Pivottabeller for nybegynnere

Pivottabeller er det verktøyet jeg oftest anbefaler til folk som synes de drukner i tall. En pivottabell lar deg oppsummere hundrevis eller tusenvis av rader på sekunder – du kan se hvor mye du har solgt per måned, per kunde eller per produkt, uten å skrive en eneste formel. I denne veiledningen tar jeg deg gjennom hvordan du lager din første pivottabell, forklart slik at det blir forståelig selv om du aldri har prøvd før.

Som regnskapsfører bruker jeg pivottabeller hver eneste uke. Når en kunde sender meg et kontoutdrag på flere tusen linjer, er det ingen som har tid til å lese rad for rad. Da legger jeg dataene inn i en pivottabell, og i løpet av minutter ser jeg hvilke leverandører som koster mest, hvordan kostnadene fordeler seg per måned, og om noe stikker seg ut og bør undersøkes nærmere. Det fine er at du ikke trenger å være regnskapsfører for å få den samme oversikten – metoden er nøyaktig den samme enten du holder styr på et lite firma, en idrettsklubb eller din egen privatøkonomi.

Mange jeg snakker med tror at pivottabeller er noe avansert man bare bør overlate til eksperter. Det er en misforståelse jeg gjerne vil rydde av veien. Når du først har laget én pivottabell, kommer du til å lure på hvordan du klarte deg uten. Du trenger ikke kunne en eneste formel for å komme i gang; alt handler om å dra felter på plass og la Excel gjøre regnestykkene for deg. Sett av en kvarters tid, ha et eget regneark åpent, og prøv stegene mens du leser – det er slik det sitter best.

Forberedelse: en ryddig liste

En pivottabell krever data i en sammenhengende liste der hver kolonne har en overskrift og hver rad er én registrering. Et typisk salgsark kan se slik ut:

Pass på at det ikke er tomme rader eller sammenslåtte celler i listen, og at beløpskolonnen er formatert som tall. En urolig liste er den vanligste grunnen til at en pivottabell ikke virker som forventet. Mitt beste tips er å gjøre listen om til en formell tabell før du går videre: marker området og trykk Ctrl+T. Da får hver kolonne et navn, området utvider seg automatisk når du legger til nye rader, og pivottabellen henter alltid med seg det nyeste. Det sparer deg for mye frustrasjon senere.

Det lønner seg også å bruke ti sekunder på overskriftene. Hver kolonne må ha én tydelig overskrift, og to kolonner kan ikke hete det samme. Hvis du har en kolonne som mangler overskrift, nekter Excel å lage pivottabellen i det hele tatt. Sjekk til slutt at datoene faktisk er datoer og ikke tekst – en dato som står til venstre i cellen er som regel lagret som tekst, mens en ekte dato legger seg til høyre. Dette har mye å si når du senere vil gruppere etter måned eller kvartal.

Slik lager du pivottabellen steg for steg

1. Marker dataene. Klikk i en celle i listen, eller marker hele området inkludert overskriftene.
2. Sett inn pivottabell. Gå til fanen «Sett inn» og velg «Pivottabell». Excel foreslår området automatisk. Velg å plassere tabellen i et nytt ark.
3. Dra felter på plass. I feltlisten til høyre drar du «Produkt» til Rader, «Selger» til Kolonner og «Beløp» til Verdier.
4. Velg sammendragsfunksjon. Excel summerer beløpene som standard. Klikk på feltet under Verdier hvis du heller vil telle antall eller regne gjennomsnitt.
5. Oppdater ved endring. Legger du til nye rader i datakilden, høyreklikker du i pivottabellen og velger «Oppdater» for å få med de nye tallene.

La meg utdype et par av stegene, for det er her de fleste stopper opp. Når du drar et felt til Verdier, gjetter Excel hva du vil gjøre med det. Tall summeres automatisk, mens tekst telles. Vil du heller se gjennomsnitt, høyeste eller laveste beløp, klikker du på det blå feltet under Verdier, velger «Verdifeltinnstillinger» og bytter sammendragsfunksjon. Her kan du også gi feltet et penere navn, slik at det står «Sum omsetning» i stedet for «Sum av Beløp».

Forskjellen mellom Rader og Kolonner forvirrer mange i starten. Tenk på det helt enkelt: feltet du legger i Rader blir listet nedover på venstre side, mens feltet i Kolonner sprer seg utover mot høyre. Legger du «Produkt» i Rader og «Selger» i Kolonner, får du en matrise der du ser hvert produkt fordelt på hver selger. Du kan trygt dra feltene fram og tilbake til oppsettet føles riktig – du ødelegger ingenting ved å prøve deg fram, og du kan alltid dra et felt ut igjen ved å slippe det utenfor feltlisten.

Grupper datoer per måned

En av de mest nyttige funksjonene er å gruppere datoer. Dra datokolonnen til Rader, høyreklikk på en dato og velg «Grupper». Da kan du slå sammen alle dagene til måneder eller kvartaler, og se omsetningen utvikle seg over tid uten å skrive en eneste formel.

Slik leser du resultatet

Når du har dratt feltene på plass, viser pivottabellen en oppsummering der hver rad og kolonne krysser hverandre. I eksempelet over ville du raskt se at «Lisens» står for kr 36 000 totalt, fordelt mellom Kari og Ola. Du kan filtrere ved å dra et felt til området «Filtre», for eksempel for å se bare ett kvartal.

