Statusrapport Excel Mal - Gratis

1. Åpne arket Instruksjoner og les forklaringene til inputfeltene og beregnede kolonner.
2. Gå til Statusdata og fyll ut de gule feltene fra rad 2. Bruk én rad per aktivitet og gi hver aktivitet en unik Aktivitets-ID.
3. Skriv inn prosjektnavn, aktivitet, ansvarlig, by, startdato og sluttdato. Registrer datoene som DD.MM.ÅÅÅÅ.
4. Velg status fra listen, angi fremdrift mellom 0 % og 100 %, og fyll inn budsjett og akkumulert forbruk i kroner.
5. Velg risikonivå og skriv kommentarer om tiltak, beslutninger eller avhengigheter. Ikke skriv over kolonnene Gjenstående, Avvik, Dager igjen, Tidsstatus eller Økonomistatus.
6. Åpne Sammendrag for å kontrollere totalt antall aktiviteter, gjennomsnittlig fremdrift, budsjett, forbruk, avvik, risiko og diagrammer.
7. Oppdater Statusdata ukentlig, og bruk aktivitetsoppslaget nederst i Sammendrag når du vil finne prosjekt og status for en bestemt ID.

En statusrapport brukes når prosjektleder må forklare hvor arbeidet står, hva som er forsinket og om kostnadene følger planen. I et håndverkerfirma kan kontoransvarlig oppdatere fremdrift hver fredag, mens en prosjektleder i et AS gjerne bruker arket i styringsmøtet hver mandag.

Arket Statusdata passer for både interne prosjekter og leveranser med flere ansvarlige. Du kan føre en aktivitet som Behovsanalyse, Innkjøp eller Utvikling på hver sin rad, med ansvarlig person, by, planlagte datoer og en kort kommentar. I eksempelet i arbeidsboken har Kontorprosjekt Oslo en aktivitet med budsjett på 85 000 kr og forbruk på 82 500 kr. Formelen viser da 2 500 kr som gjenstående beløp.

Fra rådata til styringsinformasjon

Kolonnene L og M beregnes automatisk. Gjenstående er budsjett minus forbruk, mens Avvik er forbruk minus budsjett. Et budsjett på 240 000 kr og forbruk på 198 000 kr gir 42 000 kr gjenstående og et avvik på -42 000 kr, som formelen klassifiserer som Under budsjett.

Fremdrift registreres som en verdi mellom 0 og 1, slik at 0,75 vises som 75 %. Statusdata har også kolonnen Dager igjen, som bruker sluttdato og dagens dato. Når et prosjekt har fire aktiviteter, kan du se både samlet fremdrift og hvilke enkeltaktiviteter som krever oppmerksomhet.

Bildene viser oppbygningen

Bilde 1 viser den brede tabellen på Statusdata, med inputfelt til venstre og beregnede felt mot høyre. Bilde 2 viser Sammendrag med nøkkeltall, diagrammer og aktivitetsoppslag. Bilde 3 viser Instruksjoner, der hver kolonne forklares punkt for punkt.

En statusrapport er ikke et lovpålagt regnskapsdokument, men tallene bør kunne spores til bilag og bokføring. Etter bokføringsloven skal virksomheten bokføre transaksjoner og oppbevare primærdokumentasjon i 5 år. Budsjett og forbruk i malen bør derfor avstemmes mot regnskapssystemet, ikke brukes som erstatning for bilag.

For en MVA-registrert virksomhet må kostnader og inntekter normalt vurderes med riktig merverdiavgiftssats. Standardsatsen er 25 %, mens mat og drikke normalt har 15 %, og persontransport og overnatting normalt har 12 %. En aktivitet med 100 000 kr i kostnad eksklusive MVA kan derfor gi 125 000 kr inkludert 25 % MVA, men statusrapporten bør vise det beløpet virksomheten faktisk bruker som styringsgrunnlag.

Skill mellom budsjett og bokført forbruk

Feltet Budsjett (kr) er den godkjente rammen for aktiviteten. Forbruk hittil (kr) er akkumulert kostnad. Hvis rammen er 450 000 kr og bokført forbruk er 310 000 kr, viser malen 140 000 kr gjenstående og -140 000 kr i avvik.

