primærdokumentasjon skal som hovedregel oppbevares i 5 år. Bruk derfor Merknad til å notere ordrenummer eller hvor dokumentasjonen ligger, men oppbevar selve fakturaen i godkjent bilagsarkiv.

Kontroller MVA før du sammenligner budsjett og faktisk kostnad. Standardsatsen er 25 %, mens mat og drikke normalt har 15 % og persontransport, overnatting og kino normalt har 12 %. En vare til 10 000 kr eksklusive MVA blir 12 500 kr inklusive 25 % MVA. Dersom virksomheten er MVA-registrert og kjøpet gjelder avgiftspliktig aktivitet, kan inngående MVA normalt fradragsføres på riktig måte.

Bestilling, faktura og mottak

Be om faktura med korrekt leverandørnavn, organisasjonsnummer, fakturanummer, fakturadato, leveringsinformasjon og spesifisert MVA. Ved kjøp til offentlig sektor må leverandøren normalt sende EHF-faktura. Innkjøpsplanen bør vise bestillingen, mens regnskapet må vise den endelige fakturaen og betalingen.

For et innkjøp på 50 000 kr eksklusive MVA er beløpet 62 500 kr inklusive 25 % MVA. Registrer ikke 50 000 kr som total kostnad dersom budsjettet ditt er satt opp inklusive MVA. Ta en fast beslutning om budsjettet skal vises eksklusive eller inklusive MVA; for en MVA-registrert virksomhet er eksklusive MVA vanligst når fradragsretten er sikker.

Beløpsgrenser og godkjenning

Sett en intern godkjenningsgrense, for eksempel 10 000 kr, selv om lovverket ikke gir én felles grense for alle virksomheters innkjøp. Et kjøp på 25 000 kr bør ha dokumentert bestilling, attestasjon og kontroll mot mottatt vare. For større anskaffelser bør du i tillegg lagre tilbud og avtale sammen med bilaget.

For å dokumentere at det som er attestert faktisk er mottatt, er en vareopptellingsmal nyttig når du skal avstemme bilagene mot det som ligger på lager.

Den dyreste feilen er ofte ikke feil pris i én rad, men at bestillingen aldri blir registrert. En prosjektleder kjøper 20 stoler, en annen bestiller skjermer, og begge tror den andre har kontroll. Uten én felles plan kan bedriften sitte med 40 stoler til 2 200 kr, altså 88 000 kr før MVA, selv om behovet bare var 20.

Ulik pris og manglende avvik

Et annet problem oppstår når enhetspris skrives inn fra tilbudet, mens leverandørens faktura inneholder frakt eller prisøkning. Hvis budsjettet er 140 000 kr og fakturaen ender på 151 000 kr, er avviket 11 000 kr, eller 7,9 % av budsjettet. Det bør forklares i Merknad før fakturaen godkjennes.

Ikke bland innkjøpsstatus med betalingsstatus. En vare kan være Mottatt uten at fakturaen er betalt. Hvis statusen bare betyr at varen er kommet, bør forfallsdato og betaling følges i regnskapssystemet, ikke presses inn i dette arket.

Datoer som blir foreldet

Forventet levering er et planleggingstall, ikke et bevis på mottak. Når en leverandør flytter levering fra 20.01.2026 til 03.02.2026, må datoen oppdateres samme dag. Ellers kan prosjektlederen planlegge bemanning og produksjon rundt en vare som ikke finnes på lager.

En glemt leverandørfaktura på 30 000 kr kan også gi feil periodisering og for lavt kostnadsbilde i måneden. Ved årsavslutning må du avstemme åpne bestillinger mot fakturaer, pakksedler og eventuelle kreditnotaer. Det tar langt mindre tid å kontrollere ti aktive rader hver fredag enn å rekonstruere 80 bestillinger i desember.

Endelig bør du kontrollere at MVA-beløpet er riktig. På et kjøp til 40 000 kr eksklusive 25 % MVA er inngående MVA 10 000 kr. En feil eller manglende dokumentasjon kan derfor påvirke både resultatet og MVA-meldingen med 10 000 kr.

En innkjøpsplan fungerer først når den har en fast eier og et fast tidspunkt. Legg kontrollen til fredagen før lønnskjøring eller til den første arbeidsdagen i måneden. Da kan du oppdatere bestillinger før ledelsen ser på likviditet og resultat.

Lag en enkel kontrollsyklus

• Hver fredag: oppdater nye bestillinger, leveringsdatoer og status.
• Før månedsslutt: sammenlign Total pris, Budsjett og Avvik for åpne innkjøp.
• Ved mottak: kontroller antall mot pakkseddel og marker varen som mottatt først når kontrollen er gjort.
• Ved månedsmøte: åpne Dashboard (bilde 2) og noter de tre største avvikene.

Bruk Veiledning (bilde 3) som intern arbeidsbeskrivelse. Skriv gjerne inn hvem som godkjenner kjøp over 10 000 kr, og hvor tilbud og ordrebekreftelser skal lagres. Det gjør rutinen mindre sårbar når den vanlige innkjøperen er borte.

Unngå at inntastingen glir ut

Bruk samme skrivemåte for kategorier og status hver gang. Hvis én rad har IT-utstyr og en annen har IT utstyr, kan en kategorisammendrag bli misvisende. I Excel kan du bruke datavalidering med faste valg og betinget formatering som farger forfalte leveranser.

Ikke lag en ny fil for hver uke. Behold én plan per prosjekt eller kalenderår, og legg inn en tydelig kopi ved årsavslutning. En plan med 60 aktive innkjøp bør fortsatt være håndterbar; når du passerer flere hundre rader, har mange brukere eller trenger godkjenning, lagerstyring og automatisk kobling mot ERP, bør du gå over til et ordentlig innkjøps- eller regnskapssystem.

Når du passerer flere hundre rader og trenger lagerstyring og automatisk kobling mot ERP, blir en lagerstyringsmal et naturlig neste steg.