Varetelling Excel Mal

1. Start i arket Varetelling og legg inn vare-ID, navn, kategori, lokasjon og måleenhet. Det er disse feltene som gjør at du finner igjen varen når du skal lete etter avvik.
2. Fyll inn bokført beholdning og talt beholdning for hver vare. Ved 120 enheter i bokført tall og 113 telt, ser du direkte et avvik på 7 enheter.
3. Legg inn innkjøpspris per enhet. Da kan malen regne ut verdien av avviket, for eksempel 7 enheter × 85,00 kr = 595,00 kr.
4. Bruk statusfeltet til å markere om varen er ok, må kontrolleres eller har avvik. Det gjør det lettere å sortere ut de linjene som krever oppfølging.
5. Gå videre til Sammendrag og kontroller totalene. Her ser du raskt om du har mange små avvik eller noen få store poster som betyr mest i kroner.
6. Bruk arket Instruks når flere skal telle. Det er enklere å få lik praksis hvis alle følger samme rekkefølge og samme definisjoner for enhet og lokasjon.
7. Lagre en kopi etter hver telling, slik at du har dokumentasjon for senere kontroll. Det er spesielt nyttig ved årsavslutning og hvis du må forklare et avvik i etterkant.

Varetelling handler om å sammenligne det som står i regnskapet med det som faktisk ligger på lager. Når du teller 248 enheter, men systemet viser 261, har du et avvik på 13 enheter som må forklares før perioden lukkes.

For en butikk med 300 varelinjer kan du ofte finne 80 % av verdien i 20 % av varene. Derfor er det smart å bruke et ark som viser bokført beholdning, talt beholdning, differanse og verdiavvik på samme linje.

Hvem bruker slike ark i praksis

Det er ofte innehaveren av et ENK, daglig leder i et AS, lageransvarlig i en nettbutikk eller kontoransvarlig i et håndverkerfirma som sitter med dette. En rørleggerbedrift med 4 ansatte kan for eksempel telle rørdeler, ventiler og koblinger en fredag ettermiddag før månedsavslutningen.

Hva du ser i arket varetelling

I malen ligger kolonnene fra vare-ID til kommentar i én sammenhengende tabell. Det gjør at du kan føre 40 varer på samme skjermbilde uten å hoppe mellom ark, og du ser raskt hvilke linjer som har avvik over 5 %.

Et lite tall eksempel

Hvis du har 60 stk på bok og teller 57 stk med innkjøpspris 120,00 kr, blir verdiavviket 360,00 kr. Slike tall er ofte små nok til å virke uviktige, men 15–20 slike linjer kan fort bli flere tusen kroner i lageravvik.

Et lager som brukes i regnskapet må kunne dokumenteres, og bilagene skal oppbevares i 5 år etter bokføringsloven for primærdokumentasjon. For mange små foretak er det nettopp varetellingen som blir beviset på at beholdningen er kontrollert og at avvik er fulgt opp.

Når varen har betydning for resultatregnskap og balanse, må du være konsekvent med prisgrunnlaget. Hvis du bruker 85,00 kr som enhetspris på 100 enheter, blir lagerverdien 8 500,00 kr; hvis du i stedet bruker 92,00 kr, øker verdien til 9 200,00 kr.

FIFO og verdiansettelse

I mange varelagre er FIFO-prinsippet praktisk fordi de eldste varene tas ut først. Det passer særlig godt i butikk og detaljhandel der du har varer med kort levetid eller tydelig innkjøpshistorikk.

Når du bør være ekstra nøye

Ved årsavslutning er det normalt å telle hele lageret og ikke bare stikkteste. Har du 1 200 varelinjer og et gjennomsnittlig avvik på bare 9,50 kr per linje, kan totalen likevel bli 11 400,00 kr, og det er nok til å flytte resultatet merkbart.

Praktisk vurdering av metode

For små og mellomstore lagre er det enklest å bruke ett ark per telling og skrive inn avvik direkte. Det er ofte bedre enn å bygge et tungt system hvis du bare teller noen få ganger i året og trenger oversikt, ikke avansert logistikk.

Den vanligste feilen er at du teller i feil enhet. Hvis du fører 12 pakker som om det var 12 stk, men hver pakke faktisk inneholder 6, blir lageret feil med faktor 6 og avviket blir straks langt større enn du tror.

En annen klassiker er at innkjøpsprisen er gammel. Hvis varen er kjøpt inn for 74,00 kr, men du teller den med en intern pris på 58,00 kr, blir verdien for lav med 16,00 kr per enhet, og 150 enheter gir et feilgrep på 2 400,00 kr.

Små avvik som blir dyre

Mange lar små differanser ligge fordi de ser ubetydelige ut. Ti varer med 4 enheter i avvik og 90,00 kr i enhetspris gir 3 600,00 kr i samlet verdiavvik, og det er ofte nok til at du bør ettergå mottak, svinn eller feilleveranser.

Hva som ofte går galt i praksis

Det er også lett å glemme ansvarlig og telle dato. Uten disse feltene blir det vanskelig å finne ut hvem som telte hva, og da mister du den sporbarheten du trenger når du skal forklare tallene for regnskapsfører eller revisor.

Klar anbefaling

For de fleste bedrifter er det bedre å registrere avvik med én gang enn å samle dem opp til slutten av året. Da slipper du å lete i gamle varetellinger når du allerede har 40 andre oppgaver i månedsavslutningen.

Når du skal følge opp hvem som telte hva og når, er en vaktplan en praktisk måte å holde ansvar, datoer og bemanning samlet på samme sted.

Den enkleste måten å få varetelling til å bli brukt på, er å koble den til en fast månedlig eller kvartalsvis rutine. Legg den for eksempel rett etter lønnskjøring eller før du sender MVA-meldingen via Altinn, så slipper du at arbeidet blir liggende.

Hvis du teller 1 gang i måneden og bruker 45 minutter per gang, bruker du rundt 9 timer i året. For en nettbutikk med 300 ordre i måneden er det ofte en billigere kontroll enn å bruke flere timer på å rydde opp i feil senere.

Tre grep som gjør arket levende

• Kopier forrige periodes ark, så du slipper å bygge opp varelisten på nytt.
• Bruk faste navn på lokasjon og kategori, så du kan sortere uten rot i skrivemåten.
• Marker avvik med tydelig status, slik at du vet hva som må kontrolleres neste dag.

Når du har vokst ut av regnearket

Har du mange tusen varelinjer, flere lagerlokasjoner og daglige bevegelser, bør du normalt videre til et lager- eller regnskapssystem. Da blir Excel fort et kontrollark, mens selve vareflyten bør ligge et sted med bedre sporbarhet og integrasjon mot faktura og innkjøp.

Flere tusen varelinjer og daglige bevegelser passer godt sammen med en egen lagerstyring excel mal, der sporbarhet, lokasjoner og status kan samles mer ryddig før overgangen til et større system.