Fakturaoversikt med forfallsdato (betinget formatering)

En oversikt over utestående fakturaer er noe av det viktigste en bedrift kan ha kontroll på. Penger som ikke kommer inn til avtalt tid, er en vanlig årsak til at ellers sunne firmaer får likviditetsproblemer. I denne veiledningen viser jeg deg hvordan du lager en fakturaoversikt i Excel med forfallsdato, og hvordan betinget formatering automatisk markerer fakturaene som har gått over fristen.

Som regnskapsfører ser jeg det samme mønsteret om og om igjen: bedriften har god omsetning på papiret, men kontoen er tom fordi pengene henger fast hos kundene. Et fakturasystem koster gjerne penger og kan føles overdrevet for en liten virksomhet, mens et regneark du eier selv gir deg full oversikt på minutter. Jeg pleier å si til kundene mine at den som vet nøyaktig hvor mye som står ute, og hvilke fakturaer som har passert forfall, allerede har vunnet halve kampen om likviditeten. Resten handler bare om å følge opp i tide.

Det fine med Excel er at du kan starte enkelt og bygge på etter hvert. Du trenger ikke å forstå all matematikken med en gang. Begynn med noen få kolonner, legg inn fakturaene dine, og la formlene og fargene gjøre det tunge arbeidet. Jeg går gjennom alt steg for steg, og jeg forklarer ikke bare hva du skal skrive, men også hvorfor det fungerer som det gjør. Da blir det lettere å tilpasse oversikten til akkurat din bedrift senere.

Slik bygger du fakturaoversikten

1. Lag kolonnene. Fakturanr, Kunde, Fakturadato, Forfallsdato, Beløp, Betalt og Status. Sett gjerne overskriftene i fet skrift på rad 1 og frys den øverste raden, slik at kolonnenavnene står fast når du blar nedover i en lang liste. Jeg anbefaler å holde rekkefølgen på kolonnene fast fra start, for da peker formlene alltid på riktig sted og du slipper å rette opp senere.
2. Regn ut forfallsdato. Med 14 dagers betalingsfrist blir forfallsdatoen =fakturadato+14. Formater begge datokolonnene som DD.MM.ÅÅÅÅ. Excel behandler datoer som tall i bunnen, der hver dag er ett heltall, og derfor kan du rett og slett legge til 14 for å flytte fristen to uker fram. Vil du heller ha 30 dagers frist, bytter du bare ut tallet med =fakturadato+30.
3. Marker betalte fakturaer. Skriv «Ja» i Betalt-kolonnen når pengene er på konto. Vær konsekvent med skrivemåten – skriv alltid «Ja» på samme måte, for formlene skiller mellom «Ja» og «ja» hvis du ikke passer på. En enkel nedtrekksliste med dataregler gjør at du bare kan velge mellom «Ja» og blank, og da unngår du skrivefeil helt.
4. Lag en automatisk status. Med =IF(F2="Ja","Betalt",IF(TODAY()>D2,"Forfalt","Venter")) viser arket selv om fakturaen er betalt, forfalt eller fortsatt innenfor fristen. Formelen leser slik på norsk: hvis Betalt-cellen er «Ja», skriv «Betalt», ellers sjekk om dagens dato har passert forfallsdatoen, og skriv «Forfalt» hvis ja og «Venter» hvis nei. Du trenger aldri å oppdatere denne statusen manuelt; den regner seg selv om hver dag.
5. Summer utestående. Med =SUMIF(F:F,"",E:E) får du totalen for alle fakturaer som ennå ikke er merket som betalt. Dette tallet er gull verdt, for det forteller deg på sekundet hvor mye penger du venter på. Vil du i tillegg vite hvor mye av dette som faktisk har gått over fristen, kan du bruke =SUMIFS(E:E,F:F,"",D:D,"<"&TODAY()), som bare teller med rader der fakturaen verken er betalt eller innenfor fristen.