For prosjektkostnader bør du bruke samme definisjon hver uke: enten beløp eksklusive MVA eller beløp inklusive MVA. Jeg anbefaler eksklusive MVA når virksomheten har fradragsrett, fordi det gjør sammenligning mellom aktiviteter og regnskap enklere.

Frister som påvirker rapporteringen

Har prosjektet ansatte, må lønnsgrunnlag rapporteres i A-meldingen via Altinn innen den 5. hver måned. MVA-meldingen leveres normalt annenhver måned, altså seks terminer i året. Statusrapporten bør oppdateres før disse kontrollpunktene, slik at prosjektansvarlig ser om en kostnad eller leveranse mangler.

Den dyreste feilen er ofte at forbruket oppdateres, mens status og datoer blir stående. Da kan en aktivitet med 310 000 kr i forbruk mot et budsjett på 450 000 kr se økonomisk trygg ut, selv om sluttdatoen er passert. Malen beregner Tidsstatus fra startdato, sluttdato og status, men den kan ikke vite om datoene du har skrevet inn er realistiske.

Feil status gir feil bilde

Formelen setter en aktivitet til Ferdig når du velger Ferdig. Hvis sluttdatoen er passert og status fortsatt er Pågår, blir resultatet Forsinket. En aktivitet som faktisk er ferdigstilt, men står som Pågår, blåser derfor opp antallet åpne aktiviteter i Sammendrag.

En annen feil er å skrive 75 i feltet Fremdrift (%) i stedet for 0,75. Feltet er validert mellom 0 og 1. Skriv 0,75 for 75 %, ikke 75, ellers blir verdien avvist eller tolket feil.

Økonomiavvik blir oversett

Avvik beregnes som forbruk minus budsjett. Med budsjett 85 000 kr og forbruk 92 000 kr blir avviket 7 000 kr, og Økonomistatus blir Over budsjett. Hvis du fører kostnaden på feil aktivitet eller glemmer en leverandørfaktura, vil både avviket og Sammendraget bli misvisende.

Ikke overskriv formelkolonnene L, M, P, Q og R. En slettet formel kan gjøre at én rad viser et fast tall mens resten oppdateres automatisk. Kontroller derfor en rad med kjent eksempel, som 240 000 kr i budsjett og 198 000 kr i forbruk, før rapporten sendes videre.

En statusrapport fungerer best når den oppdateres på et fast tidspunkt, ikke bare før et møte. Legg oppdateringen til fredag ettermiddag eller mandag morgen, og koble den til prosjektmøtet. For et team med 20 aktiviteter bør en ukentlig kontroll av datoer, fremdrift, forbruk og risiko normalt ta langt mindre tid enn å rekonstruere status fra e-post.

Bruk en kort og konsekvent kontroll

• Kontroller at alle nye aktiviteter har Aktivitets-ID, ansvarlig, startdato og sluttdato.
• Oppdater fremdrift som desimaltall, for eksempel 0,50 for 50 %.
• Avstem Forbruk hittil mot bokførte kostnader og kontroller avvik over 0 kr.
• Les gjennom kommentarer og skriv neste tiltak når risikoen er Middels eller Høy.

Et prosjekt med 12 aktiviteter kan for eksempel gjennomgås på 15 minutter: fem minutter til datoer og status, fem minutter til økonomi og fem minutter til risiko og kommentarer. Sammendrag viser deretter hvor mange aktiviteter som er Pågår, Forsinket, Ferdig eller Ikke startet.

Vurder når Excel ikke lenger er nok

Jeg ville brukt denne malen for små og mellomstore prosjekter med opptil 100 aktiviteter og én felles oppdateringsrutine. Når flere personer redigerer samtidig, du trenger historikk for hver uke, eller prosjektet har mange avhengigheter og godkjenninger, bør du gå over til et prosjekt- eller regnskapssystem med tilgangsstyring og endringslogg.

Behold likevel malen som et enkelt rapporteringsformat hvis ledelsen bare trenger en ukentlig status. Lagre en kopi etter hvert styringsmøte, slik at du har et øyeblikksbilde av budsjett, fremdrift og risiko.