Feriebudsjett Excel Mal

1. Åpne arket Feriebudsjett og skriv inn reiseperiode, reisemål og egne budsjettposter. Start med alle kostnader du allerede kjenner, som fly, hotell og leiebil.
2. Gå gjennom kolonnene Nr, Kategori, Beskrivelse, Sted og Dato. Bytt ut eksempelradene med dine egne bestillinger og planlagte aktiviteter.
3. Skriv forventet kostnad i Planlagt beløp. Bruk samme enhet hele veien, for eksempel kroner per bestilling eller samlet beløp for fem hotellnetter.
4. Etter hvert kjøp fyller du inn beløpet i Faktisk kostnad. Sammenlign med Differanse for å se om du har brukt mer eller mindre enn planlagt.
5. Velg Ja eller Nei i Betalt-kolonnen, og bruk Status og Kommentar til å notere om noe er bestilt, ubetalt eller endret.
6. Åpne Sammendrag for å kontrollere totalbildet. Bruk Veiledning når du er usikker på hvilke felt som skal fylles ut eller hvordan malen er bygget opp.
7. Lagre en kopi med et tydelig filnavn, for eksempel Feriebudsjett_Familie_Vestlandet_2026.xlsx, før du gjør større endringer.

Et feriebudsjett passer best når mange små kostnader skal vurderes samlet. En familie på fire kan bruke det før sommerferien til å sammenligne fly, hotell, leiebil, måltider og aktiviteter. Et par som skal på storbyferie, får også nytte av å skille mellom forhåndsbetalte bestillinger og forbruk som først oppstår på reisen.

I arket Feriebudsjett (bilde 1) ligger utgiftene i kolonner fra Nr og Kategori til Kommentar. Eksempelraden Fly til Bergen har planlagt beløp 3 500 kr og faktisk kostnad 3 800 kr, mens Leiebil er budsjettert til 1 200 kr og endte på 1 100 kr. Du ser dermed ikke bare totalsummen, men også hvilke kjøp som driver avviket.

Før bestillingene blir dyre

En selvstendig næringsdrivende som planlegger en uke fri, kan legge inn fly, hotell og transport før kalenderen fylles. Med fem hotellnetter til 6 000 kr, fly til 3 500 kr og leiebil til 1 200 kr er 10 700 kr bundet opp før mat og aktiviteter er regnet med. Det er et langt bedre utgangspunkt enn å oppdage totalsummen på kredittkortfakturaen.

For kontoransvarlige som organiserer firmatur, kan kolonnen Sted brukes til å skille Bergen og Voss, mens Dato viser når kostnaden oppstår. En privatperson kan bruke samme oppsett for en helgetur på 8 000 kr eller en familieferie på 45 000 kr. Forskjellen ligger bare i antall rader.

Mens ferien pågår

Fyll inn Faktisk kostnad så snart du har kvitteringen eller ser beløpet i nettbanken. Hvis restaurantbesøket er planlagt til 2 500 kr, men koster 2 900 kr, er avviket 400 kr. Da kan du velge en rimeligere aktivitet senere i stedet for å miste kontrollen mot slutten av reisen.

Arket Sammendrag (bilde 2) gir et samlet kontrollpunkt, mens Veiledning (bilde 3) forklarer arbeidsboken. For de fleste er det enklest å registrere kostnaden samme kveld, ikke samle 20 kvitteringer i en skuff etter hjemkomst.

Et privat feriebudsjett har ingen egen rapporteringsplikt til Skatteetaten, men regnearket bør fortsatt skille tydelig mellom planlagte og faktiske beløp. Det gjør det enklere å kontrollere bankkonto, kredittkort og eventuelle forskuddsbetalinger. Et ferieutlegg er ikke automatisk en fradragsberettiget kostnad bare fordi du har lagret det i Excel.

Reiser du privat, skal du normalt ikke føre hotell, restaurant eller fly som kostnad i virksomhetens resultatregnskap. En eier av et ENK som kombinerer en privat ferie med to kundemøter, må kunne dokumentere den næringsrelaterte delen særskilt. Feriebudsjettet kan gi oversikt, men erstatter ikke bilag, reiseregning eller kravene etter bokføringsloven.

MVA og kvitteringer på reisen

Prisene i feriebudsjettet kan være brutto beløp, altså det du faktisk betaler. MVA på norske kjøp er normalt 25 %, mens mat og drikke har 15 % og persontransport og overnatting har 12 %. Dette betyr ikke at du som privatperson skal beregne MVA selv; beløpene er allerede inkludert i prisen du betaler.

En nettbutikk eller et selskap kan ha andre behov enn en familie. Dersom et AS betaler en reise som faktisk er en firmatur, må formål, deltakere og bilag dokumenteres. En kostnad på 12 000 kr inkludert 12 % MVA inneholder omtrent 1 286 kr MVA, men fradrag krever at virksomheten har rett til fradraget og at kjøpet gjelder avgiftspliktig virksomhet.

Valuta, kort og betalingsdato

Ved utenlandsreise bør du registrere beløpet i norske kroner etter det som faktisk belastes kontoen. En hotellreservasjon på 10 000 kr kan bli 10 240 kr etter valutapåslag og kortgebyr. Skriv gjerne gebyret i Kommentar, men bruk totalsummen som faktisk kostnad.

