Prosjektbudsjett Excel Mal - Gratis

1. Åpne arket Instruksjoner først, og se gjennom kolonneforklaringene og MVA-tabellen.
2. Gå til Prosjektbudsjett og fyll ut de gule inntastingscellene. Start med dato, prosjekt, kategori, beskrivelse, ansvarlig og leverandør.
3. Skriv inn budsjettert beløp eks. MVA i kolonne H, og velg riktig MVA-sats i kolonne I. 25 % er standard for de fleste varer og tjenester.
4. Registrer faktisk kostnad eks. MVA i kolonne L når bilaget eller EHF-fakturaen er mottatt. Ikke overskriv de beregnede kolonnene.
5. Velg betalingsstatus og legg inn en kort kommentar, for eksempel bilagsnummer, fase eller årsak til avvik.
6. Åpne Sammendrag for å kontrollere totalbudsjett, faktiske kostnader, forbruksgrad, poster over budsjett og kategorifordeling. Prosjektvelgeren i H22 kan brukes til å velge prosjekt.
7. Før rapportering eller MVA-arbeid kontrollerer du bilag, MVA-sats og avvik mot regnskapssystemet. Filen er et styringsverktøy, ikke en erstatning for bokføring.

Et prosjektbudsjett passer for en kontoransvarlig i et håndverkerfirma, en regnskapsfører i et AS, en selvstendig næringsdrivende med ENK eller en prosjektleder som må følge kostnader gjennom en leveranse. Behovet oppstår ofte før oppstart, ved månedlig prosjektmøte og når en ny faktura eller intern ressurskostnad registreres.

En tømrermester med fire ansatte kan for eksempel budsjettere prosjektledelse på 85 000 kr eks. MVA, konsulentarbeid på 65 000 kr og programvare på 18 000 kr. Med 25 % MVA blir første posten 106 250 kr inkl. MVA. Hvis faktisk kostnad blir 88 000 kr eks. MVA, viser malen et positivt avvik på 3 750 kr inkl. MVA.

Registrering av hver kostnad

Bilde 1 viser arket Prosjektbudsjett med kolonnene Post-ID, Dato, Prosjekt, Kategori, Beskrivelse, Ansvarlig og Leverandør. Deretter kommer budsjettert beløp, MVA, faktisk beløp, avvik, status, betalingsstatus og Kommentar. Du fyller inn de manuelle feltene, mens kolonnene J, K, M, N, O, P og Q beregnes automatisk.

Oppfølging i sammendraget

Bilde 2 viser et sammendrag med totalbudsjett, faktiske kostnader, totalt avvik, forbruksgrad og antall poster. Kategorivis oppsummering dekker åtte kategorier, mens prosjektoversikten viser blant annet Oslo, Bergen, Trondheim og Stavanger. Dette er bedre enn å vente til årsavslutningen: et avvik på 12 000 kr i januar kan fortsatt håndteres, mens samme avvik ved prosjektslutt ofte er for sent.

Merverdiavgift (MVA) må vurderes for den enkelte kostnaden. Instruksjonsarket viser 25 % som standardsats for de fleste varer og tjenester, 15 % for mat og drikke og 12 % for blant annet persontransport og overnatting. Velg derfor ikke alltid 25 % uten å kontrollere hva bilaget gjelder.

En kostnad på 40 000 kr eks. MVA med 25 % gir 10 000 kr i MVA og 50 000 kr inkl. MVA. Med 12 % blir MVA-beløpet 4 800 kr og totalen 44 800 kr. Malen beregner disse beløpene med formler tilsvarende HVIS og ELLER, men du må selv kontrollere at MVA-behandlingen er riktig.

Bilag og bokføring

Et prosjektbudsjett erstatter ikke kravene i bokføringsloven. Primærdokumentasjon skal normalt oppbevares i 5 år, og kostnaden må kunne knyttes til et bilag. Faktiske kostnader registreres eks. MVA i kolonne L når bilag eller EHF-faktura er mottatt; selve bokføringen skjer i regnskapssystemet.

