Kjørebok Excel Mal

1. Åpne arket Kjørebok og før inn én tur per linje. Bruk dato, sjåfør, formål, fra, til, type tur, kilometer, bom/parkering, bilnummer og kommentar.
2. Kontroller at sats kr/km er riktig før du bruker malen. Hvis du fører refusjon, må satsen være lik for alle turene du vil sammenligne.
3. Legg inn alle yrkesreiser fortløpende. Da blir det mye enklere å dokumentere kjøringen enn hvis du fyller inn tre uker i etterkant.
4. Bruk arket Sammendrag til å se totalsummer for kilometer, refusjon og tilleggsutgifter. Det gir deg et raskt bilde av måneden eller året.
5. Les arket Instruksjoner hvis du er usikker på hva som skal stå i formålsfeltet, eller hvordan du skiller mellom privat og jobbrelatert kjøring.
6. Lagre en kopi for hver måned eller hvert år hvis du vil holde historikken ryddig. Da blir det enklere å finne tilbake til turer ved kontroll eller avstemming.
7. Ved behov kan du bruke dataene videre i regnskapet eller lønnsgrunnlaget, men hold selve kjøreboken oppdatert først. Det er alltid enklest å føre den tett på faktisk bruk.

En kjørebok er for deg som må kunne vise hvorfor bilen ble brukt, hvor langt du kjørte, og hva turen kostet. I denne malen fører du én linje per tur med dato, sjåfør, formål, fra, til, kilometer og eventuelle bom- eller parkeringskostnader.

Det er særlig nyttig for deg som driver ENK, har bil i et AS, eller sitter med lønn og utlegg i en liten virksomhet. Har du 20 yrkesturer i måneden med et snitt på 18 km, blir det 360 km; med en sats på 5,00 kr per km gir det 1 800 kr i refusjon før eventuelle tillegg.

Hvem bruker den mest

En håndverker med fire ansatte, en konsulent som kjører mellom kunder, eller en kasserer som skal dokumentere utlegg til idrettslaget, har nytte av samme struktur. Når du først får inn rutinen, slipper du å gjette på om en tur var privat eller jobbrelatert når du skal oppsummere måneden.

Hva du ser i arkene

Arket Kjørebok er selve innføringen, Sammendrag samler totalene, og Instruksjoner forklarer felt for felt. Det gjør malen enkel å bruke også når du kommer tilbake etter noen uker og må finne fram igjen uten å lese alt på nytt.

Et konkret eksempel

Hvis en montør kjører 14 turer på 26 km i snitt, lander du på 364 km. Med 3,50 kr per km og 220 kr i bom/parkering i løpet av måneden får du et oversiktsgrunnlag på 1 494 kr, og du kan se hva som er ren kjøregodtgjørelse og hva som er faktiske utlegg.

Et slikt månedsgrunnlag kan også føres inn i budsjettoversikten for å få med både kjøregodtgjørelse og faktiske utlegg i samme oppstilling.

For at kjøreboken skal ha verdi, må den vise dato, formål, start- og stoppsted, kilometer og hvem som kjørte. Det er dette som gjør at dokumentasjonen henger sammen med bokføringskravene, og du bør oppbevare underlaget i 5 år etter bokføringsloven for primærdokumentasjon.

Skal du bruke kjøreboken som grunnlag for kjøregodtgjørelse, er det lurt å følge statens satser per km og føre turene fortløpende. Et enkelt regneeksempel er nyttig: 1 200 km i måneden med en sats på 5,00 kr per km gir 6 000 kr, og da ser du med én gang om summen stemmer mot det du faktisk skal betale ut eller trekke fra.

Hva Skatteetaten typisk ser etter

Skatteetaten vil normalt se etter sammenheng mellom turene, formålet og virksomheten din. En kjørebok uten formål eller uten destinasjon blir fort svak, særlig hvis du bruker bilen både privat og i jobb.

Når du bør være ekstra nøye

Ved blandet bruk av bil i AS eller ENK er det bedre å føre alt med en gang enn å forsøke å rekonstruere turene senere. Har du 3–4 turer om dagen, blir det 60–80 registreringer i måneden, og da er faste felter og jevn føring mye mer verdt enn lange forklaringer i ettertid.

Min klare vurdering

For de fleste små virksomheter er det enklest å bruke én fast mal med samme kolonner hele året, heller enn å ha ulike notater i mobilen, kvitteringer og e-poster. Når tallene står likt hver gang, blir det også mye lettere å kontrollere refusjon, avstemme utlegg og forklare reisen senere.

Den vanligste feilen er at du fyller inn for lite: bare kilometer og ikke formål, eller bare formål og ikke start- og sluttsted. Da mister du dokumentasjonen, og en kontroll kan gjøre at du må betale tilbake refusjon eller bruke tid på å bygge saken opp på nytt.

En annen klassiker er at folk samler turene i slutten av måneden. Har du 25 turer å rekonstruere, og bruker 4 minutter per tur, mister du allerede rundt 100 minutter bare på å gjette deg fram til riktige opplysninger.

Feil på sats og summering

Hvis du bruker feil sats, blir refusjonen feil fra første tur. Forskjellen mellom 5,00 kr og 5,50 kr per km er 0,50 kr; på 2 000 km i året er det 1 000 kr i avvik, og det merkes fort når du skal avstemme kostnadene.

Feil som gjør kontrollen svak

Du bør også passe på at bilnummer, sjåfør og dato faktisk hører sammen. En kjørebok som viser 8 turer for samme bil, men 3 ulike biler i kommentarfeltet, gir et rotete spor som er mye vanskeligere å forsvare enn en ren og enkel linje per tur.

Hva det koster deg i praksis

Det som koster mest er ofte ikke selve beløpet, men tiden som forsvinner når du må forklare, rette og lete. En liten feil i én måned kan bli til flere timer arbeid ved årsavslutning, særlig hvis du samtidig skal hente tall til regnskap, lønn eller privat skattemelding.

Den beste måten å få brukt kjøreboken på er å føre turene samme dag som du kjører dem. Legg det inn som en vane etter arbeidsdagen, eller rett etter at du fyller drivstoff, så slipper du å huske detaljer i etterkant.

Hvis du har 10 turer i uken og bruker 1 minutt per tur når du fører fortløpende, er du ferdig på rundt 10 minutter. Venter du til fredag og må lete etter formål, adresser og bomutlegg, kan samme jobb fort ta 30–40 minutter.

Grep som gjør arket enklere å bruke

• Kopier forrige måneds ark når du starter en ny periode.
• Bruk faste kolonner slik at du alltid vet hvor dato, km og refusjon står.
• Sett av en fast kontrolltid, for eksempel samtidig med bilag eller lønnskjøring.
• Farg feil eller manglende felt tydelig, så du ser hva som må fylles ut.

Når du har vokst ut av regnearket

Hvis du har mange biler, mange sjåfører eller behov for automatisk integrasjon mot regnskap, er det ofte bedre å gå videre til et kjørebok- eller flåtesystem. Da slipper du dobbeltføring, og du får bedre kontroll når volumet nærmer seg flere hundre registreringer i måneden.

Ved så store volum blir det ofte også nødvendig å ha en oversikt over kunder som gjør registreringene enklere å holde orden på.