Eksempel på en oversikt

Beløpene er oppgitt inklusive 25 % merverdiavgift, slik en faktura faktisk lyder. Vil du skille ut MVA-andelen, bruker du =beløp-(beløp/1,25) i en egen kolonne. Trenger du å vise selve avgiftsgrunnlaget uten MVA, regner du det som =beløp/1,25. Dette er nyttig når du senere skal avstemme oversikten mot MVA-meldingen, for da ser du raskt hvilken del av beløpet som er ren omsetning og hvilken del som er avgift du skal videre med til staten.

I eksempelet over ser du at Nordvik AS har en faktura som er forfalt. Det er nettopp en slik rad du vil oppdage med en gang, og det er her den røde fargen fra betinget formatering kommer inn. Berg & Co står som «Venter», altså innenfor fristen, mens Lunde Bygg er kvittert ut som «Betalt». På denne måten kan du på ett blikk se hvem du bør ringe i dag, hvem du kan vente på, og hvem du kan glemme.

Hold styr på likviditeten

En fakturaoversikt er mer enn en liste – den er et tidlig varsel om hvordan det går med pengene dine. Jeg pleier å legge til noen små nøkkeltall øverst eller på et eget sammendragsark, slik at jeg slipper å lese hele listen for å forstå situasjonen. Med =COUNTIF(F:F,"") teller du hvor mange fakturaer som ennå er ubetalte, og med =COUNTIFS(F:F,"",D:D,"<"&TODAY()) ser du hvor mange av dem som faktisk har gått over forfall.

Et tall jeg er spesielt glad i, er gjennomsnittlig forfalt beløp per kunde, men det enkleste og viktigste er likevel å vite hvor mye som forfaller den nærmeste uka. Med =SUMIFS(E:E,F:F,"",D:D,">="&TODAY(),D:D,"<="&(TODAY()+7)) får du summen av alt som forfaller de neste sju dagene. Da kan du planlegge hvilke regninger du selv kan betale, og du unngår å bli overrasket av at to store fakturaer forfaller samtidig.

Purregebyr og forsinkelsesrente

Når en faktura først har gått over fristen, har du lov til å kreve litt ekstra for bryderiet. Jeg anbefaler å bygge dette rett inn i oversikten, så slipper du å regne for hånd hver gang. Forsinkelsesrenten fastsettes to ganger i året av myndighetene og oppgis som en årlig prosent. For en enkel beregning av påløpt rente kan du bruke =beløp*rentesats*(TODAY()-forfallsdato)/365, der rentesatsen legges inn som desimaltall, for eksempel 0,1275 for 12,75 prosent.

I praksis lager jeg en egen kolonne for antall dager på overtid med =IF(AND($F2<>"Ja",$D2<TODAY()),TODAY()-$D2,0), slik at den bare teller dager for fakturaer som faktisk er forfalte og ubetalte. Selve purregebyret er et fast kronebeløp fastsatt i forskrift, så det kan du legge inn som en enkel konstant, for eksempel =IF(AND($F2<>"Ja",$D2<TODAY()),purregebyr,0). Husk at du normalt må sende en purring med et varsel før du kan kreve gebyret, og at fristen i purringen skal være rimelig.

Slik setter du opp betinget formatering

Betinget formatering er det som gjør oversikten levende. Slik markerer du forfalte fakturaer med rødt:

1. Marker området med forfallsdatoer eller hele radene.
2. Gå til «Betinget formatering» og velg «Ny regel» basert på en formel.
3. Skriv regelen =AND($D2<TODAY(),$F2<>"Ja"). Den fargelegger bare rader der forfallsdatoen er passert og fakturaen ikke er betalt.
4. Velg en rød bakgrunnsfarge og bekreft.

Dollartegnet foran kolonnebokstaven ($D2) låser kolonnen, men ikke raden, slik at regelen følger hver rad nedover. Du kan legge til en gul regel for fakturaer som forfaller innen tre dager: =AND($D2-TODAY()<=3,$D2>=TODAY(),$F2<>"Ja"). Da får du et lite varselsystem med tre nivåer: grønt eller hvitt for fakturaer det er god tid til, gult for dem som snart forfaller, og rødt for dem du allerede burde ha fulgt opp.