Registrering og MVA-melding

Virksomheten skal normalt registreres i MVA-registeret når avgiftspliktig omsetning overstiger 50 000 kr i løpet av 12 måneder. Registrerte virksomheter leverer vanligvis MVA-melding annenhver måned via Altinn. Prosjektarket kan hjelpe deg med kontroll av grunnlaget, men tallene må avstemmes mot hovedbok og dokumentasjon før innsending til Skatteetaten.

Min klare anbefaling er å budsjettere og sammenligne eks. MVA når virksomheten har fradragsrett, men samtidig beholde inkl. MVA-kolonnene for likviditetsstyring. Da ser du både kostnaden som belaster resultatet og beløpet som faktisk skal betales til leverandøren.

Den mest kostbare feilen er å registrere faktisk kostnad først når prosjektet er ferdig. Da kan 15 000 kr i ekstra konsulentarbeid, 8 000 kr i frakt og flere små programvarekjøp ha passert uten at noen har tatt stilling til avviket.

Feil MVA og feil sammenligning

Hvis en kostnad på 20 000 kr eks. MVA feilaktig får 25 % i stedet for 12 %, blir totalen i arket 25 000 kr i stedet for 22 400 kr. Forskjellen på 2 600 kr kan gi et misvisende prosjektavvik og føre til at du budsjetterer feil likviditet. Ved MVA-meldingen kan feil fradrag dessuten måtte korrigeres overfor Skatteetaten.

Overskriving av beregnede felt

En annen feil er å skrive manuelt i kolonnene for budsjettert MVA, faktisk MVA, avvik eller status. Da brytes logikken som sammenligner faktisk inkl. MVA med budsjettert inkl. MVA. La formlene stå, og rett heller dato, MVA-sats, budsjett eller faktisk beløp.

Ufullstendige kostnader

Interne timer glemmes ofte fordi det ikke kommer en leverandørfaktura. I eksempelet i arbeidsarket er 85 000 kr til prosjektledelse registrert som personalkostnad, med Intern avdeling som leverandør. Tar du ikke med slike ressurser, kan et prosjekt se lønnsomt ut selv om fire ansatte bruker 160 timer hver.

For sen MVA-melding kan utløse tvangsmulkt, og manglende dokumentasjon kan føre til at fradrag underkjennes. Bruk derfor betalingsstatus til oppfølging, men ikke bruk Betalt som bevis på at kostnaden er bokført eller at MVA-fradraget er godkjent.

Et prosjektbudsjett fungerer bare når registreringen skjer før tallene blir gamle. Sett av 20 minutter hver fredag til å føre nye bilag, interne timer og fakturaer. På mandag kan prosjektansvarlig kontrollere poster med status Over budsjett og kommentere årsaken.

Koble arbeidet til eksisterende frister

Legg en ekstra kontroll inn før lønnskjøring, ved månedsslutt og før fristen for MVA-meldingen. Hvis prosjektet har 30 poster og du bruker ett minutt per post hver uke, tar gjennomgangen omtrent 30 minutter; det er langt mindre enn å rekonstruere kostnadene etter seks terminer.

• Fyll ut dato og prosjekt på samme dag som bilaget mottas.
• Bruk betalingsstatus til å skille Ikke mottatt, Til behandling, Delvis betalt og Betalt.
• Se på forbruksgrad i Sammendrag før du godkjenner nye innkjøp.
• Bruk kommentarer til å forklare engangsavvik, krediteringer og interne kostnader.

Når Excel ikke lenger er nok

Denne filen har 110 registreringsrader. Når du har flere parallelle prosjekter, mange brukere eller behov for kobling mot faktura, lønn og hovedbok, bør du gå videre til et prosjekt- eller regnskapssystem. Det samme gjelder når flere personer redigerer filen samtidig og du ikke lenger kan avstemme hvem som endret en post.

For små prosjekter er Excel likevel mitt klare førstevalg: én arbeidsbok, faste felt og et sammendrag som oppdateres automatisk. Kopier filen per prosjekt eller periode, behold originalen som tom mal, og avstem alltid mot regnskapssystemet før rapportering.