Budsjett Excel Mal

1. Åpne arket Budsjett og fyll inn postene dine i de relevante feltene. Bruk tall fra forrige periode hvis du vil starte med et realistisk utgangspunkt.
2. Sjekk MVA-sats tabellen og bruk den til å plassere kostnader riktig. En markedsføringskostnad på 10 000 kr med 25 % MVA gir 2 500 kr i inngående MVA.
3. Fyll inn månedsbeløp for hver kostnadspost. Hvis du har 12 000 kr i abonnementer per år, kan du legge inn 1 000 kr per måned.
4. Gå til arket Oppsummering og kontroller totalsummene. Der ser du raskt om budsjettet er i balanse eller om du må stramme inn på enkelte poster.
5. Bruk arket Veiledning hvis du er usikker på hvordan postene skal forstås eller hvordan du bør oppdatere budsjettet hver måned.
6. Oppdater malen fast, for eksempel den første virkedagen i måneden. Da blir det lettere å sammenligne budsjett med faktisk utvikling over tid.

Arket Budsjett er selve arbeidsflaten i malen. Øverst står tittelen BUDSJETT 2026 — NORSK VIRKSOMHET, og under ligger en egen MVA-sats tabell med kostnadstyper som lønn, markedsføring, kontorleie, IT-lisenser og reiser.

Tabellen viser blant annet 0,00 for lønn og kontorleie, 0,25 for markedsføring og IT-lisenser, og 0,12 for reisekostnader. Det er nyttig når du skal vurdere om 40 000 kr i markedsføring gir 10 000 kr i inngående MVA, mens 40 000 kr i lønn ikke gir MVA i det hele tatt.

Hvem bruker et slikt ark

Dette er typisk for deg som driver ENK, sitter med økonomien i et lite AS, eller er kontoransvarlig i et firma med 3–10 ansatte. Har du 300 ordrer i måneden, 4 ansatte eller flere faste abonnementsutgifter, er det mye enklere å budsjettere i Excel før du flytter alt over i et system.

Når malen er mest nyttig

Den brukes ofte ved månedsstart, ved årsplanlegging og når du vil sjekke om omsetningen tåler faste kostnader. Hvis du budsjetterer 120 000 kr i faste utgifter og bare har 140 000 kr i forventet inntekt, ser du med en gang at likviditeten blir trang.

Med så liten margin blir det også nyttig å sette opp en egen spareoversikt for å se hvor mye som faktisk kan settes av hver måned.

Som hovedregel er standard MVA 25 %, mens mat og drikke har 15 % og persontransport, overnatting og kino har 12 %. Du blir MVA-registreringspliktig når omsetningen passerer 50 000 kr i løpet av 12 måneder, og da skal MVA-melding leveres annenhver måned via Altinn.

I budsjettet betyr det at du bør skille mellom kostnader med og uten MVA allerede når du legger inn tallene. Kjøper du IT-lisenser for 8 000 kr eksklusive MVA, blir totalbeløpet 10 000 kr, og du kan normalt føre 2 000 kr som inngående MVA hvis kostnaden er fradragsberettiget.

Hvorfor dette er viktig i et Excel-budsjett

Hvis du budsjetterer brutto i stedet for netto, blir tallene fort misvisende. Et foretak med 600 000 kr i årlig omsetning og 100 000 kr i innkjøp med 25 % MVA kan få 25 000 kr i inngående MVA, men bare hvis postene er riktig delt opp fra start.

Hva jeg ville gjort i praksis

For de fleste små foretak er det smartest å budsjettere netto i driftsdelen og legge MVA som en egen kontrollpost. Da ser du bedre hva som faktisk er kostnad, og du slipper å blande skattepengene med driften.

Den vanligste feilen er å legge inn for lave faste kostnader fordi du glemmer abonnementer, forsikring eller reiser. Mangler du bare 2 000 kr i måneden, er du 24 000 kr for lav på årsbasis, og det merkes fort på resultatregnskapet.

En annen klassiker er å bruke feil MVA-sats på posten. Legger du 25 % MVA på en kostnad som egentlig skal være 12 %, blir budsjettet for høyt med 13 prosentpoeng, og du ser feil bilde av kontantbehovet ditt.

Når tallene begynner å skli

Har du 50–100 linjer og oppdaterer dem sjelden, blir budsjettet fort et ark du ikke stoler på. Et firma med 4 ansatte og 8 faste kostnadstyper kan tåle litt manuell styring, men når du passerer 200 bilag i måneden, må du være langt mer konsekvent.

Det som koster mest

Den dyreste feilen er å budsjettere omsetning optimistisk og kostnader forsiktig. Hvis du forventer 1 200 000 kr i inntekter, men ender på 1 050 000 kr, samtidig som kostnadene blir 980 000 kr, er det bare 70 000 kr igjen før skatt og avgifter.

Det enkleste er å oppdatere malen samtidig som du gjør månedsavslutning eller forbereder A-melding og annen kontroll. Har du 45 000 kr i månedslønn til én ansatt, kan du samtidig sjekke om budsjettet fortsatt tåler lønnskostnaden, arbeidsgiveravgift og feriepenger.

Bruk samme faste tidspunkt hver måned, gjerne den første eller femte virkedagen. Da blir budsjettet en del av rutinen i stedet for et prosjekt du begynner på og glemmer etter to uker.

Tre grep som gjør arket enklere å bruke

• Kopier forrige måned og oppdater bare avvikene.
• Bruk faste poster for leie, abonnementer og lønn, slik at du slipper å skrive inn alt på nytt.
• Kontroller at månedsbeløpene summerer seg riktig før du går videre til oppsummeringen.

Når du bør gå videre fra Excel

Hvis du har mange brukere, tett integrasjon mot faktura eller lønn, eller flere enn 10 000 transaksjoner i året, er et økonomisystem ofte bedre enn et regneark. For små og mellomstore foretak er denne malen likevel et godt sted å starte, særlig når du vil ha kontroll uten å bygge noe stort.

Når økonomien først skal følges tett, er det ofte lurt å bruke en egen nedbetalingsplan for å se hvordan avdrag og renter utvikler seg over tid.