Inventarliste Excel Mal

1. Fyll inn første rad med inventarlinjer i arket Inventar. Start med en enkel ID, for eksempel INV-001, så du får en fast nummerering.
2. Legg inn kategori, produktnavn, serienummer, ansvarlig og lokasjon. Det gjør det mye lettere å finne igjen utstyret når noe mangler eller skal kontrolleres.
3. Registrer innkjøpsdato, innkjøpspris og levetid i år. Da kan du følge verdien over tid og se hva som bør byttes ut først.
4. Oppdater status og kontrolldatoer når utstyr flyttes, repareres eller tas ut av bruk. Det er her inventarlisten faktisk blir nyttig i hverdagen.
5. Bruk arkfanen Dashboard til å få en rask oversikt over total verdi og fordeling. Det er enklere enn å telle manuelt i en lang liste.
6. Les Instruksjoner hvis du vil ha en kort rutine for hvordan du fyller ut og vedlikeholder listen måned for måned.

En inventarliste brukes når du vil ha kontroll på utstyr som har verdi, flytter på seg eller må følges opp jevnlig. I små virksomheter er det ofte daglig leder, kontoransvarlig eller økonomiansvarlig som fyller den ut, mens et idrettslag kan bruke den til å holde styr på PC-er, drakter, høyttalere og annet fellesutstyr.

Med 20 linjer utstyr er det lett å se mønstre, men med 200 linjer blir behovet for struktur mye tydeligere. Har du for eksempel 4 servicebiler, 12 håndverktøy og 18 bærbare PC-er, er det stor forskjell på å søke i et regneark og å lete i e-post og papirnotater.

Dette ser du i arket Inventar

Arket Inventar er selve registreringen. Bildet viser kolonner for blant annet inventar-ID, kategori, produktnavn, serienummer, ansvarlig, lokasjon, innkjøpsdato, innkjøpspris og status, slik at du kan følge hvert objekt fra kjøp til avhending.

Når listen faktisk sparer deg tid

Hvis du driver et firma med 25 enheter og bruker 10 minutter per uke på å finne riktig utstyr, blir det over 8 timer i året. En ryddig inventarliste kutter den tiden kraftig, spesielt når du også bruker sortering og filtrering i Excel.

Dashboardet gir kjapt overblikk

Bilde 2 viser Dashboard, der du får en mer komprimert oversikt enn i selve registreringsarket. Det er nyttig når du vil se total verdi, antall registrerte enheter og hvilke statuskategorier som dominerer, uten å gå rad for rad.

For inventar som inngår i regnskapet, må du følge bokføringsloven og holde orden på bilag, anskaffelsesdato og dokumentasjon. Primærdokumentasjon skal oppbevares i 5 år, og for mange virksomheter betyr det at du må kunne vise hva utstyret kostet og når det ble kjøpt.

I et AS må inventar vurderes inn i regnskapet, og du får ofte bruk for avskrivning når anskaffelsen har varig verdi. Kjøper du for eksempel 5 bærbare PC-er à 12 000 kr, blir total anskaffelseskost 60 000 kr, og du bør ha en plan for levetid og årlig verdireduksjon i stedet for å la alt bli stående som en uoversiktlig kostnad.

Når MVA og dokumentasjon betyr noe

Har du registrert virksomheten for MVA, skal kjøp og eventuelle fradrag kunne spores i bilagene dine. Ved ordinær sats på 25 % betyr en anskaffelse på 20 000 kr ekskl. MVA at fakturaen viser 5 000 kr i MVA, og da må både varen og bilaget være lett å finne igjen senere.

Skatteetaten bryr seg om sporbarhet

Skatteetaten forventer at du kan vise hvem som har hatt ansvar for utstyret, og hva det ble brukt til. Derfor er kolonnene for ansvarlig, lokasjon, avdeling og kommentar mer enn bare ryddighet; de gir deg dokumentasjon når noen spør hvorfor en PC er avskrevet, flyttet eller byttet ut.

Den vanligste feilen er at du bare skriver inn navn og pris, men dropper serienummer, lokasjon og status. Da står du plutselig med 14 like skjermer i listen, men ingen vet hvilken som er ødelagt, hvem som bruker dem, eller når de sist ble kontrollert.

En annen klassiker er at innkjøpspris og nåverdi ikke oppdateres. Har du et lager av utstyr til 180 000 kr som egentlig skulle vært nedskrevet over 3 år, blir tallene fort misvisende hvis alt fortsatt står til full verdi etter 5 år.

Feil som koster tid i hverdagen

Hvis 6 ansatte leter etter feil laptop i 15 minutter hver, mister du 1,5 time på én hendelse. Gjør du dette 2 ganger i måneden, er det 36 timer i året som går bort på dårlig struktur i stedet for kontroll.

Når dokumentasjonen blir for svak

Har du ingen kontrolldatoer eller kommentarhistorikk, blir det vanskelig å forklare avvik ved revisjon eller intern gjennomgang. Både i små AS og i frivillige organisasjoner ser jeg at det er akkurat dette som skaper størst trøbbel: utstyr finnes, men ingen kan vise når det sist ble sjekket eller hvem som har ansvaret.

Ikke la listen bli et ark du glemmer

En inventarliste som ikke oppdateres, er bare en gammel utskrift i digital form. Når den brukes riktig, blir den et arbeidsverktøy; når den brukes dårlig, blir den fort en liste over ting du tror du har.

Når listen først brukes som arbeidsverktøy, blir neste steg ofte å holde oversikt over beholdning og påfyll i en mal for lagerstyring.

Den enkleste måten å få bruk ut av malen på er å knytte oppdateringen til en fast dato. Mange gjør dette samtidig med månedsavslutning, intern kontroll eller første arbeidsdag etter ferie, fordi det allerede er en rutine de følger.

Har du 30 nye poster i året, tar det kanskje bare 2-3 minutter per post å holde listen oppdatert. Det betyr under 2 timer i året for en struktur som kan spare deg for langt mer når noe skal finnes igjen eller dokumenteres.

Gode vaner som holder arket levende

• Kopier forrige rad når du registrerer nytt utstyr, så slipper du å skrive samme oppsett flere ganger.
• Bruk datavalidering på status og avdeling hvis mange skal fylle ut arket.
• Sett betinget formatering på utstyr som mangler neste kontroll eller har gått ut på levetid.
• Oppdater arket samme dag som du kjøper, flytter eller avhender inventar.

Når du bør gå videre til system

Har du hundrevis av enheter, mange lokasjoner eller behov for automatisk kobling mot regnskap og vedlikehold, er et eget system ofte bedre enn et regneark. For de fleste små bedrifter holder likevel Excel lenge, så lenge du faktisk bruker det jevnlig.

Når registreringen vokser til hundrevis av enheter og flere som fyller ut arket, er det ofte samme arbeidsflyt som trengs videre i en bestillingsliste.