Månedsbudsjett Excel Mal

1. Åpne arket Månedsbudsjett og gå til radene med dato, kategori og post. Du ser både budsjett og faktisk beløp i egne kolonner.
2. Fyll inn planlagte beløp i kolonnen for budsjett, for eksempel 45 000 kr i lønn og 6 000 kr i mat. Da får du et realistisk utgangspunkt å måle mot.
3. Registrer det som faktisk skjer i løpet av måneden. En strømregning på 2 200 kr eller et frilansoppdrag på 6 200 kr vises da direkte i avviket.
4. Bruk kolonnen for kommentar til å forklare store avvik. Det er nyttig når du vil huske hvorfor matbudsjettet sprakk med 800 kr.
5. Sjekk arket Oppsummering for å se totaler, netto resultat og fordeling per kategori. Det er her du raskt ser om måneden går i pluss eller minus.
6. Les arket Veiledning hvis du vil vite hvordan du bruker malen fast hver måned. Kopier gjerne arket til neste måned og bytt ut datoene.

Dette arket passer når du vil ha kontroll på månedens penger uten å gå veien om et stort økonomisystem. I teknisk oppsett ligger det tre ark: Månedsbudsjett, Oppsummering og Veiledning, og bilde 1 viser selve registreringsarket med kolonnene dato, kategori, type, post, budsjett, faktisk, avvik, avvik %, kommentar, ansvarlig og status.

Hvem bruker denne typen mal

En familie med to inntekter kan for eksempel legge inn 45 000 kr i lønn, 15 000 kr i husleie og 6 000 kr i mat, og da ser du med én gang om måneden går i minus. En selvstendig næringsdrivende kan bruke samme ark til å skille private utgifter fra inntekter fra frilansoppdrag, selv om dette ikke er et formelt regnskap.

Hvorfor den er nyttig når måneden er i gang

Poenget er at du ser avvik mens de fortsatt kan gjøres noe med. Hvis strømmen ender på 2 200 kr i stedet for 1 800 kr, eller du bruker 6 800 kr på mat i stedet for 6 000 kr, får du et klart signal om hvor du må stramme inn før måneden er slutt.

Hva du faktisk fyller inn

Du skriver én post per rad og lar budsjett og faktisk stå side om side. Da blir det lett å sammenligne plan og virkelighet, og du slipper å lete i nettbanken etter hvorfor saldoen sank med 3 400 kr i løpet av en uke.

Et privat månedsbudsjett er ikke regulert av bokføringsloven, men så snart du bruker arket som underlag i et ENK eller AS, bør du tenke som om bilagene må kunne forklares. Bokføringsloven krever ordnet bokføring og oppbevaring av primærdokumentasjon i 5 år, og et ryddig budsjettark er nyttig som støtteark, ikke som erstatning for bilag.

Når det blir regnskap og ikke bare budsjett

Har du virksomhet med merverdiavgiftspliktig omsetning over 50 000 kr i løpet av 12 måneder, må du registrere deg i Merverdiavgiftsregisteret hos Skatteetaten og levere MVA-melding annenhver måned via Altinn. Da holder det ikke med et privat budsjettark alene; du trenger også fakturaer, bilag og en oppstilling som tåler kontroll.

Et enkelt tall som viser forskjellen

Hvis du har 8 000 kr i innkjøp og 2 000 kr i utgående MVA, skal budsjettet vise hele kontantbevegelsen, mens regnskapet må splitte beløpene riktig. Det samme gjelder lønn: en ansatt med 45 000 kr i månedslønn koster arbeidsgiver mer enn lønnen alene når du legger til arbeidsgiveravgift, feriepengegrunnlag og eventuell OTP.

Hva som er smartest i praksis

For de fleste private brukere og små foretak er det smartest å holde budsjettet enkelt og bruke det som styringsverktøy. Skal du dokumentere skatter, avgifter eller fradrag, må du likevel over i et ordentlig regnskap med bilag, kontoplan og periodisering.

Når du skal holde oversikten over privatøkonomien enkelt, er en egen budsjettoversikt ofte neste steg før du går videre til regnskap og periodisering.

Den vanligste feilen er at du legger inn alle tall for optimistisk. Hvis du budsjetterer med 5 000 kr i ekstra inntekt, men bare får inn 2 500 kr, bygger du et falskt bilde av økonomien og oppdager underskuddet for sent.

Feil som koster deg kontroll

En annen klassiker er å blande private og faste kostnader uten å merke dem. Da kan du tro at måneden går i balanse, mens 1 200 kr i småkjøp, 750 kr i forsikring og 800 kr i gebyrer egentlig trekker resultatet ned med nesten 3 000 kr.

Når avviket blir dyrt

Hvis du bruker malen i virksomhet og glemmer å følge opp faktiske utgifter, kan du også gå glipp av fradrag. Et glemt fradrag på 4 000 kr i en MVA-pliktig virksomhet er ikke bare slurv; det kan påvirke både likviditet og skattegrunnlag.

Det som ofte skjer i små bedrifter

I mange små foretak blir budsjettet fylt ut én gang og deretter glemt. Da mister du verdien av arket, selv om det egentlig kunne vist at strømmen steg med 400 kr, maten med 800 kr og transporten med 300 kr i løpet av tre uker.

Den enkleste måten å få bruk av malen til å vare, er å knytte den til en fast rutine. Sett av 10 minutter hver fredag eller samme dag som du sender A-melding, og oppdater tallene før du går videre til resten av uken.

Tre grep som gjør det enklere

• Kopier forrige måned og bytt bare datoer, så slipper du å bygge arket på nytt.
• Bruk faste kategorier som bolig, mat, transport og sparing, slik at sammenligningen blir lik hver måned.
• Fyll inn avvik med en gang, for eksempel 6200 kr i frilansinntekt eller 2200 kr i strøm, før du glemmer hvorfor tallene endret seg.

Når du har vokst ut av regnearket

Hvis du håndterer mange bilag, flere ansatte eller løpende MVA, er det et tegn på at du bør over i regnskaps- eller lønnssystem. Et budsjettark er perfekt for oversikt, men ikke for alt som krever sporbarhet, purringer, EHF eller automatisk bokføring.

Hva som er et godt nivå å stoppe på

For privatøkonomi og enkle virksomheter holder det ofte med et månedsark, en oppsummering og en vane for å oppdatere det jevnlig. Når du begynner å bruke mer tid på å lete enn på å styre, er det på tide å ta neste steg.

Når du begynner å bruke mer tid på å lete enn på å styre, er det ofte samme punktet der det lønner seg å samle sparemålene i en egen oversikt.