Utgiftsoversikt Excel Mal

1. Åpne arket Utgifter og gå gjennom eksempelradene. Slett dem når du har forstått oppsettet, eller erstatt dem med dine egne poster.
2. Før inn dato i formatet DD.MM.ÅÅÅÅ, og velg en passende kategori som bolig, mat, transport eller strøm.
3. Skriv en kort beskrivelse av hva betalingen gjelder, for eksempel husleie januar eller dagligvarer.
4. Registrer betalingsmetode, budsjettert beløp og faktisk utgift. Bruk beløp i kroner med to desimaler ved behov.
5. Kontroller kolonnene Avvik (kr), Avvik (%) og Status. En faktisk utgift på 5 200 kr mot et budsjett på 4 500 kr gir 700 kr i avvik.
6. Åpne Dashboard og se hvilke kategorier og beløp som skiller seg ut. Bruk oversikten når du planlegger neste måned.
7. Les Veiledning før du endrer kolonnenavn eller formler, og lagre en kopi før du starter på en ny måned.

En familie med to inntekter bruker ofte en utgiftsoversikt når lønnen kommer inn, og på nytt mot slutten av måneden. Da kan dere sammenligne husleie, mat, transport og strøm med det dere faktisk betalte, i stedet for å stole på et omtrentlig tall fra nettbanken.

En familie som budsjetterer 4 500 kr til mat, men registrerer 5 200 kr, ser straks et avvik på 700 kr. Det er mer nyttig enn bare å vite at matkontoen er brukt, fordi beløpet kan justeres før neste handleuke.

Privatpersoner får oversikt over de variable kostnadene

Faste utgifter som husleie, forsikring og abonnementer er enkle å huske. Det er gjerne småkjøp, klær, kino, streaming og kontantbetalinger som gjør at likviditeten blir dårligere enn planlagt. I arket Utgifter kan du føre en kinokveld på 890 kr, en vinterjakke på 1 290 kr eller månedlig sparing på 3 000 kr.

Bilde 1 viser hvordan hver post får egen dato, kategori og beskrivelse. Det gjør det mulig å sortere etter måned eller kategori uten å lete gjennom kontoutskrifter linje for linje.

Små foretak og foreninger bruker den som intern kontroll

En selvstendig næringsdrivende med ENK kan bruke malen til å følge kontorrekvisita, telefon og reiseutgifter før bilagene bokføres. En kasserer i et idrettslag kan sammenligne budsjettet for drakter og cuper med faktiske betalinger gjennom sesongen.

Bruker du malen til en håndverksbedrift, kan 4 ansatte og 12 000 kr i månedlige verktøyutgifter raskt gi et tydelig avvik. Oversikten er likevel en intern arbeidsliste, ikke et komplett regnskap med bilag, kontoplan og avstemming.

Dashboard gir et raskt kontrollpunkt

Bilde 2 viser Dashboard-arket, der du kan se den samlede utviklingen og fordelingen mellom kategorier. Bruk det når du avslutter måneden: Hvis totalen er 32 000 kr mot et budsjett på 29 000 kr, bør du undersøke hvilke poster som forklarer de 3 000 kronene.

For privatøkonomi finnes det ikke et generelt krav om at du må føre alle kjøp i Excel. Du bør likevel ta vare på kvitteringer for kjøp med garanti, reklamasjonsrett og forsikring. En utgiftsoversikt dokumenterer hva du selv har registrert, men erstatter ikke kvitteringen.

Bruker du arket i næring, gjelder bokføringsloven. Primærdokumentasjon skal som hovedregel oppbevares i 5 år, og bokføringen skal være ordnet og etterprøvbar. En kostnad på 2 500 kr for verktøy bør derfor ha et bilag med dato, selger, beløp og hva kjøpet gjelder.

Skill intern oversikt fra bokført regnskap

En virksomhet som er registrert i MVA-registeret må dokumentere inngående og utgående merverdiavgift. Standardsatsen er 25 %, mens mat og drikke normalt har 15 %. Ved omsetning over 50 000 kr i løpet av 12 måneder skal virksomheten normalt registreres i MVA-registeret, og MVA-meldingen leveres annenhver måned via Altinn.

Eksempel: En faktura på 1 250 kr inklusive 25 % MVA består av 1 000 kr kostnad og 250 kr MVA. I denne malen kan du føre totalbeløpet som faktisk utgift, men selve regnskapet må splitte beløpet riktig mellom kostnad og inngående MVA.

Bilagene må kunne kobles til kostnaden

For et AS, ENK eller en forening bør du bruke kolonnen Beskrivelse sammen med et bilagsnummer i egne rutiner. Ikke før bare diverse utgifter på 8 000 kr; del heller beløpet i konkrete poster og oppbevar dokumentasjonen i 5 år.