Et tips jeg gir alle: marker hele radene i stedet for bare datokolonnen når du oppretter regelen, slik at fargen lyser opp på tvers av hele linjen. Da blir kunden, beløpet og fristen uthevet sammen, og oversikten blir mye lettere å lese på avstand. Sørg også for at den røde regelen står over den gule i regellisten, for Excel leser reglene ovenfra og ned og lar den første som passer, vinne. Vil du i tillegg at betalte fakturaer skal tones ned, kan du legge til en regel med =$F2="Ja" som gir dem en grå eller blek skrift, slik at blikket ditt naturlig trekkes mot det som faktisk haster.

Vanlige feil

• Dato lagret som tekst. Da virker verken +14 eller sammenligningen med TODAY(). Sørg for at cellene har ekte datoformat – en dato lagret som tekst venstrejusteres, en ekte dato høyrejusteres.
• Glemmer å låse kolonnen i regelen. Uten $ foran kolonnebokstaven sklir den betingede formateringen ut når den kopieres til flere rader.
• Markerer forfalt selv om fakturaen er betalt. Ta alltid med betalt-vilkåret $F2<>"Ja", ellers lyser også betalte fakturaer rødt.
• Bruker norske funksjonsnavn. I formler skal det stå =IF(...) og =TODAY(), ikke de norske «HVIS» og «IDAG», hvis arket skal åpnes i ulike språkversjoner.
• Skriver «ja» med liten forbokstav. Vilkåret $F2<>"Ja" ser ikke nødvendigvis «ja» som det samme som «Ja» i alle oppsett. Bruk en fast nedtrekksliste, eller test heller om cellen ikke er tom med $F2="", så slipper du å bekymre deg for store og små bokstaver.
• Lar reglene stå i feil rekkefølge. Hvis den gule «forfaller snart»-regelen står over den røde «forfalt»-regelen, kan en faktura som faktisk er over fristen, likevel lyse gult. Dra den røde regelen øverst i regellisten, eller huk av for «stopp hvis sann».

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang betalingsfrist bør jeg sette?

For salg til forbrukere er 14 dager vanlig, mens næringskunder ofte har 14–30 dager. Avtaler du ingenting, gjelder en lovbestemt frist på 30 dager fra kjøper mottok kravet.

Kan jeg kreve purregebyr ved forsinket betaling?

Ja. Etter at fristen er passert kan du sende en purring med et gebyr fastsatt av myndighetene, og beregne forsinkelsesrente. Legg gjerne inn en egen kolonne for dette i oversikten.

Hvordan får jeg arket til å oppdatere status hver dag?

Funksjonen TODAY() regner om hver gang arket åpnes, så statusen er alltid riktig for dagens dato uten at du gjør noe. Hvis du har arket åpent over flere dager, kan du trykke F9 for å tvinge fram en ny beregning, men i praksis holder det å åpne fila om morgenen.

Kan jeg filtrere ut bare de forfalte fakturaene?

Ja, og det anbefaler jeg på det varmeste. Legg arket inn som en tabell, så får du filterknapper på alle overskriftene. Da kan du med ett klikk vise bare radene der Status er «Forfalt», skrive ut listen og bruke den som ringeliste. Når du har ryddet opp, fjerner du filteret og ser hele oversikten igjen.

Hva gjør jeg hvis en kunde betaler bare en del av fakturaen?

Da legger jeg til en kolonne for innbetalt beløp og en for restbeløp. Restbeløpet regner du som =beløp-innbetalt, og du kan la statusformelen se på restbeløpet i stedet, slik at fakturaen står som «Venter» eller «Forfalt» helt til hele summen er på konto. Slik mister du aldri oversikten over delbetalinger.

Vil du komme raskt i gang, kan du laste ned malen vår for faktura for å lage selve fakturaen, og bruke regnskap-malen til å holde oversikt over hva som er betalt.