Et gjennomarbeidet eksempel

La oss ta tallene fra listen lenger opp og se hva pivottabellen faktisk viser. Med «Produkt» i Rader og sum av «Beløp» i Verdier ender vi opp med en liten, men talende oversikt:

Med en gang ser du at lisenssalget bærer nesten hele omsetningen, mens support er en liten del. Det er akkurat denne typen innsikt jeg er ute etter når jeg gjør opp status for en kunde. Husk at beløpene her er eksklusive merverdiavgift; skal du fakturere kunden, kommer MVA 25 % i tillegg, slik at en lisens til kr 12 000 faktureres med kr 15 000 inkludert avgift. Pivottabellen jobber alltid med tallene slik de står i listen din, så bestem deg på forhånd om du fører beløp med eller uten MVA, og vær konsekvent.

Vil du ha andelskolonnen som i tabellen over, trenger du ikke regne den ut for hånd. Dra «Beløp» inn i Verdier en gang til, klikk på det nye feltet, velg «Vis verdier som» og deretter «Prosent av totalsum». Da regner Excel ut prosentandelene selv og oppdaterer dem hver gang tallene endrer seg. Skulle du likevel ønske å hente ett enkelt tall fra pivottabellen inn i et annet ark, kan du bruke =GETPIVOTDATA("Beløp", $A$3, "Produkt", "Lisens"), som alltid finner riktig celle selv om tabellen endrer størrelse.

Slik filtrerer og grupperer du

Når grunntabellen står, begynner moroa. Det aller mest praktiske grepet for nybegynnere er utsnitt, eller «slicer» som det heter på engelsk. Klikk i pivottabellen, gå til fanen «Pivottabellanalyse» og velg «Sett inn utsnitt». Da får du klikkbare knapper – for eksempel én per selger – som lar deg filtrere tabellen med et museklikk. Dette er mye mer oversiktlig enn den vanlige filtermenyen, og det ser ryddig ut hvis du skal vise tallene fram for andre.

For datoer anbefaler jeg tidslinje i tillegg. Den fungerer som et utsnitt, men er laget spesielt for datoer, slik at du kan dra en glidebryter for å se bare januar, bare første kvartal, eller hele året. Kombinerer du gruppering per måned med en tidslinje, har du en liten rapport som forteller deg hvordan omsetningen utvikler seg gjennom året – helt uten formler.

Et siste tips om gruppering: den virker bare hvis datoene faktisk er ekte datoer. Får du feilmeldingen «Kan ikke gruppere det merkede området», er det nesten alltid fordi en eller flere datoer er lagret som tekst, eller fordi det finnes en tom celle i datokolonnen. Rydd opp i kilden, oppdater pivottabellen, og prøv på nytt.

Vanlige feil

• Tomme rader i datakilden. En tom rad får Excel til å stoppe området der. Sørg for at listen er sammenhengende, eller gjør den om til en formell tabell med Ctrl+T.
• Glemmer å oppdatere. Pivottabellen henter ikke nye rader automatisk. Husk «Oppdater», eller bruk en tabell som kilde slik at området utvides av seg selv.
• Tall lagret som tekst. Da kan ikke pivottabellen summere beløpene, bare telle dem. Marker kolonnen og gjør den om til tallformat først.
• Ulik skrivemåte på samme verdi. «Lisens» og «lisens » med mellomrom blir to ulike grupper. Rydd opp i teksten før du lager tabellen. Jeg pleier å kjøre kolonnen gjennom funksjonen =TRIM(A2) for å fjerne skjulte mellomrom, og deretter lime resultatet tilbake som verdier.
• Bruker hele kolonnen som kilde uten tabell. Marker du A:D som kilde uten å gjøre listen om til en tabell, drar du med deg alle de tomme cellene under dataene. Det gir en stygg «(tom)»-rad i pivottabellen. Begrens området til der dataene faktisk slutter, eller bruk Ctrl+T.
• Stoler blindt på totalsummen. Hvis et beløp er lagret som tekst, teller det ikke med i summen, og totalen blir for lav uten at du nødvendigvis merker det. Sammenlign alltid pivottabellens totalsum med en rask kontroll i kildelisten første gang du lager en ny tabell.

Ofte stilte spørsmål

Hva er forskjellen på en vanlig tabell og en pivottabell?

En vanlig tabell viser alle radene dine. En pivottabell oppsummerer dem etter kategoriene du velger, slik at du kan se totaler og mønstre uten å bla gjennom alt.

Ødelegger pivottabellen de opprinnelige dataene?

Nei. Pivottabellen er bare en visning av dataene og ligger som regel i et eget ark. Du kan slette den uten å miste noe i kildelisten.

Kan jeg lage en graf fra pivottabellen?

Ja. Klikk i pivottabellen og velg «Pivotdiagram». Grafen oppdateres automatisk når du endrer hvilke felter som vises i tabellen.

Hvor mange rader takler en pivottabell?

Mange flere enn du tror. Et regneark rommer over en million rader, og pivottabellen oppsummerer dem uten problemer på en vanlig PC. Begynner det å gå tregt med svært store datasett, kan du legge dataene i datamodellen («Legg til i datamodellen» når du oppretter tabellen), men for de aller fleste oppgaver er det helt unødvendig. Et typisk regnskapsår med noen tusen bilag merker du knapt at Excel jobber med.

Hvorfor viser pivottabellen min en feil totalsum?

Den vanligste årsaken er at noen av tallene er lagret som tekst og derfor ikke summeres. Marker beløpskolonnen, gjør den om til tallformat, og oppdater pivottabellen. Den nest vanligste årsaken er at kildeområdet ikke dekker alle radene – sjekk at området strekker seg helt ned til siste rad, eller bruk en tabell som kilde slik at det skjer av seg selv.

Vil du øve på et datasett, kan du laste ned malen vår for salgsoversikt og lage din egen pivottabell fra tallene der. Trenger du å holde orden på prosjekttimene før du oppsummerer, finnes også en gratis prosjektplan.