En utgiftsoversikt er best som kontroll før bokføring. Den bør ikke brukes som eneste grunnlag for skattemelding, årsregnskap eller MVA-melding, fordi arket ikke erstatter kravene til spesifikasjon, dokumentasjon og avstemming.

Den dyreste feilen er ofte ikke en feil formel, men at en betaling aldri blir registrert. Et abonnement på 799 kr kan trekkes hver måned uten at det synes i budsjettet. Etter 12 måneder er det 9 588 kr som mangler i oversikten, og sparebeløpet ser bedre ut enn det faktisk er.

Småkjøp gjør månedsbudsjettet misvisende

Kontantkjøp og kortbetalinger på 120, 180 og 260 kr virker ubetydelige hver for seg. Ti slike kjøp på 180 kr blir 1 800 kr, og kan forklare hvorfor mat- eller annet-kategorien ligger langt over budsjettet selv om ingen enkeltbetaling ser dramatisk ut.

En annen feil er å føre en kredittkortbetaling som ny utgift etter at kjøpene allerede er registrert. Da blir samme kostnad telt to ganger. Før kjøpet som utgift, og bruk kredittkortbetalingen som betaling av saldo i privat oversikt.

Feil fortegn og tomme budsjetter gir feil status

Hvis faktisk utgift er 2 100 kr og budsjettet er 1 800 kr, skal avviket være 300 kr. En negativ verdi eller et manglende budsjettbeløp kan få status til å se bedre ut enn den er. Kontroller derfor alltid at beløpene er positive og at budsjettkolonnen er fylt ut før du vurderer prosenttallet.

Avviket på strøm i januar-eksempelet er 300 kr, eller 16,7 % over budsjettet. Hvis du bare ser på totalen, kan denne ene posten forsvinne blant mange andre; Dashboard gjør det enklere å finne kategorien som bør undersøkes.

Virksomheter må ikke blande bilag og private kjøp

En næringsdrivende som fører et privat restaurantkjøp som firmakostnad, kan få fradraget underkjent ved kontroll. Et manglende bilag på 2 000 kr gir ikke bare dårlig oversikt, men kan også føre til feil kostnad, feil MVA-fradrag og mer arbeid ved årsavslutningen.

For sen eller mangelfull rapportering kan i tillegg gi tvangsmulkt eller renter. Bruk derfor malen til å oppdage avvik, men kontroller alltid relevante bilag før beløp brukes i regnskap eller rapportering til Skatteetaten.

Regnearket fungerer best når du registrerer utgifter på et fast tidspunkt, ikke når du tilfeldigvis husker det. Sett av 15 minutter hver søndag til å hente transaksjoner fra banken og føre dem i Utgifter, og bruk den første dagen i måneden til å kontrollere forrige måneds total.

Koble kontrollen til en rutine du allerede har

Privatpersoner kan gå gjennom arket samtidig som de betaler regninger. En selvstendig næringsdrivende kan gjøre det før bilag sendes til regnskapsføreren, mens en kasserer kan kontrollere oversikten før styremøtet. For virksomheter bør kontrollen være ferdig før bokføring og før eventuell MVA-melding annenhver måned.

• Marker faste kostnader som husleie, forsikring og abonnement med samme kategori hver måned.
• Bruk korte, gjenkjennelige beskrivelser, som strøm januar eller dagligvarer uke 3.
• Kontroller at alle poster med faktisk utgift også har et budsjettbeløp.
• Lagre en datert kopi når måneden er avsluttet, slik at du kan se utviklingen senere.

Gjør inntastingen rask og konsekvent

Kopier forrige måneds struktur, men kontroller datoer og beløp før du bruker den videre. Ikke kopier gamle faktiske utgifter blindt: En husleie på 12 000 kr kan være fast, mens strøm, mat og transport må vurderes på nytt.

Bruk kategoriene som allerede finnes i malen, og unngå varianter som mat, dagligvarer og matvarer hvis du vil ha en samlet kategori i Dashboard. Etter tre måneder med 40 poster per måned har du 120 datapunkter som gir et langt bedre grunnlag for budsjett enn én tilfeldig gjennomgang.

Vit når Excel ikke er nok

Går virksomheten over til flere ansatte, mange bilag eller MVA-pliktig omsetning, bør du bruke et regnskapssystem med bilagsflyt og avstemming. Når du bruker mer enn én time hver uke på manuell kontroll, er det vanligvis mer effektivt å automatisere enn å utvide regnearket.

Når kontrollen allerede tar mer enn én time i uka, er det ofte like nyttig å ha et husholdningsbudsjett til privat økonomi som en enkel parallell til regnskapet.