Betalt-kolonnen er nyttig fordi en bestilling kan være budsjettert uten å være belastet. Har du 30 000 kr i planlagte kostnader, men bare betalt 12 000 kr før avreise, må resten fortsatt dekkes av tilgjengelig likviditet. Det er derfor bedre å styre etter betalingstidspunkt enn bare etter reisedato.

Den dyreste feilen i et ferieark er sjelden én stor bestilling. Det er summen av avvik som ikke blir oppdaget: 300 kr ekstra på tre restaurantbesøk, 500 kr i bagasjegebyr, 700 kr i drivstoff og 1 200 kr mer for hotell. På én uke har et budsjett på 25 000 kr vokst med 3 300 kr, eller 13,2 %.

Planlagt beløp blir stående urørt

Mange fyller inn planlagt beløp før reisen, men lar Faktisk kostnad stå tomt. Da ser arket pent ut, men det forteller ikke hva ferien faktisk koster. Når restaurantbesøket i eksempeldataene går fra 2 500 kr til 2 900 kr, bør du registrere 2 900 kr samme dag og bruke differansen på 400 kr til å justere resten.

En annen feil er å legge hele hotelloppholdet på én dato uten å beskrive antall netter. Skriv heller Hotell 5 netter i Beskrivelse, slik malen gjør, og kontroller at 6 200 kr faktisk gjelder hele oppholdet. Et beløp på 6 200 kr delt på fem netter er 1 240 kr per natt, noe som gjør sammenligningen med et annet hotell enklere.

Betalt betyr ikke nødvendigvis ferdig

En rad med Betalt = Ja kan fortsatt ha en senere kostnad. Leiebil kan for eksempel være betalt ved henting, mens bom, drivstoff eller egenandel kommer etterpå. Bruk Kommentar til å notere slike forbehold, ellers kan et budsjett på 18 000 kr se ferdig ut selv om 1 500 kr fortsatt mangler.

Feil kategori gjør også Sammendrag mindre nyttig. Legger du fly i Aktiviteter i stedet for Transport, blir det vanskeligere å se hvor pengene går. Hold deg til kategoriene Transport, Overnatting, Mat og drikke, Aktiviteter og Shopping, og opprett bare en ny kategori når den faktisk skal brukes flere ganger.

For mange desimaler og kopierte rader

Beløp bør vises som hele kroner eller kroner med to desimaler, ikke som lange Excel-tall. En beregning som viser 399,999999 kr skaper unødvendig tvil, selv om den reelle kostnaden er 400,00 kr.

Kontroller også Nr-kolonnen når du kopierer en rad. To rader med nummer 7 kan føre til at du tror en kostnad mangler. En rask kontroll av dato, kategori, faktisk kostnad og Betalt før hjemreise tar fem minutter og kan spare flere tusen kroner.

Den samme gjennomgangen blir enda enklere når alle poster samles i en utgiftsoversikt, slik at dato, kategori, faktisk kostnad og betalt kan sammenlignes før hjemreise.

Et ferieark fungerer bare når du bruker det på samme tidspunkt hver gang. Legg inn bestillinger straks de er gjort, og sett av ti minutter hver kveld til å registrere dagens kjøp. For en familie med 12 kostnadsposter før avreise og 8 kjøp per dag i en uke betyr det opptil 68 registreringer; da er korte rutiner viktigere enn avansert budsjettering.

Lag to faste kontrollpunkter

Før avreise kontrollerer du alle rader med planlagt beløp og Betalt-status. Under reisen fyller du inn faktisk kostnad og kontrollerer Sammendrag annenhver dag. Hvis en tur er budsjettert til 32 000 kr og du har brukt 19 000 kr etter fire av sju dager, bør du vurdere om de siste tre dagene må holdes under 4 333 kr per dag.

• Bruk én rad per bestilling eller kjøp, ikke én samlet rad for hele ferien.
• Skriv sted og dato med én gang, mens informasjonen fortsatt er tilgjengelig.
• Legg kvitteringer i én mappe på mobilen og bruk Kommentar for korte forklaringer.
• Oppdater faktisk kostnad før du bestiller neste større aktivitet.

Tilpass uten å ødelegge oppsettet

Du kan endre eksempelteksten Sommerferie Vestlandet 2026 og legge til egne rader. Behold kolonneoverskriftene, særlig Planlagt beløp, Faktisk kostnad og Differanse, slik at sammendraget fortsatt bygger på riktig struktur. I norsk Excel kan en enkel differanse beregnes med HVIS, for eksempel =HVIS(G4="";"";G4-F4), dersom du lager en egen kopi og vil skjule tomme resultater.

Ikke bruk tid på å bygge et eget regnskapssystem for én ferie. Når du har flere enn rundt 100 kostnadsposter, flere valutaer eller flere personer som registrerer samtidig, er en delt app eller økonomiløsning ofte mer praktisk enn Excel. For en vanlig ferie på 20–70 poster er denne malen enklere og raskere.

For en vanlig ferie på 20–70 poster er denne malen enklere og raskere, mens et husholdningsbudsjett passer bedre når utgiftene skal følges opp over lengre tid.